Tutorial 15 min Începător

Prima zi: Configurează-ți spațiul de lucru

Ai creat un cont pe Proiect.ro și ai în față un spațiu de lucru gol. Ce faci mai departe?

Acest tutorial te ghidează prin trei pași concreți pe care îi parcurgi în primele 30 de minute:

  1. Creezi roluri cu permisiuni — stabilești cine ce poate face în platformă
  2. Extinzi echipa — inviți primii colegi în spațiul de lucru
  3. Configurezi programul de lucru — definești orele de lucru săptămânale

La final, vei avea o echipă funcțională, cu roluri clare și disponibilitate vizibilă pentru toată lumea.

Scenariul nostru

Elena este directoarea unei firme de consultanță IT cu 8 angajați. A ales Proiect.ro pentru a-și organiza ofertele, proiectele și echipa într-un singur loc. Tocmai și-a creat contul și acum are un spațiu de lucru gol pe care trebuie să-l pregătească înainte ca echipa să înceapă lucrul.

Elena are nevoie de trei roluri distincte:

  • Manager de proiect — acces la proiecte, echipă și rapoarte
  • Consultant — acces la propriile sarcini, ore lucrate și disponibilitate
  • Manager vânzări — acces la oferte, clienți și catalogul de produse

Apoi vrea să-l invite pe Andrei (manager de proiect) și pe Maria (consultant senior), iar la final să-și configureze propriul program de lucru ca referință pentru restul echipei.

Cerințe

Înainte de a începe, asigură-te că:

  • Ai un cont activ pe Proiect.ro
  • Ești autentificat și vezi pagina principală a spațiului tău de lucru
  • Ai drepturi de administrator (creatorul spațiului de lucru le primește automat)

1 Creează roluri cu permisiuni

Rolurile sunt pachete de permisiuni pe care le atribui membrilor echipei. În loc să configurezi permisiuni individuale pentru fiecare persoană, definești un rol o singură dată și îl atribui oricui are nevoie de acel nivel de acces.

Pasul 1.1: Navighează la pagina Roles & Permissions

  1. În bara laterală din stânga, apasă pe People.
  2. Se deschide un hub cu trei secțiuni. Apasă pe butonul Manage Roles de pe cardul Roles & Permissions.

Vei vedea pagina Roles & Permissions. Dacă spațiul de lucru este nou, lista de roluri va fi goală.

Pasul 1.2: Creează primul rol

Elena creează rolul „Manager de proiect":

  1. Apasă butonul Add Role din colțul din dreapta sus al cardului.
  2. Se deschide un formular modal cu trei câmpuri:
    • Role Name — scrie numele rolului. Elena introduce: Manager de proiect
    • Role Is Active — lasă bifat (rolul este activ implicit)
    • Role Description — descrie pe scurt scopul rolului. Elena scrie: Acces la proiecte, echipă și rapoarte
  3. Apasă butonul Add Role.

Platforma confirmă crearea rolului printr-o notificare verde. Rolul nou apare în lista de roluri.

Pasul 1.3: Adaugă permisiuni rolului

Fără permisiuni, un rol nu face nimic. Trebuie să selectezi exact ce acțiuni pot efectua membrii cu acest rol.

  1. Apasă pe numele rolului Manager de proiect din listă pentru a-i vedea detaliile.
  2. Secțiunea de permisiuni arată lista permisiunilor atribuite (momentan goală).
  3. Apasă butonul Add Permission.
  4. Selectează permisiunile relevante din lista disponibilă. Permisiunile sunt grupate pe categorii (Create, Read, Update, Delete), ceea ce face simplu să acorzi acces la nivel de funcționalitate.
  5. Confirmă selecția. Platforma atribuie permisiunile alese rolului.

Repetă pentru fiecare grup de permisiuni de care are nevoie rolul.

Ce vede Elena: După ce adaugă permisiunile de vizualizare și editare pentru proiecte, echipă și rapoarte, rolul „Manager de proiect" are tot ce-i trebuie lui Andrei pentru a-și face treaba.

Pasul 1.4: Creează celelalte roluri

Elena repetă Pașii 1.2 și 1.3 pentru:

  • Consultant — cu permisiuni de vizualizare a propriilor sarcini, logare ore și acces la disponibilitate
  • Manager vânzări — cu permisiuni de creare și editare oferte, vizualizare clienți și catalog

Rezultat: Acum pagina Roles & Permissions arată trei roluri active, fiecare cu permisiunile corespunzătoare. Elena are fundația de securitate pregătită.

Sfat: Poți crea oricâte roluri ai nevoie. Un membru poate avea mai multe roluri simultan — permisiunile se cumulează. Dacă un rol nu mai este necesar, îl poți dezactiva fără a pierde istoricul de audit.

2 Extinde echipa

Acum că rolurile sunt definite, Elena poate invita colegi. Procesul de invitare funcționează prin email: trimiți o invitație, persoana o acceptă și devine automat membră a spațiului de lucru.

Pasul 2.1: Navighează la pagina Team Members

  1. În bara laterală din stânga, apasă pe People.
  2. Apasă butonul View Team de pe cardul Team Members.

Vei vedea pagina echipei. În partea de sus a paginii se află formularul de invitare, iar dedesubt lista cu membrii actuali. Momentan, singurul membru este Elena (creatoarea spațiului de lucru).

Pasul 2.2: Trimite prima invitație

Elena îl invită pe Andrei:

  1. În câmpul Email din formularul de invitare din partea de sus a paginii, introdu adresa de email a persoanei pe care vrei să o inviți. Elena scrie: andrei@exemplu.ro
  2. Apasă butonul Invite To Team.

Platforma confirmă trimiterea invitației printr-o notificare verde. Se întâmplă două lucruri:

  • Dacă Andrei are deja un cont pe Proiect.ro, primește o notificare în platformă și un email cu invitația.
  • Dacă nu are cont, primește un email de invitație. Când își va crea contul, va fi adăugat automat în spațiul de lucru al Elenei.

Invitația apare în lista de echipă cu statusul corespunzător (în așteptare).

Pasul 2.3: Trimite a doua invitație

Elena repetă pasul anterior pentru Maria: maria@exemplu.ro.

Pasul 2.4: Atribuie roluri membrilor (după acceptare)

După ce Andrei acceptă invitația și devine membru al spațiului de lucru, Elena îi poate atribui rolul potrivit:

  1. Navighează la pagina Roles & Permissions (People > Manage Roles).
  2. Apasă pe rolul Manager de proiect.
  3. În secțiunea cu membrii rolului, apasă Add Member.
  4. Selectează-l pe Andrei din lista de membri disponibili.
  5. Confirmă atribuirea.

Andrei primește automat toate permisiunile asociate rolului „Manager de proiect".

Ce se întâmplă în spate: Când un destinatar acceptă invitația, este adăugat automat în spațiul de lucru. Dacă destinatarul refuză, invitația se marchează ca refuzată. Destinatarii au și opțiunea de a bloca invitațiile viitoare din partea acestui spațiu de lucru. Poți anula o invitație în așteptare în orice moment, din lista de echipă.

Rezultat: Elena are acum doi colegi invitați. Pe măsură ce aceștia acceptă, le va atribui rolurile pregătite în Partea 1.

3 Configurează programul de lucru

Programul de lucru definește orele standard de disponibilitate pentru fiecare zi a săptămânii. Aceste informații sunt folosite în planificarea proiectelor, în calculul capacității și în vizualizarea calendarului echipei.

Fiecare membru al echipei își configurează propriul program. Elena o face prima, pentru a stabili un model pe care echipa să-l urmeze.

Pasul 3.1: Navighează la pagina My Availability

  1. În bara laterală din stânga, apasă pe Personal.
  2. Se deschide un hub cu opțiunile tale personale. Apasă butonul Set Availability de pe cardul My Availability.

Vei vedea programul tău săptămânal. Inițial, fiecare zi este marcată ca nedefinită.

Pasul 3.2: Setează orele pentru o zi

Elena configurează ziua de luni:

  1. Apasă pe ziua Monday (sau butonul de editare de lângă ea) pentru a deschide formularul de disponibilitate.
  2. Formularul conține două câmpuri:
    • Start Time — selectează ora de început. Elena alege 09:00.
    • End Time — selectează ora de final. Elena alege 18:00.
  3. Apasă butonul de salvare.

Platforma confirmă salvarea și afișează orele configurate pentru luni.

Pasul 3.3: Completează restul săptămânii

Elena repetă Pasul 3.2 pentru fiecare zi lucrătoare:

  • Tuesday: 09:00 — 18:00
  • Wednesday: 09:00 — 18:00
  • Thursday: 09:00 — 18:00
  • Friday: 09:00 — 17:00

Zilele de sâmbătă și duminică le lasă neconfigurante, ceea ce înseamnă că nu este disponibilă în acele zile.

Pasul 3.4: Configurează teritoriile de sărbători

Teritoriile de sărbători determină ce sărbători publice îți afectează disponibilitatea. Dacă lucrezi din România, programul tău va ține cont automat de sărbătorile românești.

  1. Din secțiunea Personal a barei laterale, apasă pe View Preferences de pe cardul My Preferences.
  2. Apasă butonul de editare a preferințelor.
  3. Completează câmpul Holiday Territories cu codurile de țară relevante. Elena scrie: RO (pentru România).
  4. Salvează preferințele.
Despre teritorii: Folosește coduri ISO de țară (de exemplu, RO pentru România, US pentru Statele Unite) sau coduri de regiune (de exemplu, US-CA pentru California). Poți specifica mai multe teritorii separate prin virgulă dacă echipa ta lucrează din mai multe locații.

Rezultat: Programul Elenei este complet. Când Andrei și Maria își vor accepta invitațiile, fiecare își va configura propriul program urmând aceiași pași din secțiunea Personal.

Ce ai realizat

După parcurgerea acestui tutorial, ai:

  • Trei roluri de securitate configurate cu permisiuni specifice, gata de atribuit oricărui membru al echipei
  • Doi colegi invitați în spațiul de lucru, cu invitații trimise pe email
  • Programul tău de lucru setat pentru fiecare zi a săptămânii, cu teritoriile de sărbători configurate

Spațiul tău de lucru este acum pregătit pentru activitatea de zi cu zi.

Pași următori

Cu echipa configurată, poți continua cu:

  • Definirea catalogului de produse și servicii — creează ofertele pe care le vinzi clienților
  • Adăugarea organizațiilor client — înregistrează companiile cu care lucrezi
  • Configurarea structurii de costuri — definește categoriile de cost pentru urmărirea financiară

Aceste subiecte sunt acoperite în tutorialul următor: De la lead la ofertă: Prima ta vânzare.

Rezolvarea problemelor frecvente

Verifică adresa de email introdusă. Dacă adresa este corectă, roagă destinatarul să verifice folderul de spam. Invitațiile sunt trimise imediat după confirmare.

Verifică dacă ai permisiunile de administrator necesare. Doar utilizatorii cu permisiuni de gestionare a rolurilor pot crea roluri noi.

Asigură-te că i-ai atribuit un rol cu permisiunile corespunzătoare. Un membru fără roluri nu are acces la nicio funcționalitate specifică.

Fiecare membru își configurează propriul program din secțiunea Personal. Administratorii pot vizualiza disponibilitatea membrilor din pagina echipei, dar configurarea rămâne la latitudinea fiecărui membru.