Cum funcționează portalul de partener

Navigare, vizibilitate bidirecțională, permisiuni de acces și secțiunile portalului de partener din Proiect.ro.

Parteneriatele din Proiect.ro conectează două spații de lucru independente. Dar odată ce legătura este activă, unde vezi concret datele partenerului? Cum navighezi între oferte, proiecte și tichete de suport fără să părăsești propriul spațiu de lucru?

Răspunsul este portalul de partener - o interfață dedicată prin care accesezi informațiile pe care partenerul ți le-a pus la dispoziție. Portalul nu este un spațiu de lucru separat și nu necesită o autentificare diferită. Este o secțiune integrată în spațiul tău, care afișează o felie controlată din datele partenerului.

Acest articol explică ce conține portalul, cum funcționează vizibilitatea datelor, ce acțiuni poți efectua și cum se deosebește de portalul client.

Ce este portalul de partener

Portalul de partener este o pagină din secțiunea Partnerships a spațiului tău de lucru. Când ai un parteneriat activ, poți deschide portalul pentru fiecare partener individual. Pagina afișează sigla și numele partenerului în antet, iar conținutul este organizat în secțiuni accesibile prin tab-uri orizontale.

Fiecare tab corespunde unui tip de date partajate: oferte, proiecte, plăți, active și tichete de suport. Dacă partenerul nu ți-a acordat acces la un anumit tip de date, tab-ul respectiv va afișa un mesaj care indică lipsa permisiunii. Nu vei vedea un tab gol sau conținut parțial - sistemul comunică clar ce este disponibil și ce nu.

Portalul funcționează ca o fereastră unidirecțională: tu privești datele din spațiul partenerului, filtrate prin permisiunile pe care el le-a configurat. Partenerul nu vede că te uiți la datele lui, iar tu nu poți vedea nimic în afara celor autorizate explicit.

Portalul de partener vs. portalul client

Proiect.ro are două tipuri de portaluri, iar diferența dintre ele reflectă două modele complet diferite de relație de afaceri. Deși ambele servesc scopul de a partaja informații cu un terț, mecanismele sunt fundamental diferite.

Hai să ne gândim la un exemplu simplu: când ești furnizor și trimiti o ofertă unui client, clientul o vede prin portalul lui. Dar când un partener îți trimite o ofertă, tu o vezi prin portalul de partener din spațiul tău. In ambele cazuri, informația ajunge la destinatar - dar prin mecanisme diferite, adaptate tipului de relație.

Ce conține portalul

Portalul de partener este organizat în cinci secțiuni, fiecare accesibilă printr-un tab dedicat. Secțiunile disponibile depind de permisiunile pe care partenerul ți le-a acordat. Iată ce conține fiecare:

Proposals (Oferte)

Lista ofertelor asociate relației voastre. Fiecare ofertă apare cu titlul, valoarea estimată, moneda și data creării. Poți deschide orice ofertă pentru a vedea previzualizarea completă - inclusiv structura de prețuri, termenele și condițiile.

Dacă partenerul ți-a acordat și permisiunea de acceptare a ofertelor, vei vedea un buton de acceptare pe ofertele care sunt în etapa de trimitere. Acceptarea unei oferte prin portal transformă automat oferta în proiect activ, fără a fi nevoie de confirmare prin email sau alte canale.

Projects (Proiecte)

Proiectele active din relația cu partenerul. Fiecare proiect afișează numele, datele de început și de finalizare planificate. Poți deschide un proiect pentru a vedea livrabilele, cu statusul fiecăruia.

Dacă partenerul ți-a acordat permisiunea corespunzătoare, poți accepta sau respinge livrabile direct din portal. Acest lucru este util în relațiile de subcontractare, unde tu ești beneficiarul lucrării și trebuie să confirmi recepția.

Payments (Plăți)

Informațiile financiare asociate relației. Secțiunea include un grafic care arată evoluția plăților pe luni, grupate pe monedă, urmat de lista detaliată a plăților individuale. Poți vedea atât plățile din ofertele trimise, cât și cele din proiectele active.

Assets (Active)

Activele și locațiile asociate organizației-punte a partenerului. Această secțiune este relevantă în relațiile de servicii unde partenerul gestionează echipamente sau locații în numele tău.

Support Requests (Tichete de suport)

Lista tichetelor de suport active din relația cu partenerul. Dacă ai permisiunea de suport, poți crea un tichet nou direct din portal folosind butonul Add Support Request din antetul paginii. Tichetul ajunge direct în coada de suport a partenerului.

Fiecare tichet are o pagină de detaliu cu cronologia completă a comunicării: comentarii, răspunsuri, fișiere atașate și schimbări de status. Poți adăuga comentarii, accepta sau respinge soluții propuse și închide sau redeschide tichete - totul din portalul tău.

Tichetele închise sunt accesibile separat printr-un link din subsolul paginii portalului, astfel încât lista principală rămâne concentrată pe solicitările active.

Vizibilitate bidirecțională

Portalul de partener funcționează simetric. Tu ai un portal prin care vezi datele partenerului, iar partenerul are un portal prin care vede datele tale. Cele două portaluri sunt complet independente.

Ce vezi tu depinde de permisiunile pe care partenerul ți le-a acordat. Ce vede partenerul depinde de permisiunile pe care tu le-ai configurat. Cele două seturi de permisiuni nu trebuie să fie identice - poți acorda vizualizarea ofertelor fără a primi aceeași permisiune în schimb.

Permisiunile pot fi modificate oricând. Dacă relația evoluează și ai nevoie de acces suplimentar, partenerul poate activa noi permisiuni fără a fi nevoie să recreeze parteneriatul. La fel, dacă vrei să restricționezi temporar accesul partenerului, poți dezactiva permisiuni individuale sau poți suspenda parteneriatul complet.

Rolul organizației-punte

Portalul nu afișează toate datele din spațiul partenerului - doar pe cele asociate organizației-punte. Când partenerul a configurat parteneriatul, a selectat o organizație din spațiul lui care reprezintă relația cu tine. Toate ofertele, proiectele și livrabilele pe care le asociază acelei organizații devin vizibile în portalul tău - dacă permisiunile sunt active.

Același lucru se întâmplă și invers: tu ai selectat o organizație-punte din spațiul tău care reprezintă relația cu partenerul. Datele pe care le asociezi acestei organizații devin vizibile în portalul partenerului.

Organizația-punte funcționează ca un filtru dublu: partenerul nu vede datele altor clienți ai tăi, iar tu nu vezi datele altor clienți ai partenerului. Fiecare parteneriat are propria organizație-punte, astfel încât relațiile rămân complet separate.

Fluxul ofertelor și proiectelor

Portalul nu este doar o pagină de vizualizare - prin el circulă fluxuri de lucru complete. Iată cum funcționează ciclul tipic între doi parteneri:

Partenerul creează o ofertă în spațiul lui, asociind-o organizației-punte care te reprezintă. Oferta apare automat în tab-ul Proposals din portalul tău. O poți deschide, o poți revizui în detaliu și, dacă ai permisiunea necesară, o poți accepta direct din portal.

Odată acceptată, oferta se transformă în proiect activ și apare în tab-ul Projects. Pe măsură ce partenerul adaugă livrabile și le marchează ca finalizate, tu le poți vedea, accepta sau respinge. Plățile asociate apar în tab-ul Payments.

Acest flux elimină comunicarea prin email pentru pașii formali ai colaborării. Acceptarea unei oferte, confirmarea unui livrabil sau raportarea unei probleme - toate se fac dintr-un singur loc, cu istoric complet.

Cereri de ofertă prin portal

Portalul de partener se integrează cu fluxul de cereri de ofertă (RFP). Când publici o cerere de ofertă și o trimiți către parteneri, aceștia primesc o solicitare în secțiunea lor de parteneriate. Partenerii pot consulta cerințele, descărca fișierele atașate, declara intenția de participare și trimite propuneri.

Din perspectiva partenerului, solicitarea include toate detaliile cererii tale: descrierea, categoria, bugetul orientativ, termenul limită și fișierele atașate. Dacă un partener câștigă cererea de ofertă și i se atribuie contractul, proiectul rezultat apare automat în portalul de partener al ambelor părți.

Fluxul RFP complet - de la publicare la atribuire - este descris în articolul dedicat din secțiunea de linkuri din dreapta.

Suportul prin portal

Tichetele de suport din portalul de partener funcționează ca un canal dedicat de comunicare între cele două organizații. Spre deosebire de emailuri, care se pot pierde sau rămâne fără răspuns, tichetele oferă o cronologie completă și un status clar.

Un tichet trece prin mai multe etape: creat, în lucru, soluție propusă, acceptată sau respinsă, închis. Fiecare schimbare de status este înregistrată, iar ambele părți pot adăuga comentarii și fișiere. Dacă soluția propusă de partener nu corespunde, o poți respinge, iar tichetul revine la status activ.

Tichetele create prin portalul de partener sunt separate de tichetele primite prin portalul client. Acest lucru asigură că solicitările de la parteneri de afaceri nu se amestecă cu cele de la clienți finali.

Vedere de ansamblu: pagina Partnerships

Pe lângă portalul individual al fiecărui partener, pagina Partnerships oferă o vedere consolidată a tuturor parteneriatelor. Aici poți vedea, grupate în tab-uri separate:

• Partners - Lista tuturor partenerilor activi, cu acces rapid la portalul fiecăruia
• Proposals - Toate ofertele primite de la toți partenerii, într-o singură listă
• Projects - Toate proiectele din relațiile cu partenerii
• Payments - Plățile agregate din toate parteneriatele, cu grafic cumulativ pe luni
• Support Requests - Tichetele de suport din toate relațiile de parteneriat

Această vedere este utilă când ai mai mulți parteneri activi și vrei să monitorizezi toate colaborările dintr-un singur loc, fără a naviga pe rând în portalul fiecăruia.

Tot din pagina Partnerships poți gestiona cererile de ofertă (RFP) pe care le-ai creat, invitațiile de parteneriat pe care le-ai trimis sau primit și solicitările RFP de la parteneri.

Confidențialitate și separare

Portalul de partener respectă mai multe principii de confidențialitate care protejează ambele părți:

• Vizibilitate minimală - Partenerul vede doar datele asociate organizației-punte, nu alte organizații sau proiecte din spațiul tău
• Structura internă ascunsă - Partenerul nu poate vedea numele echipei tale, rolurile, sau structura spațiului tău de lucru
• Separarea parteneriatelor - Fiecare parteneriat are propria organizație-punte, deci datele unui partener nu sunt vizibile pentru alt partener
• Refuz implicit - Orice acces trebuie configurat explicit. Lipsa unei permisiuni înseamnă lipsă totală de acces, nu acces parțial

Aceste principii asigură că portalul de partener funcționează ca un canal controlat de colaborare, nu ca o deschidere nerestricționată către datele organizației tale.

De ce contează portalul de partener

Fără un portal dedicat, colaborarea între organizații se bazează pe email-uri cu atașamente, documente partajate pe alte platforme și confirmări verbale. Acest mod de lucru are trei probleme:

• Fragmentare - Informațiile sunt împrăștiate pe mai multe canale, iar nimeni nu are o imagine completă
• Lipsă de trasabilitate - Nu există un jurnal al acțiunilor: cine a acceptat o ofertă, când a fost aprobat un livrabil, ce s-a discutat pe un tichet de suport
• Ineficiență - Fiecare schimb de informații necesită efort manual din partea ambelor echipe

Portalul de partener rezolvă toate cele trei probleme. Centralizează comunicarea, înregistrează automat fiecare acțiune și permite colaborarea structurată fără efort suplimentar. Rezultatul este o relație de parteneriat mai transparentă, mai eficientă și mai ușor de auditat.