Cum adaugi puncte de aprobare într-un proces
Activează aprobarea pe etapele unui proces operațional, adaugă revizori și gestionează aprobările și respingerile.
Acest ghid descrie cum activezi puncte de aprobare pe etapele unui proces operațional și cum funcționează aprobarea la nivelul elementelor de lucru. Aprobarea adaugă un pas de verificare: un element nu poate avansa de pe o etapă cu aprobare decât după ce un revisor îl aprobă sau îl respinge.
Înainte să începi
- Trebuie să ai un proces operațional cu cel puțin o etapă de tip Internal sau Output (consultă Cum proiectezi un proces operațional cu etape).
- Trebuie să ai un rol cu permisiuni de administrare a proceselor operaționale (consultă Cum creezi un rol de securitate personalizat).
- Funcționalitatea Operations trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.
Pași
1. Deschide etapele procesului
În bara laterală din stânga, apasă pe Definitions, apoi apasă butonul Configure Processes de pe cardul Operational Processes. Pe rândul procesului dorit, apasă iconița cu straturi pentru a deschide lista de etape.
Fiecare etapă afișează secvența, numele, tipul (badge colorat) și, dacă aprobarea este deja activă, un badge Approval cu o iconiță de scut.
2. Editează etapa pe care vrei să activezi aprobarea
Apasă iconița de editare (creionul) de pe rândul etapei dorite. Se deschide un formular inline cu câmpurile etapei. Bifează câmpul Requires Approval, apoi apasă butonul de confirmare.
Lista de etape se reîncarcă, iar lângă numele etapei apare badge-ul Approval, confirmând că aprobarea a fost activată.
3. Adaugă un rol de tip Reviewer la proces
Pentru ca aprobarea să funcționeze, procesul are nevoie de cel puțin un rol cu tipul de participare Reviewer. Fără un asemenea rol, nimeni nu va putea aproba elementele.
- Pe pagina procesului, deschide lista de participări apăsând pe iconița cu persoane.
- Apasă butonul Add Participation.
- În formularul care apare, selectează rolul dorit din câmpul Role și alege Reviewer din câmpul Participation Type.
- Apasă butonul Add Participation din formular.
Rolul apare acum în secțiunea Reviewer, cu descrierea "Can approve and reject tasks at approval stages".
4. Verifică rezultatul
Revino la lista de etape și confirmă:
- Etapele dorite au badge-ul Approval.
- Secțiunea de participări include cel puțin un rol Reviewer.
Ce se întâmplă la rulare
Când un element de lucru ajunge pe o etapă cu aprobare activată, comportamentul platformei se schimbă:
- Elementul nu mai poate fi mutat manual prin opțiunea Move to. În schimb, meniul de acțiuni afișează Approve & Move to (pentru aprobare) și Reject & Return to (pentru respingere).
- Doar membrii echipei cu un rol de tip Reviewer pe acest proces pot efectua aprobarea sau respingerea.
- Pe pagina elementului apare un badge Approval Required.
- În secțiunea My Tasks a persoanelor care au rol de Reviewer, elementele aflate la etape cu aprobare sunt grupate sub titlul Pending Approval.
- Secțiunea Awaiting Approval le centralizează pe cele care așteaptă decizia ta.
Aprobarea unui element
Deschide elementul, apoi din meniul de acțiuni selectează Approve & Move to urmat de numele etapei țintă. Se deschide un modal cu titlul Approve & Move to și câmpul opțional Notes. Apasă butonul Approve pentru a confirma. Elementul avansează la etapa următoare, iar în istoricul tranzițiilor apare un badge verde approved.
Respingerea unui element
Din meniul de acțiuni al elementului, selectează Reject & Return to. Se deschide un modal cu câmpul obligatoriu Reason for Rejection. Butonul Reject rămâne dezactivat până când introduci cel puțin două caractere. După confirmare, elementul revine la etapa anterioară, iar în istoric apare un badge roșu rejected alături de motivul specificat.
Rezultat
După configurare:
- Etapele cu Requires Approval activ impun un pas suplimentar de verificare. Elementele nu pot avansa fără decizia unui revisor.
- Fiecare aprobare sau respingere este înregistrată în istoricul elementului, cu data, autorul și motivul - oferind trasabilitate completă.
- Poți dezactiva aprobarea oricând prin editarea etapei și debifarea câmpului Requires Approval. Elementele deja aflate pe etapă vor reveni la comportamentul standard de mutare.
Citește Cum funcționează punctele de aprobare pentru a înțelege diferența dintre aprobare și mișcarea normală.