Cum proiectezi un proces operațional cu etape

Creează un proces operațional cu etape de tip Input, Internal, Output și Final care standardizează fluxul de lucru în echipa ta.

Acest ghid descrie cum creezi un proces operațional și cum îi definești etapele prin care trec elementele de lucru. Procesele operaționale standardizează modul în care munca se desfășoară în organizația ta, de la recepție până la finalizare.

Înainte să începi

• Trebuie să ai un rol cu permisiuni de administrare a proceselor operaționale (consultă ghidul Cum creezi un rol de securitate personalizat).
• Funcționalitatea Operations trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.

Pași

1. Deschide pagina Operational Processes

În bara laterală din stânga, apasă pe Definitions. Din pagina hub-ului, găsește cardul Operational Processes și apasă butonul Configure Processes.

Pagina afișează lista proceselor configurate, fiecare cu numele, descrierea și starea. Procesele inactive apar cu un badge roșu Inactive. Lângă fiecare proces vezi câte etape și câte elemente de lucru conține.

2. Creează un proces nou

1. Apasă butonul Add Process din colțul din dreapta sus al cardului.
2. Se deschide un formular modal cu titlul Add Process și următoarele câmpuri:
   • Process Name - numele procesului (obligatoriu). Exemplu: Onboarding client nou.
   • Description - descriere opțională a scopului procesului.
   • Allow Backward Move - bifează dacă elementele pot fi mutate înapoi la o etapă anterioară.
   • Allow Skip Move - bifează dacă elementele pot sări peste una sau mai multe etape.
3. Completează câmpurile, apoi apasă butonul Add Process din partea de jos a formularului.

Modalul se închide, apare o notificare verde, iar lista se reîncarcă cu procesul nou creat.

3. Deschide lista de etape a procesului

Pe rândul procesului creat, apasă iconița cu straturi din dreptul numelui. Se încarcă lista de etape, afișând pentru fiecare: numărul de secvență, numele, tipul (badge colorat), starea și numărul de elemente aflate în etapă.

4. Adaugă etape

1. Sub lista de etape, apasă butonul Add Stage.
2. Se deschide un formular inline cu următoarele câmpuri:
   • Stage Name - numele etapei (obligatoriu). Exemplu: Recepție cerere.
   • Description - descriere opțională.
   • Instructions - instrucțiuni opționale pentru membrii echipei care lucrează pe această etapă.
   • Stage Type - tipul etapei:
     • Input - etapa de recepție, unde intră elemente noi în proces.
     • Internal - etapă de prelucrare internă.
     • Output - etapă de ieșire, de unde elementele pot fi trimise către un alt proces.
     • Final - etapa de finalizare, care marchează închiderea elementului.
   • Sequence Number - număr care stabilește ordinea etapei în cadrul procesului. Etapele se afișează crescător. Platforma propune automat următorul număr disponibil.
   • Active - bifează pentru a activa etapa.
   • Requires Approval - bifează dacă etapa necesită aprobarea unui revisor înainte ca elementul să poată avansa.
3. Apasă butonul Add Stage din formularul de adăugare.

Etapa apare imediat în listă. Repetă pasul pentru fiecare etapă din procesul tău.

5. Verifică structura completă

După ce ai adăugat toate etapele, verifică lista: secvențele trebuie să fie în ordine crescătoare, tipurile să reflecte fluxul dorit, iar etapele care necesită control de calitate să aibă Requires Approval activ. Un badge cu iconița de scut confirmă vizual că aprobarea este activată pe etapă.

Editarea și ștergerea

Atât procesele cât și etapele pot fi editate și șterse din lista lor, folosind iconițele de acțiune din dreptul fiecărui element.

• Editare: apasă iconița de editare (creionul). Se deschide un formular precompletat. Modifică câmpurile dorite și confirmă. La editarea unui proces, ai în plus câmpul Active pentru a-l dezactiva fără a-l șterge.
• Ștergere: apasă iconița de ștergere (coșul de gunoi). Ștergerea unui proces este blocată dacă acesta are elemente de lucru active sau legături către alte procese. Ștergerea unei etape este blocată dacă aceasta conține elemente de lucru. În ambele cazuri, platforma afișează un mesaj explicativ.

Rezultat

După ce ai configurat procesul cu etapele necesare:

• Procesul apare în lista Operations din bara laterală, unde echipa poate introduce și urmări elemente de lucru (consultă ghidul Cum introduci și urmărești un element operațional).
• Elementele de lucru intră pe prima etapă de tip Input și avansează prin secvența definită.
• Instrucțiunile din Instructions sunt vizibile la fiecare tranziție, ghidând echipa pas cu pas.
• Etapele cu Requires Approval activ necesită aprobarea unui revisor înainte ca elementul să poată avansa (consultă ghidul Cum adaugi puncte de aprobare într-un proces).

Citește Cum funcționează procesele operaționale pentru a înțelege tipurile de etape, regulile de mișcare și înlănțuirea proceselor.

Rezolvarea problemelor frecvente