Cum construiești ierarhia de categorii de cost
Creează categorii și subcategorii de cost, reordonează ierarhia și gestionează ștergerea. Ghid pas cu pas.
Acest ghid descrie cum creezi și organizezi categorii de cost într-o structură ierarhică care reflectă planul contabil al firmei tale. Vei învăța cum adaugi categorii, cum le aranjezi în ordinea dorită, cum le editezi și cum le ștergi în siguranță.
Înainte să începi
- Trebuie să ai rolul de administrator sau un rol care include permisiunea de a gestiona categoriile de cost.
- Funcționalitatea Costs trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.
- Pregătește lista categoriilor de cost pe care vrei să le creezi (de exemplu: Manoperă, Materiale, Cheltuieli generale) și subcategoriile aferente.
Pași
1. Deschide pagina Cost Types
- În bara laterală din stânga, apasă pe Definitions.
- Se deschide hub-ul de definiții. Apasă butonul Manage Costs de pe cardul Cost Types.
Se încarcă pagina cu structura ierarhică de categorii de cost. Dacă este prima vizită, lista este goală și platforma îți oferă șabloane predefinite prin secțiunea Templates.
2. Adaugă o categorie de cost
- Apasă butonul Add Cost Type din colțul din dreapta sus al cardului.
- Se deschide un formular modal cu următoarele câmpuri:
- Cost Type Name - numele categoriei (obligatoriu). Exemplu:
Manoperă - Cost Type Internal Code - un cod intern opțional pentru integrarea cu sistemul contabil. Exemplu:
MAN-01 - Cost Type Parent - categoria-părinte sub care vrei să plasezi noua categorie. Lasă necompletat pentru a crea la nivelul rădăcină.
- Cost Type Description - o descriere opțională a categoriei.
- Cost Type Name - numele categoriei (obligatoriu). Exemplu:
- Apasă butonul Add Cost Type din formular pentru a salva.
Dacă operațiunea reușește, apare o notificare verde și lista se reîncarcă automat cu noua categorie afișată la poziția corectă în ierarhie.
3. Repetă pentru subcategorii
Pentru a construi o ierarhie completă, adaugă subcategorii selectând categoria-părinte
din câmpul Cost Type Parent. De exemplu, sub categoria Manoperă
poți crea subcategoriile Manoperă internă și Manoperă externalizată.
Fiecare categorie afișează un identificator ierarhic (de exemplu, 1.1, 1.2)
care arată poziția sa în structură. Dacă ai asociat un cod intern, acesta apare ca un
badge lângă numele categoriei.
Reordonarea categoriilor
Ordinea categoriilor afectează modul în care apar în liste, rapoarte și formulare. Poți schimba poziția unei categorii în cadrul aceluiași nivel ierarhic:
- Găsește categoria pe care vrei să o muți în lista ierarhică.
- Apasă iconița săgeată sus sau săgeată jos din dreptul categoriei.
- Lista se reîncarcă automat cu noua ordine. Identificatorii ierarhici se recalculează.
Editarea unei categorii
- Apasă iconița de editare din dreptul categoriei pe care vrei să o modifici.
- Se deschide formularul de editare direct sub categorie, cu câmpurile Cost Type Name, Cost Type Internal Code, Cost Type Parent și Cost Type Description pre-populate cu valorile existente.
- Modifică ce este necesar. Poți schimba și categoria-părinte pentru a muta categoria în altă parte a ierarhiei.
- Apasă butonul Edit Cost Type pentru a salva. Apasă Cancel pentru a renunța.
Ștergerea unei categorii
- Apasă iconița de ștergere din dreptul categoriei.
- Platforma verifică dacă acea categorie este folosită în costuri de resurse, costuri de elemente de lucru sau cheltuieli. Dacă da, ștergerea este blocată și vei vedea un mesaj cu motivele.
- Dacă categoria are subcategorii, trebuie să alegi una din cele două opțiuni:
- Move descendants under - selectează o altă categorie-părinte unde vor fi mutate subcategoriile.
- Delete all descendants - șterge toate subcategoriile (disponibil doar dacă nici una nu este în uz).
- Bifează caseta I am sure I want to delete this cost type pentru a confirma.
- Apasă butonul Delete Cost Type.
Rezultat
După ce ai completat ierarhia, categoriile de cost sunt disponibile în toată platforma:
- La configurarea tarifelor de cost pentru resurse
- La alocarea costurilor pe elemente de lucru din proiecte
- La înregistrarea cheltuielilor reale
- În rapoartele financiare și analizele bugetare
Structura pe care o creezi aici determină nivelul de detaliu al rapoartelor financiare. O ierarhie bine gândită permite compararea costurilor planificate cu cele reale la orice nivel de granularitate.