Cum organizezi resursele (echipamente, săli, vehicule)
Creează o ierarhie de resurse pentru echipamente, vehicule și săli. Adaugă, editează, reordonează și șterge resurse.
Acest ghid descrie cum creezi și organizezi resursele firmei tale - echipamente, vehicule, săli de ședință, unelte și materiale - într-o structură ierarhică. Vei învăța cum adaugi resurse, cum le aranjezi în ordinea dorită, cum le editezi și cum le ștergi în siguranță.
Înainte să începi
- Trebuie să ai rolul de administrator sau un rol care include permisiunea de a gestiona resursele.
- Funcționalitatea Resources trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.
- Pregătește lista resurselor pe care vrei să le creezi (de exemplu: Vehicule, Săli de ședință, Echipamente IT) și subcategoriile aferente.
Pași
1. Deschide pagina Resources
- În bara laterală din stânga, apasă pe Definitions.
- Se deschide hub-ul de definiții. Apasă butonul Manage Resources de pe cardul Resources.
Se încarcă pagina cu structura ierarhică de resurse. Dacă este prima vizită, lista este goală și platforma îți oferă șabloane predefinite prin secțiunea Templates.
2. Adaugă o resursă
- Apasă butonul Add Resource din colțul din dreapta sus al cardului.
- Se deschide un formular modal cu următoarele câmpuri:
- Resource Name - numele resursei (obligatoriu). Exemplu:
Vehicule - Resource Internal Code - un cod intern opțional pentru integrarea cu sistemul de gestiune a activelor. Exemplu:
VEH-01 - Timezone - fusul orar al resursei, util pentru planificarea corectă pe mai multe locații. Valoarea implicită este fusul orar al spațiului de lucru.
- Resource Parent - resursa-părinte sub care vrei să plasezi noua resursă. Lasă necompletat pentru a crea la nivelul rădăcină.
- Resource Description - o descriere opțională a resursei.
- Resource Name - numele resursei (obligatoriu). Exemplu:
- Apasă butonul Add Resource din formular pentru a salva.
Dacă operațiunea reușește, apare o notificare verde și lista se reîncarcă automat cu noua resursă afișată la poziția corectă în ierarhie.
Vehicule > Camioane > Camioane de livrare > Flota Nord > Camion 01.
3. Repetă pentru subcategorii
Pentru a construi o ierarhie completă, adaugă subcategorii selectând resursa-părinte
din câmpul Resource Parent. De exemplu, sub resursa Vehicule
poți crea subcategoriile Autoturisme și Camioane.
Fiecare resursă afișează un identificator ierarhic (de exemplu, 1.1, 1.2)
care arată poziția sa în structură. Dacă ai asociat un cod intern, acesta apare ca un
badge lângă numele resursei.
Reordonarea resurselor
Ordinea resurselor afectează modul în care apar în liste, rapoarte și formulare. Poți schimba poziția unei resurse în cadrul aceluiași nivel ierarhic:
- Găsește resursa pe care vrei să o muți în lista ierarhică.
- Apasă iconița săgeată sus sau săgeată jos din dreptul resursei.
- Lista se reîncarcă automat cu noua ordine. Identificatorii ierarhici se recalculează.
Editarea unei resurse
- Apasă iconița de editare din dreptul resursei pe care vrei să o modifici.
- Se deschide formularul de editare direct sub resursă, cu câmpurile Resource Name, Resource Internal Code, Timezone, Resource Parent și Resource Description pre-populate cu valorile existente.
- Modifică ce este necesar. Poți schimba și resursa-părinte pentru a muta resursa în altă parte a ierarhiei.
- Apasă butonul Edit Resource pentru a salva. Apasă Cancel pentru a renunța.
Ștergerea unei resurse
- Apasă iconița de ștergere din dreptul resursei.
- Platforma verifică dacă acea resursă este folosită în proiecte, oferte sau alte contexte. Dacă da, ștergerea este blocată și vei vedea un mesaj cu motivele.
- Dacă resursa are subcategorii, trebuie să alegi una din cele două opțiuni:
- Move descendants under - selectează o altă resursă-părinte unde vor fi mutate subcategoriile.
- Delete all descendants - șterge toate subcategoriile (disponibil doar dacă nici una nu este în uz).
- Bifează caseta I am sure I want to delete this resource pentru a confirma.
- Apasă butonul Delete Resource.
Rezultat
După ce ai completat ierarhia, resursele sunt disponibile în toată platforma:
- La alocarea resurselor pe proiecte și oferte
- La configurarea tarifelor de cost pentru fiecare resursă
- La înregistrarea utilizării resurselor pe elemente de lucru
- În rapoartele de utilizare și disponibilitate
Structura pe care o creezi aici determină cum poți filtra, raporta și aloca resurse. O ierarhie bine gândită permite planificarea capacității și urmărirea costurilor la orice nivel de granularitate.