Cum construiești un șablon reutilizabil

Creează șabloane ierarhice de elemente de lucru pe care le poți aplica pe orice proiect, cu sub-elemente și estimări de efort.

Șabloanele de lucru sunt structuri ierarhice reutilizabile pe care le poți aplica pe orice proiect. Acest ghid descrie cum creezi un șablon de la zero, cum îi adaugi sub-elemente și cum îl organizezi pentru a reflecta o structură standard de livrare.

Înainte să începi

• Trebuie să ai un rol cu permisiuni de administrare a șabloanelor (permisiune de tip admin pe Work).
• Funcționalitatea Work trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.
• Trebuie să ai cel puțin un tip de element de lucru definit (vezi Cum definești tipuri de elemente de lucru).
• Dacă vrei ca șablonul să respecte reguli de ierarhie, trebuie să ai o configurație WBS activă (vezi Cum creezi o configurație WBS).

Pași

1. Deschide pagina Work Item Templates

1. În bara laterală din stânga, apasă pe Definitions.
2. Pe hub-ul de definiții, găsește cardul Work Item Templates și apasă butonul Manage Templates.

Se încarcă pagina Work Item Templates cu lista tuturor șabloanelor existente. Fiecare intrare afișează numele, tipul de element de lucru, configurația WBS asociată (dacă există) și totalul de ore și zile estimate. Dacă nu ai niciun șablon definit, vei vedea mesajul „No work item templates defined yet."

2. Creează un șablon-rădăcină

1. Apasă butonul Add Work Item Template din colțul din dreapta sus al cardului.
2. Se deschide un formular modal cu următoarele câmpuri:
   • WBS Configuration - opțional. Selectează o configurație WBS dacă vrei ca șablonul să respecte reguli de ierarhie. Dacă nu selectezi nimic, poți adăuga orice tip de sub-element.
   • Work Item Type - obligatoriu. Alege tipul elementului-rădăcină (de exemplu, Epic, Phase sau Deliverable). Dacă ai selectat o configurație WBS, lista se filtrează automat pentru a arăta doar tipurile compatibile.
   • Template Name - obligatoriu. Numele descriptiv al șablonului (de exemplu, Instalare HVAC Standard).
   • Is Active - bifează pentru a face șablonul disponibil la aplicare pe proiecte.
   • Description - opțional. O descriere a scopului și conținutului șablonului.
   • Estimated Hours - opțional. Apare doar pentru tipuri cu comportament execution. Efortul estimat în ore.
   • Estimated Duration (Days) - opțional. Apare doar pentru tipuri execution. Durata calendaristică estimată în zile.
3. Apasă butonul Add Work Item Template din partea de jos a formularului.

Modalul se închide, apare o notificare verde de confirmare, iar lista se reîncarcă cu noul șablon adăugat.

3. Adaugă sub-elemente la șablon

Un șablon devine util când conține o ierarhie de sub-elemente. Apasă pe numele șablonului din listă pentru a deschide pagina de detalii.

1. Selectează tab-ul Hierarchy.
2. Dacă șablonul are o configurație WBS, vei vedea butoane colorate pentru fiecare tip de sub-element permis (de exemplu, Add Task, Add Milestone). Dacă nu are configurație WBS, vei vedea un meniu dropdown Add cu toate tipurile disponibile.
3. Apasă butonul corespunzător tipului de sub-element dorit.
4. Se deschide un modal cu câmpurile:
   • Template Name - numele sub-elementului.
   • Description - opțional.
   • Estimated Hours și Estimated Duration (Days) - apar doar pentru tipuri execution.
5. Apasă butonul de adăugare.

Sub-elementul apare în ierarhia șablonului cu un număr de ordine (de exemplu, 1.1, 1.2). Repetă procesul pentru a construi toată structura. Poți adăuga sub-elemente și la niveluri mai adânci - fiecare nod din ierarhie afișează butoane pentru tipurile de copii permise.

4. Reordonează și editează sub-elementele

Fiecare nod din ierarhie are un grup de butoane în partea dreaptă:

• Săgețile sus/jos mută elementul mai sus sau mai jos în ordinea fraților de pe același nivel.
• Butonul cu creionul deschide formularul de editare inline cu câmpurile Work Item Type, Template Name, Is Active, Description, Estimated Hours și Estimated Duration (Days). Apasă Update Template pentru a salva sau Cancel pentru a renunța.
• Butonul cu coșul de gunoi deschide panoul de ștergere (vezi secțiunea următoare).

Ștergerea unui element din șablon

Comportamentul la ștergere depinde de poziția elementului în ierarhie:

• Element fără copii - se afișează un avertisment simplu. Bifează I am sure I want to delete this work item template și apasă Delete Work Item Template.
• Element cu copii - ai două opțiuni: mută copiii la un alt părinte (selectează din dropdown-ul cu candidații disponibili) sau bifează opțiunea de ștergere a tuturor sub-elementelor. Confirmă și apasă Delete Work Item Template.
• Șablon-rădăcină - ștergerea elimină permanent întreaga ierarhie. Aceasta nu poate fi anulată.

Dacă șablonul este legat de produse din catalog, ștergerea poate fi blocată. Vei vedea un mesaj cu lista produselor afectate.

Rezultat

Șablonul de lucru apare în lista Work Item Templates cu numele, tipul, configurația WBS (dacă există) și totalul de ore și zile estimate. Din pagina de detalii ai acces la:

• Tab-ul Description - cu descrierea completă a șablonului.
• Tab-ul Hierarchy - cu întreaga structură de sub-elemente, organizată și numerotată ierarhic.
• Tab-ul Linked Products - cu produsele din catalog asociate acestui șablon.

Șablonul poate fi acum aplicat pe proiecte (vezi Cum aplici un șablon pe un proiect activ) sau legat de un produs din catalog (vezi Cum legi un șablon de un produs din catalog). Citește Cum funcționează șabloanele de lucru pentru a înțelege cum se leagă șabloanele de catalog și de configurațiile WBS.

Rezolvarea problemelor frecvente