Cum evaluezi și atribui un RFP
Închide un RFP, creează lista scurtă de candidați, evaluează propunerile și atribuie contractul partenerului câștigător.
Acest ghid acoperă parcursul de după publicarea unui RFP: închiderea pentru noi răspunsuri, crearea listei scurte de candidați și atribuirea contractului partenerului câștigător.
Înainte să începi
- Trebuie să ai un rol cu permisiunea de a gestiona RFP-uri (vezi Cum creezi un rol de securitate personalizat).
- RFP-ul trebuie să fie în etapa Published și cel puțin un partener trebuie să fi trimis o propunere. Dacă nu ai creat încă un RFP, vezi Cum creezi și publici un RFP către parteneri.
- Pentru a putea accepta propunerea câștigătoare, partenerul trebuie să fi acordat permisiunea View Proposals în cadrul parteneriatului.
Pași
1. Deschide pagina de detaliu a RFP-ului
În bara laterală, apasă pe Partners. Din partea de jos a cardului, apasă pe link-ul REQUESTS FOR PROPOSAL. Pe pagina cu lista de RFP-uri, în tab-ul OUR REQUESTS, apasă pe numele RFP-ului pe care vrei să-l evaluezi.
2. Închide RFP-ul
Pe pagina de detaliu, apasă iconița de meniu (cele trei linii orizontale) din colțul din dreapta sus, apoi selectează Close RFP din meniul derulant.
Se afișează un panou galben de avertizare cu mesajul „Closing this RFP will stop accepting new partner responses. You can still evaluate existing responses and award the RFP." Bifează caseta I am sure I want to close this RFP, apoi apasă butonul Close RFP.
Pagina se reîncarcă iar etapa RFP-ului devine Closed. Toți partenerii invitați primesc o notificare că RFP-ul a fost închis.
3. Adaugă parteneri pe lista scurtă
Pe pagina de detaliu, deschide tab-ul Partners. Partenerii care au acceptat invitația și au trimis o propunere apar cu badge-ul Proposal exists și fundal verde deschis.
Apasă butonul cu iconița stea (Add to shortlist) de lângă fiecare partener pe care vrei să-l evaluezi. Partenerul se mută în secțiunea Shortlisted din partea de sus a listei. Fiecare partener adăugat primește o notificare.
4. Evaluează propunerile
În secțiunea Shortlisted, apasă pe numele unui partener pentru a deschide previzualizarea propunerii cu detalii complete: prețuri, termene și condiții. Poți descărca propunerea în format PDF apăsând butonul Download PDF. Repetă pentru fiecare partener din lista scurtă.
5. Atribuie RFP-ul partenerului câștigător
Pe pagina de previzualizare a propunerii câștigătoare, apare butonul verde Accept Proposal (cu iconița de strângere de mână). Butonul apare doar dacă toate condițiile sunt îndeplinite: RFP-ul este în etapa Closed, partenerul a confirmat intenția de a răspunde, partenerul este pe lista scurtă și ai permisiunea de a accepta propuneri.
Dacă lipsește o condiție, în loc de buton apare o listă de verificare cu bife verzi și cercuri gri.
6. Confirmă acceptarea
- Apasă butonul Accept Proposal. Se deschide un modal cu titlul Accept Proposal și un avertisment galben: „By accepting this proposal, you confirm agreement to the terms and pricing outlined on behalf of your organization."
- Bifează caseta de confirmare.
- Opțional, adaugă note în câmpul dedicat.
- Apasă butonul Accept Proposal din modal.
Sistemul acceptă propunerea și atribuie automat RFP-ul partenerului câștigător. Etapa RFP-ului devine Awarded, iar partenerul primește o notificare.
Eliminarea unui partener de pe lista scurtă
Dacă vrei să elimini un partener din lista scurtă, deschide tab-ul Partners pe pagina de detaliu a RFP-ului. În secțiunea Shortlisted, apasă butonul cu iconița stea de lângă partenerul respectiv (Remove from shortlist). Partenerul revine în lista generală de parteneri.
Redeschiderea unui RFP
Dacă vrei să primești răspunsuri suplimentare, poți redeschide un RFP care este în etapa Closed sau Cancelled. Din meniul de acțiuni (iconița cu trei linii orizontale), selectează Reopen RFP. Etapa revine la Published și partenerii sunt notificați.
Anularea unui RFP
Poți anula un RFP din orice etapă, cu excepția celui deja anulat sau atribuit. Din meniul de acțiuni, selectează Cancel RFP. Se afișează un panou roșu de avertizare cu mesajul „Cancelling this RFP will notify all partners that the RFP is no longer active." Bifează caseta I am sure I want to cancel this RFP, apoi apasă butonul Cancel RFP. Toți partenerii primesc o notificare.
Rezultat
După atribuire:
- RFP-ul apare în lista OUR REQUESTS cu etapa Awarded.
- Propunerea câștigătoare trece automat în etapa Closed Won în sistemul partenerului.
- Partenerul câștigător primește o notificare despre atribuire.
- Pe pagina de detaliu a RFP-ului apare un link direct către proiectul creat, în footer-ul cardului (PROJECT).