Cum accepți livrabilele unui proiect

Două variante de acceptare a livrabilelor: intern prin schimbarea statusului sau prin portalul client. Pași, formulare și rezultat.

Acest ghid prezintă cele două modalități prin care livrabilele unui proiect pot fi acceptate: direct de echipa ta, prin schimbarea statusului produsului, sau de client, prin portalul client. Ambele variante actualizează ciclul de viață al livrabilului și pot declanșa programele de plăți asociate.

Înainte să începi

• Trebuie să ai cel puțin un proiect activ (o ofertă acceptată, în etapa Closed Won) cu produse definite. Consultă ghidul Cum configurezi portalul client pentru acceptarea ofertelor pentru detalii despre acceptarea ofertelor.
• Produsele trebuie să aibă un ciclu de viață configurat (product lifecycle) cu statusuri care permit tranziția către Accepted.
• Rolul tău trebuie să includă permisiunea de a modifica statusul produselor.
• Dacă vrei ca clientul să accepte din portal, contactul respectiv trebuie să aibă acces activ la portalul client. Consultă ghidul Cum adaugi contacte externe.

Varianta A - Schimbă statusul intern

Folosește această variantă când ai primit confirmarea clientului pe un alt canal (email, telefon, întâlnire) și vrei să marchezi livrabilul ca acceptat direct din platformă.

1. Deschide pagina de proiecte

În bara laterală din stânga, apasă pe Projects. Vei vedea lista cu proiectele active.

2. Deschide produsul dorit

Selectează proiectul, apoi apasă pe numele produsului din lista de livrabile. Se deschide pagina de detaliu a produsului, unde vezi timeline-ul, statusul curent și meniul de acțiuni.

3. Selectează noul status din meniu

Apasă pe butonul de meniu (pictograma cu trei linii orizontale) din dreapta sus a produsului. În meniul derulant, vei vedea opțiuni de tipul Move to [nume status], de exemplu Move to Completed sau Move to Accepted, în funcție de statusul curent.

Apasă pe tranziția dorită. Se deschide un modal intitulat Change Product Status.

4. Confirmă schimbarea

Modalul afișează numele produsului și statusul țintă. Vei vedea un avertisment: „Status changes may be visible to customers and can affect payment schedules."

1. Opțional, completează câmpul Reason for status change (optional) pentru a explica de ce schimbi statusul.
2. Apasă butonul Change Status.

Pagina se reîncarcă. Produsul afișează noul status, iar badge-urile se actualizează automat.

Varianta B - Clientul acceptă din portal

Dacă produsul este în statusul Awaiting Customer, clientul poate accepta sau respinge livrabilul direct din portalul client. Tu nu trebuie să faci nimic suplimentar.

1. Ce vede clientul în portal

Clientul se autentifică în portalul client și apasă pe Projects din bara laterală. Selectează proiectul dorit și vede lista de livrabile în tab-ul DELIVERABLES, fiecare cu statusul curent.

Produsele aflate în statusul Awaiting Customer afișează două butoane de acțiune: Accept (verde) și Reject (roșu).

2. Clientul acceptă livrabilul

1. Clientul apasă butonul verde Accept.
2. Se deschide un modal intitulat Approve Deliverable: [numele produsului], cu un avertisment: „By approving this deliverable, you confirm it meets your requirements. This action may trigger associated payment schedules."
3. Opțional, clientul adaugă note în câmpul Notes (optional).
4. Apasă butonul Approve Deliverable.

Statusul produsului se schimbă automat în Accepted. Lista de livrabile se actualizează, iar rândul produsului este evidențiat cu un fundal verde.

3. Clientul respinge livrabilul

1. Clientul apasă butonul roșu Reject. Dacă ciclul de viață are mai multe statusuri de respingere, apare un meniu derulant cu opțiunile disponibile.
2. Se deschide un modal intitulat Reject Deliverable.
3. Clientul completează câmpul obligatoriu Rejection reason - motivul respingerii.
4. Apasă butonul Reject Deliverable.

Statusul produsului se schimbă în statusul de respingere selectat. Din Rejected, echipa poate retrimite livrabilul în In Review pentru o nouă iterație.

Rezultat

După acceptarea unui livrabil (indiferent de variantă):

• Statusul produsului devine Accepted, un status terminal - nu mai poate fi modificat.
• Badge-urile de status ale produsului se actualizează automat pe pagina proiectului.
• Programele de plăți asociate produsului pot fi declanșate.
• Istoricul complet al tranzițiilor de status rămâne disponibil prin linkul History de pe pagina produsului.

Rezolvarea problemelor frecvente