Cum configurezi portalul client pentru oferte
Două variante de acceptare a ofertelor: manual prin Closed Won sau automat prin portalul client. Pași, formulare și rezultat.
Acest ghid descrie cele două modalități prin care o ofertă (propunere comercială) poate fi acceptată: direct de tine, prin mutarea ofertei în etapa Closed Won, sau de clientul tău, prin portalul client. Vei vedea pașii pentru fiecare variantă și ce se întâmplă după acceptare.
Înainte să începi
- Trebuie să ai cel puțin o ofertă creată, asociată unei organizații client. Oferta trebuie să fie într-o etapă care permite tranziția către Closed Won (de exemplu, Proposal Sent sau Negotiation).
- Dacă vrei ca clientul să accepte singur oferta din portal, oferta trebuie să fie în etapa Proposal Sent, iar contactul trebuie să aibă acces la portalul client. Consultă ghidul Cum adaugi contacte externe pentru detalii despre invitarea contactelor în portal.
- Rolul tău trebuie să includă permisiunea de a muta ofertele între etapele pâlniei de vânzări.
Varianta A - Mută oferta în Closed Won
Această variantă este pentru situațiile în care ai primit confirmarea clientului verbal, prin email sau printr-un alt canal, și vrei să marchezi oferta ca acceptată direct din platforma ta.
1. Deschide pagina de vânzări
În bara laterală din stânga, apasă pe Sales. Vei vedea pâlniile de vânzări configurate, fiecare cu ofertele grupate pe etape.
2. Deschide oferta
Găsește oferta pe care vrei să o marchezi ca acceptată și apasă pe numele ei. Se deschide pagina de detaliu a ofertei, unde vezi informațiile generale, produsele, plățile și etapa curentă.
3. Selectează tranziția către Closed Won
În meniul de acțiuni (butonul Actions), derulează în jos până la lista de tranziții. Vei vedea opțiuni de tipul Move to Closed Won, Move to Negotiation etc., în funcție de etapa curentă a ofertei.
Apasă pe Move to Closed Won. Se deschide un modal intitulat Move Proposal, cu descrierea etapei și instrucțiunile asociate (dacă au fost configurate).
4. Confirmă și trimite
- Dacă etapa are instrucțiuni, citește-le și bifează caseta I have followed the instructions.
- Apasă butonul Move Proposal.
Pagina se reîncarcă. Oferta este acum în etapa Closed Won și devine un proiect activ. De aici începe livrarea.
Varianta B - Clientul acceptă din portal
Dacă ai trimis oferta clientului (etapa Proposal Sent), iar contactul are acces la portalul client, acesta poate accepta oferta singur. Tu nu trebuie să faci nimic suplimentar - doar să te asiguri că oferta a fost trimisă.
1. Trimite oferta din etapa Proposal Sent
Când muți o ofertă în etapa Proposal Sent, formularul de tranziție îți cere să selectezi un contact din lista Send proposal to. Alege contactul care va primi oferta. Acest contact trebuie să fie deja invitat în portalul client (consultă ghidul Cum adaugi contacte externe pentru detalii).
2. Ce vede clientul în portal
Contactul se autentifică în portalul client și apasă pe View Proposals de pe pagina principală, sau pe tab-ul Proposals. Vede lista ofertelor active cu etapa și sumele estimate.
Apasă pe oferta dorită. Se deschide o previzualizare completă a ofertei, care include: informațiile companiei tale, produsele și serviciile propuse, programul de plăți, termenele și condițiile comerciale.
3. Clientul acceptă oferta
- Pe pagina de previzualizare, clientul apasă butonul verde Accept Proposal.
- Se deschide un modal cu un avertisment: „By accepting this proposal, you confirm agreement to the terms and pricing outlined. This action will convert the proposal to an active project."
- Clientul bifează caseta I accept this proposal on behalf of [numele organizației].
- Opțional, poate adăuga note în câmpul Notes (optional).
- Apasă butonul Accept Proposal.
Oferta trece automat în etapa Closed Won și devine proiect activ. Clientul este redirecționat către pagina proiectului din portal.
Descărcarea ofertei în format PDF
Pe aceeași pagină de previzualizare din portalul client, lângă butonul Accept Proposal, apare și butonul Download PDF. Clientul poate descărca oferta în format PDF pentru revizuire offline sau arhivare, înainte de a o accepta.
Rezultat
Indiferent de varianta aleasă (manuală sau prin portal), după acceptare:
- Oferta trece în etapa Closed Won și devine un proiect activ.
- Produsele și serviciile din ofertă devin livrabile ale proiectului.
- Programul de plăți devine activ.
- Echipa ta primește notificări despre acceptarea ofertei.
- În portalul client, oferta nu mai apare la Proposals, ci la Projects.