Cum adaugi contacte externe (fără acces în sistem)

Adaugă și gestionează contacte externe pe organizații client - fără acces la platformă. Editare, ștergere și pregătire pentru portalul client.

Acest ghid descrie cum adaugi și gestionezi contacte externe pentru o organizație client. Contactele externe sunt persoane - managerul de proiect al clientului, un reprezentant al unui furnizor, un partener - pe care vrei să le evidențiezi în platformă fără să le oferi acces la spațiul tău de lucru.

Înainte să începi

• Trebuie să ai cel puțin o organizație client creată. Dacă nu ai una, consultă ghidul Cum adaugi o organizație client.
• Rolul tău trebuie să includă permisiunea de a gestiona contacte pentru organizații. Dacă nu ai rolul potrivit, consultă ghidul Cum creezi un rol de securitate personalizat.
• Funcționalitatea Organizations trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.

Pași

1. Deschide pagina organizației

În bara laterală din stânga, apasă pe Orgs. Din lista de organizații, apasă pe numele organizației pentru care vrei să adaugi contacte. Se deschide pagina de detaliu a organizației. Derulează în jos până la secțiunea Contacts.

Dacă nu ai niciun contact încă, vei vedea mesajul „No contacts".

2. Deschide formularul de adăugare

Apasă butonul Add Contact din colțul din dreapta sus al cardului Contacts. Se deschide un formular modal cu următoarele câmpuri:

• First Name - prenumele contactului.
• Last Name - numele de familie al contactului.
• Job Title - funcția sau rolul contactului în organizația clientului (exemplu: Project Manager).
• Email - adresa de email a contactului.
• Phone - numărul de telefon.
• Address - adresa fizică sau sediul contactului.

3. Confirmă adăugarea

1. Completează câmpurile relevante, apoi apasă butonul Add Contact din partea de jos a formularului.
2. Dacă operațiunea reușește, modalul se închide automat, apare o notificare verde de confirmare, iar lista de contacte se reîncarcă cu noul contact.

4. Verifică rezultatul

Contactul apare acum în lista din secțiunea Contacts. Vei vedea numele complet, funcția, adresa de email, telefonul și adresa. Lângă fiecare contact apar butoane de acțiune pentru editare și ștergere.

Editarea unui contact

1. În lista de contacte, apasă iconița de editare (creionul) din dreptul contactului pe care vrei să îl modifici.
2. Sub contact apare un formular cu câmpurile First Name, Last Name, Job Title, Email, Phone și Address, precompletate cu valorile existente.
3. Modifică valorile dorite și apasă butonul Edit Contact.

Lista de contacte se reîncarcă automat cu datele actualizate. Dacă vrei să renunți, apasă butonul Cancel.

Ștergerea unui contact

1. Apasă iconița de ștergere (coșul de gunoi) din dreptul contactului.
2. Sub contact apare un panou de confirmare roșu cu avertismentul: „Deleting a contact will prevent them from accessing the Customer Portal. Contacts that performed actions in the Customer Portal can not be deleted."
3. Bifează caseta I am sure I want to delete this contact.
4. Apasă butonul Delete Contact.

Acces la portalul client

Contactele externe nu au, implicit, acces la platformă. Dacă vrei ca un contact să poată vizualiza informații și efectua acțiuni în numele organizației sale (de exemplu, să accepte oferte sau să trimită tichete de suport), îi poți acorda acces la portalul client.

Invită un contact în portalul client

1. În lista de contacte, găsește contactul pe care vrei să-l inviți.
2. Apasă iconița cu coroană din dreptul contactului.
3. Se deschide un panou albastru Customer Portal cu un mesaj care explică ce presupune invitația.
4. Apasă butonul Invite Contact.

Contactul primește un email cu invitația de a-și crea un cont. Până la acceptare, în lista de contacte apare mesajul Invited to the Customer Portal. Din acest moment poți retrimite invitația sau o poți revoca.

Revocă accesul la portal

Dacă un contact a acceptat invitația și are acces activ la portal, poți revoca acest acces:

1. Apasă iconița cu siluetă tăiată din dreptul contactului.
2. Se deschide un panou roșu Customer Portal Access cu un avertisment despre consecințele revocării.
3. Bifează caseta I am sure I want to revoke customer portal access.
4. Apasă butonul Revoke Access.

Contactul pierde imediat accesul la portal, dar înregistrarea sa și istoricul acțiunilor rămân intacte. Dacă este necesar, poți reinvita contactul ulterior.

Rezultat

După ce adaugi contacte externe, acestea devin disponibile în platforma ta:

• Apar în secțiunea Contacts de pe pagina organizației client.
• Pot fi referite în oferte, proiecte sau comunicări legate de acel client.
• Nu au acces la spațiul tău de lucru - sunt vizibile doar pentru echipa ta.
• Contactele invitate în portalul client pot vizualiza informații și accepta oferte în numele organizației lor.

Rezolvarea problemelor frecvente