Cum introduci și urmărești un element operațional

Creează elemente de lucru, mută-le între etape, gestionează aprobări și urmărește istoricul tranzițiilor în procesele operaționale.

Acest ghid descrie cum introduci un element de lucru într-un proces operațional, cum îl muți între etape, cum gestionezi aprobările și respingerile și cum urmărești istoricul complet al tranzițiilor.

Înainte să începi

• Trebuie să existe cel puțin un proces operațional activ, cu etape configurate (consultă ghidul Cum proiectezi un proces operațional cu etape).
• Rolul tău trebuie să fie adăugat ca Submitter pe procesul în care vrei să introduci elemente. Un administrator configurează participările din pagina de definiții a procesului.
• Funcționalitatea Operations trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.

Pași

1. Deschide pagina Operations

În bara laterală din stânga, apasă pe Operations. Pagina se deschide pe tab-ul My Tasks, cu secțiunile Pending Approval și Active Tasks. Tab-ul Operations afișează procesele la care participi, cu etapele și elementele lor curente.

2. Creează un element nou

1. Apasă butonul Add Task din colțul din dreapta sus al cardului.
2. Se deschide un formular modal cu titlul Add Task. Câmpuri disponibile:
   • Process - procesul în care va intra elementul (doar procesele la care ai rol de Submitter).
   • Item Name - numele elementului (obligatoriu).
   • Description - descriere opțională.
   • Priority - Critical, High, Normal sau Low.
   • Due Date - termen limită (opțional).
   • Customer - clientul asociat (opțional).
   • Customer Asset - activul clientului (opțional, filtrat automat după clientul selectat).
3. Completează câmpurile și apasă butonul Add Task din partea de jos a formularului.

Modalul se închide, apare o notificare verde, iar elementul este plasat automat pe prima etapă de tip Input a procesului ales.

3. Deschide elementul pentru detalii

Din orice listă (tab-ul My Tasks, tab-ul Operations sau pagina unui proces), apasă pe numele elementului. Pagina de detalii afișează procesul, etapa curentă, badge-uri cu prioritatea, persoana responsabilă, clientul, termenul limită, instrucțiunile etapei și descrierea completă.

4. Mută elementul la etapa următoare

Pe pagina de detalii a elementului, apasă iconița de meniu (trei bare orizontale) din dreapta sus. Din meniu, alege opțiunea care corespunde acțiunii dorite:

• Move to [nume etapă] - mută elementul la etapa următoare (disponibil pe etapele fără aprobare).
• Approve & Move to [nume etapă] - aprobă și mută elementul (disponibil pe etapele cu aprobare, pentru revizori).
• Forward to [nume proces] - trimite elementul către un alt proces legat, prin legătura Output-Input (disponibil pe etapele de tip Output).

Se deschide un formular modal cu instrucțiunile etapei țintă (dacă există) și câmpul opțional Notes. Confirmă cu butonul corespunzător. Pagina se reîncarcă cu elementul pe noua etapă.

Respingerea unui element

Dacă etapa curentă necesită aprobare și elementul nu îndeplinește cerințele, un revisor poate respinge elementul. Din meniul de acțiuni, alege Reject & Return to [nume etapă].

Se deschide un formular modal cu câmpul Reason for Rejection (obligatoriu, minim 2 caractere). Butonul Reject devine activ doar după ce introduci motivul. La confirmare, elementul se întoarce la etapa anterioară.

Alte acțiuni

Toate acțiunile de mai jos sunt disponibile din meniul de acțiuni (iconița cu trei bare) de pe pagina de detalii a elementului:

• Reassign - deschide formularul Reassign Task unde selectezi un nou responsabil din membrii cu rol de Worker sau Supervisor pe proces.
• Edit - deschide formularul Edit Task pentru a modifica numele, descrierea, prioritatea, termenul limită, clientul, activul sau responsabilul.
• Delete - elimină definitiv elementul și istoricul asociat, după confirmare.

Istoricul tranzițiilor

Pe pagina de detalii a elementului, apasă link-ul History din colțul din dreapta jos al cardului. Se afișează un tabel cu toate tranzițiile parcurse de element:

• Stage - procesul și etapa.
• Entered și Exited - data și ora intrării și ieșirii din etapă.
• Duration - timpul petrecut în etapă (afișat în zile sau ore).
• By - cine a efectuat tranziția.

Etapa curentă este evidențiată cu badge-ul Current Stage. Aprobările și respingerile apar ca badge-uri colorate, iar motivele și notele sunt afișate sub rândul respectiv. La sfârșit, Total Time arată durata totală petrecută de element în proces.

Rezultat

După ce parcurgi pașii de mai sus:

• Elementul avansează prin etapele procesului, de la recepție la finalizare.
• Când ajunge pe o etapă Final, este marcat ca finalizat (badge Finished) și nu mai poate fi mutat.
• Istoricul tranzițiilor oferă un audit trail complet.
• Comentariile de pe pagina elementului permit comunicarea contextului la fiecare pas.

Citește Cum funcționează procesele operaționale pentru a înțelege tipurile de etape și regulile de mișcare.

Rezolvarea problemelor frecvente