Cum adaugi costuri bugetate
Adaugă costuri estimate pe elementele de lucru și înregistrează cheltuieli reale pentru a compara bugetul cu realitatea.
Planifică bugetul unui proiect adăugând costuri estimate pe elementele de lucru, apoi urmărește cheltuielile reale pe măsură ce apar. Compararea valorilor bugetate cu cele efective te ajută să identifici depășiri de buget și să îmbunătățești estimările viitoare.
Înainte să începi
- Trebuie să ai un proiect activ cu managementul financiar activat în setările proiectului.
- Proiectul trebuie să conțină cel puțin un element de lucru (vezi Cum descompui un proiect în elemente de lucru).
- Trebuie să ai categorii de cost configurate (vezi Cum construiești ierarhia de categorii de cost).
- Trebuie să ai un rol cu permisiunea de a adăuga costuri și cheltuieli pe proiecte.
Adăugarea unui cost bugetat
1. Deschide elementul de lucru
Din bara laterală, apasă pe Projects și selectează proiectul. Pe pagina proiectului, apasă pe tab-ul Work și apoi pe numele elementului de lucru pe care vrei să adaugi un cost.
2. Deschide tab-ul Costs
Pe pagina elementului de lucru, apasă pe tab-ul Costs. Acest tab este vizibil doar dacă proiectul are managementul financiar activat. Lista afișează costurile planificate existente, cu un badge care arată totalul bugetat.
3. Adaugă un cost direct
Apasă butonul Add Direct Cost din colțul din dreapta sus al tab-ului. Se deschide un formular modal cu următoarele câmpuri:
- Cost Type - obligatoriu. Selectează categoria de cost din ierarhia ta (de exemplu, Materiale, Manoperă).
- Expected Date - data estimată la care se va produce costul. Implicit: data curentă.
- Expected Amount - obligatoriu. Suma estimată în moneda proiectului.
- Units - numărul de unități (implicit: 1).
- Unit of Measure - unitatea de măsură (de exemplu,
hours,kg,pieces). - Note - opțional. O descriere a costului.
Apasă butonul Add Direct Cost din formularul modal. Apare o notificare verde de confirmare, iar costul apare imediat în lista Planned Costs.
Adăugarea unei cheltuieli reale
1. Deschide tab-ul Expenses
Pe aceeași pagină a elementului de lucru, apasă pe tab-ul Expenses. Lista afișează cheltuielile efective înregistrate, cu un badge care arată totalul cheltuit.
2. Adaugă o cheltuială directă
Apasă butonul Add Direct Expense din colțul din dreapta sus. Se deschide un formular modal similar celui de costuri, cu următoarele câmpuri:
- Cost Type - obligatoriu. Categoria cheltuielii.
- Actual Date - data la care s-a produs cheltuiala. Implicit: data curentă.
- Actual Amount - obligatoriu. Suma efectiv cheltuită în moneda proiectului.
- Units - numărul de unități.
- Unit of Measure - unitatea de măsură.
- Note - opțional. Detalii despre cheltuială.
Apasă butonul Add Direct Expense din formular. Cheltuiala apare imediat în lista Actual Expenses.
Editare și ștergere
Editarea unui cost sau a unei cheltuieli
Pe linia înregistrării pe care vrei să o modifici, apasă pe pictograma de editare (creion). Se deschide un formular modal precompletat cu valorile curente. Modifică câmpurile dorite, apoi apasă Update Cost (pentru costuri) sau Update Expense (pentru cheltuieli).
Ștergerea unui cost sau a unei cheltuieli
Pe linia înregistrării, apasă pe pictograma de ștergere (coș). Se deschide un dialog de confirmare. Bifează I am sure I want to delete this cost (sau I am sure I want to delete this expense), apoi apasă butonul Delete Work Item Cost (sau Delete Work Item Expense).
Ștergerea este permanentă și nu poate fi anulată.
Rezultat
Tab-ul Costs afișează toate costurile bugetate, cu un badge care arată numărul de înregistrări și totalul estimat în moneda proiectului. Tab-ul Expenses afișează cheltuielile reale, cu totalul efectiv.
Fiecare înregistrare arată categoria de cost, data, cantitatea, unitatea de măsură și suma. Pentru costurile sau cheltuielile bazate pe resurse, vezi și numele resursei cu link direct către pagina acesteia.
Aceste date sunt folosite pentru analiza varianțelor buget-vs-real, calculul Earned Value și rapoartele financiare ale proiectului. Citește Cum funcționează analiza bugetară pentru a înțelege cum se compară oferta cu costurile reale.