Cum înregistrezi utilizarea resurselor
Adaugă, editează și șterge înregistrări de utilizare a resurselor pe elementele de lucru ale unui proiect.
Înregistrează utilizarea resurselor (echipamente, vehicule, săli, materiale) pe elementele de lucru ale unui proiect. Fiecare intrare conține resursa folosită, cantitatea, data și, opțional, o notă descriptivă.
Înainte să începi
- Trebuie să ai un proiect activ cu managementul resurselor activat în setările proiectului.
- Proiectul trebuie să conțină cel puțin un element de lucru de tip execution (vezi Cum descompui un proiect în elemente de lucru).
- Dacă proiectul are managementul alocărilor activat, trebuie să existe cel puțin o rezervare de resursă pe proiect (vezi Cum adaugi alocări de echipă și resurse pe o ofertă).
- Dacă managementul alocărilor nu este activat, ai nevoie de resurse definite în ierarhia de resurse (vezi Cum organizezi resursele).
- Trebuie să ai un rol cu permisiunea de înregistrare a utilizării resurselor pe proiecte.
Pași
1. Deschide elementul de lucru
Din bara laterală, apasă pe Projects și selectează proiectul. Pe pagina proiectului, apasă pe tab-ul Work și apoi pe numele elementului de lucru pe care vrei să înregistrezi utilizarea resursei.
Pe pagina elementului de lucru, apasă pe tab-ul Resources. Acest tab este vizibil doar pentru elementele de tip execution și doar dacă proiectul are managementul resurselor activat.
2. Adaugă o înregistrare de utilizare
În tab-ul Resources, apasă butonul USE RESOURCE din colțul din dreapta sus. Se deschide un formular modal cu următoarele câmpuri:
Când managementul alocărilor este activat:
- Resource Booking - obligatoriu. Selectează rezervarea de resursă alocată proiectului. Lista afișează numele resursei, numele rezervării și perioada (dată de început - dată de sfârșit). Dacă elementul de lucru este asociat cu un produs, lista afișează doar rezervările compatibile cu acel produs.
- Usage Date - obligatoriu. Data în care s-a utilizat resursa.
- Usage Quantity - obligatoriu. Cantitatea utilizată (valoare întreagă, minim 1).
- Note - opțional. O descriere a modului în care s-a utilizat resursa.
Când managementul alocărilor nu este activat:
- Resource - obligatoriu. Selectează direct resursa din ierarhia de resurse. Sunt disponibile doar resursele individuale (nu categorii).
- Usage Date, Usage Quantity și Note - aceleași câmpuri ca mai sus.
Apasă butonul Log Resource Usage. Apare o notificare verde de confirmare, iar înregistrarea apare imediat în lista de utilizări din tab-ul Resources.
Editare și ștergere
Editarea unei înregistrări
Pe linia înregistrării pe care vrei să o modifici, apasă pe pictograma de editare (creion). Se deschide un formular modal precompletat cu valorile curente. Modifică câmpurile dorite - Resource Booking (sau Resource), Usage Date, Usage Quantity sau Note - apoi apasă Update Resource Usage.
Ștergerea unei înregistrări
Pe linia înregistrării, apasă pe pictograma de ștergere (coș). Se deschide un dialog de confirmare cu mesajul de avertizare. Bifează I am sure I want to delete this resource usage, apoi apasă butonul Delete Resource Usage.
Ștergerea este permanentă și nu poate fi anulată.
Rezultat
Elementul de lucru afișează în tab-ul Resources toate înregistrările de utilizare a resurselor. Fiecare intrare arată numele resursei (cu link spre pagina resursei în proiect), membrul care a înregistrat utilizarea (cu link spre profilul din proiect), data și cantitatea utilizată.
Aceste date te ajută să compari utilizarea planificată cu cea reală, să identifici ineficiențe și să calculezi costurile reale ale proiectului pe baza consumului de resurse.