Cum analizezi bugetul unui proiect
Compară bugetul din ofertă cu costurile planificate și cheltuielile reale ale proiectului pentru a identifica deviațiile.
Pagina Budget a unui proiect compară bugetul din ofertă (ce s-a vândut) cu costurile planificate și cheltuielile efective (ce se cheltuiește). Folosește această pagină pentru a identifica deviațiile de buget și a lua decizii financiare informate pe parcursul proiectului.
Înainte să începi
- Trebuie să ai cel puțin un proiect activ, creat dintr-o ofertă câștigată. Consultă ghidul Cum creezi o ofertă cu prețuri și grafic de plăți.
- Oferta trebuie să conțină cel puțin un produs sau serviciu cu preț definit, pentru ca bugetul să aibă date de comparat.
- Pentru comparația completă (buget din ofertă vs. costuri de proiect), proiectul trebuie să aibă managementul financiar activat și costuri bugetate adăugate pe elementele de lucru. Consultă ghidul Cum adaugi costuri bugetate și urmărești cheltuieli reale.
- Rolul tău trebuie să includă permisiunea de a vizualiza datele financiare ale proiectelor.
Pași
1. Deschide pagina Budget a proiectului
Accesează proiectul din bara laterală prin Projects. Pe pagina proiectului, în tab-ul Overview, găsește coloana Investments și apasă pe Budget.
Se deschide pagina de buget, cu titlul care afișează Budget limit urmat de suma totală calculată din produsele ofertei. Dacă anumite produse au prețuri variabile (Time & Materials), titlul indică și VARIABLE COSTS. Dacă niciun produs nu are cost definit, titlul afișează Not set.
2. Analizează graficul de comparație
Graficul principal afișează barele de cost pentru fiecare produs din ofertă. Modul de afișare depinde de configurarea proiectului:
- Fiecare produs are două bare alăturate: Proposal Cost (bugetul din ofertă) și Project Cost (costurile agregate din elementele de lucru).
- Deasupra graficului apare un rezumat cu trei valori: Total Proposal, Total Project și Variance (diferența, cu procentul aferent).
- Diferența pozitivă (costurile depășesc bugetul) apare în roșu. Diferența negativă (sub buget) apare în verde.
- Se afișează o singură bară pe produs, etichetată Budget, reprezentând costul din ofertă.
- Nu se afișează rezumatul de varianță.
Treci cu cursorul peste o bară pentru a vedea detalii: numele produsului, costul din ofertă, costul de proiect și diferența dintre ele (în modul complet). Dacă un produs nu are elemente de lucru asociate, tooltip-ul afișează un avertisment No work items.
3. Analizează defalcarea pe tipuri de cost
Sub graficul de comparație, secțiunea de defalcare apare doar dacă proiectul are managementul financiar activat. Aici vezi fiecare produs cu:
- Numele produsului (link către pagina produsului), statusul curent și suma totală etichetată Total Bottom-Up Budget.
- Un grafic circular (pie chart) care arată distribuția costurilor pe tipuri (de exemplu: manoperă, materiale, subcontractare). Fiecare felie indică procentul din total.
Dacă un produs nu are costuri înregistrate, în locul graficului apare mesajul No cost data.
Rezultat
Pagina Budget este o vizualizare de tip raport - nu modifică date. După ce ai consultat-o:
- Știi dacă costurile reale ale proiectului se încadrează în bugetul stabilit la ofertare.
- Identifici produsele cu cea mai mare varianță de buget și poți interveni din timp.
- Înțelegi cum se distribuie costurile pe categorii (manoperă, materiale etc.) și poți optimiza alocarea resurselor.
Pentru a adăuga sau actualiza costurile bugetate, consultă ghidul Cum adaugi costuri bugetate și urmărești cheltuieli reale. Pentru a urmări fluxul de numerar al proiectului, consultă ghidul Cum urmărești cash flow-ul unui proiect. Citește Cum funcționează analiza bugetară pentru a înțelege cele trei straturi financiare și cum se calculează varianțele.