Colaborează cu un partener de business

Creează un parteneriat, publică o cerere de ofertă, primește răspunsuri de la parteneri și atribuie contractul pe Proiect.ro.

Acest tutorial te ghidează prin patru pași pe care îi parcurgi când ai nevoie de un partener extern pentru a livra o parte din lucrare:

1. Creezi un parteneriat de business - trimiți o invitație de parteneriat către o altă organizație și configurezi permisiunile de acces reciproc
2. Creezi o cerere de ofertă (RFP) - definești cerințele, bugetul și termenul, apoi publici cererea către partenerii selectați
3. Partenerul răspunde la cererea de ofertă - partenerul revizuiește cererea și își declară intenția de a trimite o ofertă
4. Finalizezi cererea de ofertă - închizi cererea, evaluezi răspunsurile, selectezi candidații și atribui contractul

La final, vei avea un parteneriat activ cu permisiuni configurate, o cerere de ofertă parcursă de la ciornă până la atribuire și un flux complet de colaborare între organizații.

Scenariul nostru

Cerințe

Înainte de a începe, asigură-te că:

• Ai parcurs Tutorialul 1: Prima zi (sau ai deja un spațiu de lucru configurat cu echipă și organizații)
• Funcționalitatea Partnerships este activată în setările spațiului de lucru
• Ai cel puțin o organizație (sub-tenant) care va fi folosită ca proxy pentru parteneriat
• Ai permisiuni de gestionare a parteneriatelor și a cererilor de ofertă
• Partenerul (NetCable Solutions) are propriul spațiu de lucru pe platformă și acceptă cereri de parteneriat (setarea bridge_requests_allowed este activată)

1 Creează un parteneriat de business

Un parteneriat conectează două spații de lucru separate, permițând colaborarea controlată. Fiecare parte decide ce date partajează: oferte, proiecte, plăți, suport sau active. Parteneriatul funcționează prin organizații proxy - o organizație din spațiul tău reprezintă partenerul, și invers.

Pasul 1.1: Navighează la organizația proxy

Elena va folosi organizația „Meridian Logistics SRL" ca punct de plecare. Parteneriatul se creează dintr-o organizație existentă care va servi drept proxy.

1. În bara laterală din stânga, apasă pe secțiunea unde sunt listate organizațiile (de exemplu, sub nivelul principal al spațiului de lucru).
2. Apasă pe organizația Meridian Logistics SRL pentru a deschide pagina de detalii.

Pasul 1.2: Deschide formularul de creare parteneriat

1. Din pagina organizației, apasă pe meniul de acțiuni (iconița cu trei bare orizontale).
2. Selectează opțiunea Create Partnership.
3. Se deschide un modal cu formularul de invitație.

Formularul afișează un mesaj care confirmă organizația proxy: „Creating partnership using Meridian Logistics SRL as proxy organization."

Pasul 1.3: Completează detaliile invitației

1. În câmpul Partner Identifier, Elena introduce identificatorul spațiului de lucru al partenerului. Acesta poate fi calea URL a tenantului (de exemplu, netcable-solutions) sau ID-ul extern.
2. Sub secțiunea Permissions you grant to partner, Elena bifează permisiunile pe care le acordă partenerului:
   • RFP Create - permite partenerului să creeze cereri de ofertă către firma Elenei
   • Proposal View - permite partenerului să vadă ofertele asociate
   • Proposal Accept - permite partenerului să accepte oferte
   • Project View - permite partenerului să vadă proiectele comune
   • Support Use - permite partenerului să creeze tichete de suport
3. În câmpul Invitation Message, Elena adaugă un mesaj opțional: Bună ziua! Dorim să colaborăm cu dumneavoastră pentru lucrări de cablare structurată la clientul nostru Meridian Logistics.
4. Apasă butonul Send Invitation.

Platforma validează datele și creează invitația de parteneriat cu status „Pending". NetCable Solutions primește o notificare despre invitație.

Pasul 1.4: Partenerul acceptă invitația

Pe partea cealaltă, administratorul NetCable Solutions vede invitația:

1. NetCable Solutions navighează la pagina Partners din bara laterală.
2. În tab-ul RESPOND TO PARTNERSHIPS, găsește invitația de la firma Elenei.
3. Apasă pe invitație pentru a vedea detaliile: cine a trimis-o, mesajul și ce permisiuni i se acordă.
4. Selectează o organizație proxy din propria structură (de exemplu, o organizație creată special pentru această colaborare) în câmpul Proxy Organization.
5. Configurează permisiunile pe care le acordă firmei Elenei (de exemplu, Proposal View, Project View).
6. Apasă butonul Accept Partnership.

Parteneriatul devine activ. Ambele organizații pot acum vedea datele celeilalte conform permisiunilor configurate.

Pasul 1.5: Verifică parteneriatul activ

1. Elena navighează la pagina Partners din bara laterală.
2. În tab-ul PARTNERS, vede NetCable Solutions listat ca partener activ.
3. Apasă pe numele partenerului pentru a deschide portalul partenerului, unde poate vedea datele partajate de NetCable Solutions.

Rezultat: Firma Elenei și NetCable Solutions au un parteneriat activ. Ambele părți au configurat permisiunile de acces reciproc. Elena poate acum să trimită cereri de ofertă către NetCable Solutions.

2 Creează o cerere de ofertă (RFP)

O cerere de ofertă (Request for Proposal) este un document formal prin care soliciți oferte competitive de la parteneri. Definești cerințele, bugetul estimat și termenul limită, apoi publici cererea către partenerii selectați din parteneriatele tale active.

Pasul 2.1: Navighează la pagina Partners

1. În bara laterală din stânga, apasă pe Partners.
2. Vei vedea pagina de parteneriate cu mai multe tab-uri. Dacă ai cereri de ofertă active, tab-ul OUR REQUESTS FOR PROPOSAL va fi vizibil.

Pasul 2.2: Creează o cerere de ofertă nouă

1. Apasă butonul Request For Proposal din colțul din dreapta sus al cardului de parteneriate.
2. Se deschide un modal cu formularul de creare. Completează câmpurile:
   • Name - Elena introduce: Recablare rețea depozit central Meridian Logistics
   • Internal Code (opțional) - un cod intern pentru referință: RFP-2026-003
   • Description - o descriere detaliată a cerințelor: Cablare structurată Cat6A pentru depozitul central (2.400 mp). Include: tragerea cablurilor, montarea patch panel-urilor, testarea și certificarea. Conform specificațiilor din raportul de audit IT nr. AUD-ML-2026.
   • Category - Elena selectează Professional Services din lista de categorii disponibile
   • Submission Deadline - data limită pentru răspunsuri: 2026-05-15
   • Currency - Elena selectează RON
   • Budget Min - bugetul minim estimat: 15000
   • Budget Max - bugetul maxim estimat: 25000
3. Apasă butonul Request For Proposal din formularul modal.

Platforma validează datele și creează cererea de ofertă în status Draft. Cererea apare în tab-ul OUR REQUESTS FOR PROPOSAL.

Pasul 2.3: Navighează la pagina de detalii a cererii

1. Din pagina Partners sau din pagina dedicată REQUESTS FOR PROPOSAL (accesibilă din link-ul de subsol al cardului), apasă pe numele cererii de ofertă.
2. Se deschide pagina de detalii cu tab-uri: Details, Files și Partners.

Tab-ul Details afișează informațiile cererii: categoria, descrierea, autorul, data creării, termenul limită și bugetul. Tab-ul Partners arată lista partenerilor notificați - momentan este goală.

Pasul 2.4: Publică cererea către parteneri

1. Din pagina de detalii a cererii, apasă butonul PUBLISH TO PARTNERS din colțul din dreapta sus.
2. Se deschide un modal cu formularul de publicare.
3. În câmpul Select Partners, selectează NetCable Solutions din lista de parteneri activi.
4. Apasă butonul Publish to Partners.

Platforma publică cererea și trimite o notificare către NetCable Solutions. Statusul cererii se schimbă din Draft în Published. În tab-ul Partners apare NetCable Solutions cu starea invitației.

Rezultat: Cererea de ofertă „Recablare rețea depozit central Meridian Logistics" a fost creată și publicată către NetCable Solutions. Partenerul poate vedea cererea și poate decide dacă dorește să răspundă.

3 Partenerul răspunde la cererea de ofertă

Această parte a tutorialului arată ce se întâmplă pe partea partenerului. NetCable Solutions primește cererea de ofertă, o revizuiește și își declară intenția de a răspunde. Înțelegerea acestui flux te ajută să anticipezi ce vede partenerul și cum progresează procesul.

Pasul 3.1: Partenerul navighează la cererile primite

1. NetCable Solutions se autentifică în propriul spațiu de lucru.
2. Navighează la pagina Partners din bara laterală.
3. Tab-ul SOLICITATIONS afișează cererile de ofertă primite de la parteneri. Cererea Elenei apare aici.

Alternativ, NetCable Solutions poate accesa pagina dedicată REQUESTS FOR PROPOSAL (din link-ul de subsol al cardului Partners) pentru a vedea atât cererile proprii, cât și solicitările primite.

Pasul 3.2: Partenerul revizuiește detaliile cererii

1. NetCable Solutions apasă pe numele cererii pentru a deschide pagina de detalii.
2. Pagina afișează toate informațiile: descrierea cerințelor, categoria, bugetul estimat (15.000 - 25.000 RON), termenul limită și cine a publicat cererea.
3. Tab-ul Files arată documentele atașate cererii (dacă există).

Când partenerul deschide cererea pentru prima dată, platforma marchează automat invitația ca „Viewed". Elena poate vedea acest status din pagina de detalii a cererii sale.

Pasul 3.3: Partenerul declară intenția de a răspunde

După revizuirea cerințelor, NetCable Solutions decide că poate executa lucrarea. Declară intenția de a răspunde:

1. Din pagina de detalii a solicitării, găsește secțiunea cu întrebarea „Will you respond to this solicitation?"
2. Apasă butonul Accept.

Platforma înregistrează intenția partenerului. Starea invitației se schimbă în „Will Respond". Elena vede actualizarea din tab-ul Partners al cererii sale.

Pasul 3.4: Partenerul creează oferta

După ce a declarat intenția de a răspunde, NetCable Solutions creează o ofertă formală:

1. NetCable Solutions navighează la pagina organizației proxy asociate parteneriatului cu firma Elenei.
2. Creează o ofertă nouă (conform fluxului standard de creare a ofertelor), legând-o de invitația cererii de ofertă.
3. Completează detaliile ofertei: produs, preț, grafic de plăți și termen de livrare.

Oferta este acum vizibilă pentru Elena prin portalul partenerului, dacă permisiunile de Proposal View sunt active pe parteneriat.

Rezultat: NetCable Solutions a revizuit cererea de ofertă, a confirmat intenția de a răspunde și a creat o ofertă formală. Elena poate vedea răspunsul partenerului și poate trece la evaluare.

4 Finalizează cererea de ofertă

Când termenul limită se apropie sau toți partenerii au răspuns, închizi cererea de ofertă pentru a opri primirea de noi răspunsuri. Urmează faza de evaluare: selectezi candidații pe o listă scurtă, revizuiești ofertele lor și atribui contractul câștigătorului.

Pasul 4.1: Închide cererea de ofertă

1. Elena navighează la pagina de detalii a cererii de ofertă.
2. Apasă pe meniul de acțiuni (iconița cu trei bare) și selectează Close RFP.
3. Se deschide un formular de confirmare. Elena confirmă închiderea.

Statusul cererii se schimbă din Published în Closed. Partenerii nu mai pot declara intenții noi, dar Elena poate evalua răspunsurile primite.

Pasul 4.2: Adaugă partenerul pe lista scurtă

Lista scurtă (shortlist) grupează partenerii pe care îi consideri candidați serioși pentru atribuirea contractului.

1. Din tab-ul Partners al cererii de ofertă, Elena vede lista partenerilor cu starea fiecăruia.
2. Lângă NetCable Solutions (care are starea „Will Respond"), apasă butonul de Shortlist.

Partenerul este marcat ca „Shortlisted". Dacă ai mai mulți parteneri care au răspuns, poți adăuga mai mulți pe lista scurtă. Poți și să elimini un partener de pe listă folosind butonul de Unshortlist.

Pasul 4.3: Revizuiește oferta partenerului

Elena dorește să vadă detaliile ofertei trimise de NetCable Solutions:

1. Din tab-ul Partners, dacă partenerul are o ofertă legată de cerere și permisiunea Proposal View este activă pe parteneriat, Elena vede indicatorul „Proposal exists".
2. Elena navighează la portalul partenerului pentru a vedea oferta în detaliu.
3. Portalul partenerului afișează oferta cu toate detaliile: produs, preț, grafic de plăți.

Pasul 4.4: Atribuie cererea de ofertă

După evaluare, Elena decide să atribuie contractul către NetCable Solutions. Atribuirea se face prin acceptarea ofertei partenerului selectat de pe lista scurtă.

1. Din portalul partenerului, Elena navighează la oferta NetCable Solutions.
2. Apasă butonul Accept pe oferta partenerului.
3. Se deschide un formular de confirmare. Elena confirmă acceptarea.

Platforma acceptă oferta și marchează cererea de ofertă cu statusul Awarded. NetCable Solutions este marcat ca câștigător. Oferta acceptată se transformă automat într-un proiect activ în spațiul de lucru al partenerului.

Pasul 4.5: Verifică rezultatul

1. Elena revine la pagina de detalii a cererii de ofertă.
2. Statusul afișează Awarded.
3. Tab-ul Partners arată NetCable Solutions cu badge-ul „Winner".
4. Din subsolul cardului, link-ul PROJECT duce la proiectul creat din oferta câștigătoare, vizibil prin portalul partenerului.

Rezultat: Cererea de ofertă a fost finalizată. NetCable Solutions a câștigat contractul pentru recablarea rețelei. Elena poate monitoriza progresul prin portalul partenerului, vizualizând proiectul, livrabilele și plățile conform permisiunilor configurate.

Ce ai realizat

Ai parcurs fluxul complet de colaborare între organizații: de la stabilirea parteneriatului până la atribuirea contractului printr-un proces formal de cerere de ofertă. Partenerul poate acum lucra la proiect, iar tu poți monitoriza progresul prin portalul partenerului.

Pași următori

Cu parteneriatul activ și contractul atribuit, poți continua cu:

• Monitorizarea proiectului partenerului - vizualizezi progresul livrabilelor, statusurile produselor și plățile prin portalul partenerului
• Suport inter-organizațional - ambele organizații pot crea tichete de suport una către cealaltă, cu rutare automată și timeline complet
• Gestionarea activelor - urmărești activele instalate la client cu traceabilitate completă de la vânzare la suport

Aceste subiecte sunt acoperite în tutorialele și ghidurile ulterioare.

Rezolvarea problemelor frecvente