Tutorial 14 min

Configurează un flux operațional

Creează un proces operațional cu etape, puncte de aprobare și reguli de mișcare, apoi urmărește elementele prin flux pe Proiect.ro.

1 Apr, 2026 · Octavian Gherghinis Actualizat 1 Apr, 2026
Operațiuni Transformare Digitală

Acest tutorial te ghidează prin doi pași prin care transformi un proces recurent al firmei tale într-un flux operațional structurat:

  1. Configurezi procesul operațional - creezi procesul, definești etapele (Input, Internal, Output, Final), setezi reguli de mișcare și adaugi puncte de aprobare
  2. Gestionezi elementele operaționale - introduci elemente noi în proces, le avansezi prin etape, le aprobi la punctele de control și le urmărești până la finalizare

La final, vei avea un flux operațional funcțional prin care echipa ta poate procesa sistematic orice tip de solicitare - de la primire până la finalizare.

Scenariul nostru

Elena - directoarea firmei de consultanță IT pe care o cunoaștem din tutorialele anterioare - constată că firma a crescut suficient încât are nevoie de procese interne standardizate. Fiecare client nou trece printr-un set de pași: verificarea documentelor, configurarea accesului la sisteme, instruirea echipei și predarea către managerul de cont. Până acum, acești pași erau urmăriți prin email și notițe, dar doi clienți recenți au avut întârzieri din cauza unor pași omisi.

Elena decide să creeze un proces operațional de Onboarding Client care:

  • Primește solicitări de onboarding pentru fiecare client nou
  • Ghidează echipa prin etapele necesare, în ordine
  • Include un punct de aprobare înainte de predarea finală
  • Marchează onboarding-ul ca finalizat doar după ce toate etapele au fost parcurse

Să parcurgem pașii împreună.

Cerințe

Înainte de a începe, asigură-te că:

  • Ai parcurs Tutorialul 1: Prima zi (sau ai deja un spațiu de lucru cu roluri și membri configurați)
  • Ești autentificat și ai acces la spațiul de lucru
  • Ai permisiuni de configurare a proceselor operaționale (administratorul spațiului de lucru le are implicit)
  • Funcționalitatea Operations este activată în setările spațiului de lucru

1 Configurează procesul operațional

Un proces operațional este o secvență de etape prin care trec elementele de lucru - de la intrare la finalizare. Fiecare etapă are un tip (Input, Internal, Output sau Final) care determină rolul ei în flux. Poți adăuga puncte de aprobare pe etapele critice și poți controla dacă elementele pot fi mutate înapoi sau pot sări peste etape.

Pasul 1.1: Navighează la pagina de configurare

  1. În bara laterală din stânga, apasă pe Definitions.
  2. Pe pagina de definiții, caută cardul Operational Processes și apasă butonul Configure Processes.

Se deschide pagina Operational Processes, care afișează lista proceselor configurate. Dacă este prima dată, lista va fi goală.

Pasul 1.2: Creează procesul

  1. Apasă butonul Add Process din colțul din dreapta sus al cardului.
  2. Se deschide formularul de creare. Completează câmpurile:
    • Process Name - numele procesului. Elena introduce: Onboarding Client
    • Description - o descriere a scopului (opțional). Elena scrie: Procesul de integrare a unui nou client, de la documentație la predare către managerul de cont.
    • Allow Backward Move - bifează dacă vrei să permiți mutarea elementelor înapoi la o etapă anterioară. Elena lasă nebifat - onboarding-ul trebuie să meargă doar înainte.
    • Allow Skip Move - bifează dacă vrei să permiți saltul peste etape. Elena lasă nebifat - fiecare etapă trebuie parcursă.
  3. Apasă butonul de confirmare.

Platforma creează procesul și îl afișează în listă. Poți vedea că are 0 etape și 0 elemente - urmează să adaugi etapele.

Pasul 1.3: Deschide detaliile procesului

Pentru a adăuga etape, trebuie să deschizi detaliile procesului.

  1. Pe rândul procesului Onboarding Client, apasă pe iconița de etape (simbolul de secvență) din dreapta numelui.
  2. Se deschide secțiunea de etape. Momentan nu există nicio etapă configurată.

Pasul 1.4: Adaugă prima etapă (Input)

Prima etapă a oricărui proces este de tip Input - aici intră elementele noi. Fiecare proces are nevoie de cel puțin o etapă de tip Input.

  1. Apasă butonul Add Stage de sub lista de etape.
  2. Completează câmpurile:
    • Stage Name: Primire solicitare
    • Description: Clientul nou a semnat contractul. Se inițiază procesul de onboarding.
    • Instructions: Verifică datele clientului și documentele contractuale. Confirmă datele de contact ale persoanei responsabile din partea clientului.
    • Stage Type: selectează Input
    • Sequence Number: 1 (pre-completat automat)
    • Active: bifat (implicit)
    • Requires Approval: nebifat (etapele de tip Input nu pot avea aprobare)
  3. Confirmă crearea.

Etapa apare în lista procesului, cu badge-ul INPUT alături de nume.

Pasul 1.5: Adaugă etapele de procesare (Internal)

Etapele de tip Internal reprezintă munca propriu-zisă. Elena adaugă două etape interne:

  1. Apasă din nou Add Stage și creează etapa:
    • Stage Name: Configurare acces sisteme
    • Instructions: Creează conturile clientului în sistemele interne. Configurează accesul VPN dacă este necesar. Trimite credențialele pe email securizat.
    • Stage Type: Internal
    • Sequence Number: 2
    • Requires Approval: nebifat
  2. Confirmă și adaugă a doua etapă internă:
    • Stage Name: Training echipă client
    • Instructions: Planifică și susține sesiunea de training cu echipa clientului. Livrează materialele de instruire.
    • Stage Type: Internal
    • Sequence Number: 3
    • Requires Approval: bifat - Elena vrea ca un reviewer să confirme că training-ul a fost efectuat corect înainte de a trece mai departe
  3. Confirmă crearea.

Lista de etape arată acum trei rânduri. Etapa „Training echipă client" are un badge suplimentar Approval, indicând că elementele care ajung aici vor necesita aprobare înainte de a putea fi mutate mai departe.

Despre punctele de aprobare: Aprobarea poate fi activată doar pe etapele de tip Internal și Output, nu pe Input sau Final. Când un element ajunge pe o etapă cu aprobare, un utilizator cu rolul de Reviewer trebuie să îl aprobe (avansând elementul la următoarea etapă) sau să îl respingă (returnând elementul la etapa anterioară cu un motiv). Acest mecanism asigură control de calitate pe punctele critice ale procesului.

Pasul 1.6: Adaugă etapa de livrare (Output)

Etapa de tip Output marchează rezultatul procesului. Este și tipul de etapă care permite legarea procesului curent de un alt proces (dacă ai nevoie de fluxuri multi-departament).

  1. Apasă Add Stage și completează:
    • Stage Name: Predare către manager de cont
    • Instructions: Transferă toate informațiile către managerul de cont desemnat. Confirmă calendarul primei întâlniri de follow-up.
    • Stage Type: Output
    • Sequence Number: 4
    • Requires Approval: nebifat
  2. Confirmă crearea.

Pasul 1.7: Adaugă etapa finală (Final)

Etapa de tip Final marchează finalizarea completă a elementului. Când un element ajunge aici, este marcat automat ca terminat și nu mai poate fi mutat.

  1. Apasă Add Stage și completează:
    • Stage Name: Onboarding finalizat
    • Stage Type: Final
    • Sequence Number: 5
  2. Confirmă crearea.

Pasul 1.8: Verifică structura completă

Lista de etape arată acum procesul complet:

  • 1 - Primire solicitare INPUT
  • 2 - Configurare acces sisteme INTERNAL
  • 3 - Training echipă client INTERNAL Approval
  • 4 - Predare către manager de cont OUTPUT
  • 5 - Onboarding finalizat FINAL

Pasul 1.9: Configurează participările pe roluri

Participările definesc cine poate face ce în cadrul procesului. Fiecare rol din organizație poate primi un tip de participare: Submitter (poate crea elemente noi), Worker (poate procesa elemente), Reviewer (poate aproba sau respinge), Supervisor (acces complet) sau Observer (doar vizualizare).

  1. Pe rândul procesului Onboarding Client, apasă pe iconița de participări (simbolul de persoane).
  2. Se deschide secțiunea de participări. Apasă butonul de adăugare a unei participări.
  3. Completează prima participare:
    • Role: selectează rolul de Sales Manager (sau rolul echivalent din configurația ta)
    • Participation Type: Submitter - managerii de vânzări pot iniția solicitări de onboarding
  4. Confirmă și adaugă a doua participare:
    • Role: selectează rolul de Project Manager
    • Participation Type: Worker - managerii de proiect procesează elementele prin etape
  5. Adaugă a treia participare:
    • Role: selectează rolul de Administrator (sau directorul operațional)
    • Participation Type: Reviewer - administratorul aprobă la punctele de control
Sfat: Poți adăuga mai multe participări pentru același rol cu tipuri diferite. De exemplu, un Supervisor are acces complet la proces - poate crea, procesa, aproba și vizualiza elemente. Un Observer poate doar să vadă elementele fără să le modifice. Folosește participările pentru a reflecta exact cine trebuie să fie implicat și în ce capacitate.

Rezultat: Procesul „Onboarding Client" este configurat cu cinci etape ordonate, un punct de aprobare pe etapa de training și participări definite pe roluri. Procesul este gata să primească elemente.

2 Gestionează elementele operaționale

Cu procesul configurat, echipa poate începe să lucreze. Fiecare element operațional reprezintă o instanță concretă a procesului - în cazul nostru, onboarding-ul unui client specific. Elementele intră pe prima etapă (Input) și progresează prin etapele procesului până ajung la Final.

Pasul 2.1: Navighează la pagina Operations

  1. În bara laterală din stânga, apasă pe Operations.
  2. Se deschide pagina de operațiuni cu trei tab-uri:
    • My Tasks - elementele atribuite ție
    • My Approvals - elementele care așteaptă aprobarea ta
    • Operations - vizualizarea pe procese

Pasul 2.2: Creează un element operațional nou

Elena tocmai a semnat contractul cu un client nou - TechVision SRL. Trebuie să inițieze procesul de onboarding.

  1. Apasă butonul Add Task din colțul din dreapta sus.
  2. Se deschide formularul de creare. Completează câmpurile:
    • Process - selectează procesul. Elena alege: Onboarding Client
    • Item Name - numele elementului. Elena introduce: Onboarding TechVision SRL
    • Description: Onboarding complet pentru TechVision SRL - contract semnat pe 01.04.2026, pachet Standard.
    • Priority - nivelul de prioritate. Elena selectează: High (clientul are termen strâns de lansare)
    • Due Date: 2026-04-15
    • Customer - clientul asociat (opțional). Elena selectează: TechVision SRL
    • Customer Asset - activul asociat (opțional). Elena lasă gol - nu este legat de un activ specific.
  3. Apasă butonul de confirmare.

Platforma creează elementul și îl plasează automat pe prima etapă de tip Input a procesului - în cazul nostru, „Primire solicitare". Poți vedea elementul pe tab-ul My Tasks sau navigând la procesul specific din tab-ul Operations.

Unde apar elementele noi: Elementul creat intră automat pe prima etapă de tip Input a procesului selectat. Nu alegi manual etapa de start - procesul determină acest lucru automat. Dacă procesul nu are nicio etapă de tip Input activă, elementul nu poate fi creat.

Pasul 2.3: Vizualizează elementul pe proces

  1. Apasă pe tab-ul Operations din pagina de operațiuni.
  2. Vei vedea procesele la care participi. Apasă pe Onboarding Client.
  3. Se deschide pagina procesului, cu etapele afișate ca secțiuni. Pe etapa „Primire solicitare" apare elementul Onboarding TechVision SRL cu badge-ul de prioritate High.

Pasul 2.4: Deschide elementul și avansează-l

Elena a verificat documentele contractuale și datele de contact. Elementul este gata să treacă la următoarea etapă.

  1. Apasă pe numele elementului Onboarding TechVision SRL pentru a deschide pagina de detalii.
  2. Pagina arată informațiile elementului: proces, etapa curentă, prioritate, proprietar, data scadentă și instrucțiunile etapei curente.
  3. Apasă pe iconița de meniu (cele trei bare orizontale) din dreapta sus.
  4. Din meniul dropdown, selectează Move to Configurare acces sisteme.
  5. Se deschide un formular de tranziție. Poți adăuga note despre ce s-a realizat la etapa curentă. Elena scrie: Documente verificate. Contact principal: Ana Ionescu, ana@techvision.ro.
  6. Confirmă mutarea.

Platforma mută elementul la etapa „Configurare acces sisteme". Etapa curentă se actualizează, iar instrucțiunile noii etape sunt afișate pe pagina elementului.

Pasul 2.5: Continuă procesarea și ajunge la aprobare

Elena (sau un coleg cu rol de Worker) configurează accesul la sisteme și avansează elementul:

  1. Din pagina elementului, deschide meniul și selectează Move to Training echipă client.
  2. Adaugă note: Conturi create: portal client, VPN, sistem ticketing. Credențiale trimise.
  3. Confirmă mutarea.

Elementul ajunge pe etapa „Training echipă client". Această etapă are Requires Approval activat, deci elementul nu poate fi mutat mai departe printr-o simplă acțiune de Move. În schimb, meniul afișează opțiunile de aprobare.

Etapa cu aprobare: Când un element se află pe o etapă cu aprobare activată, acțiunea „Move to" nu este disponibilă. În loc, apar opțiunile Approve & Move to și Reject & Return to. Doar utilizatorii cu participare de tip Reviewer sau Supervisor pot efectua aceste acțiuni.

Pasul 2.6: Aprobă elementul la punctul de control

Elena, în calitate de Reviewer (sau un coleg cu acest rol), verifică că training-ul a fost efectuat corect și aprobă elementul.

  1. Deschide pagina elementului Onboarding TechVision SRL.
  2. Dacă ai tab-ul My Approvals, poți găsi elementul și de acolo.
  3. Din meniul dropdown, selectează Approve & Move to Predare către manager de cont.
  4. Se deschide formularul de aprobare. Poți adăuga note. Elena scrie: Training confirmat. Participanți: 4 persoane. Materialele au fost predate.
  5. Confirmă aprobarea.

Platforma aprobă elementul și îl mută la etapa „Predare către manager de cont". Decizia de aprobare este înregistrată în istoricul elementului cu timestamp și identitatea celui care a aprobat.

Pasul 2.7: Finalizează elementul

Managerul de cont a preluat clientul și prima întâlnire de follow-up este planificată. Elena avansează elementul la etapa finală.

  1. Din pagina elementului, deschide meniul și selectează Move to Onboarding finalizat.
  2. Adaugă note: Predare completă către Andrei. Prima întâlnire de follow-up: 20.04.2026.
  3. Confirmă mutarea.

Elementul ajunge pe etapa de tip Final și este marcat automat ca Finished. Nu mai poate fi mutat sau modificat. Badge-ul „Finished" apare pe pagina elementului.

Pasul 2.8: Verifică istoricul complet

  1. Din pagina elementului, apasă pe linkul History de sub informațiile principale.
  2. Se afișează cronologia completă a elementului:
    • Când a intrat în fiecare etapă și când a ieșit
    • Cine a efectuat fiecare mutare
    • Notele adăugate la fiecare tranziție
    • Deciziile de aprobare (aprobat/respins) cu motivele aferente
Sfat: Istoricul oferă trasabilitate completă. Poți vedea exact cât timp a petrecut un element pe fiecare etapă, identificând astfel etapele care durează cel mai mult - informații utile pentru optimizarea procesului pe termen lung.

Rezultat: Elementul „Onboarding TechVision SRL" a parcurs toate cele cinci etape ale procesului, inclusiv punctul de aprobare, și a fost finalizat cu un istoric complet al fiecărei tranziții.

Ce ai realizat

După parcurgerea acestui tutorial, ai:

  • Un proces operațional configurat - cu cinci etape ordonate (Input, Internal cu aprobare, Output, Final), reguli de mișcare restrictive și participări pe roluri
  • Un element procesat de la cap la coadă - creat, avansat prin etape, aprobat la punctul de control și finalizat, cu note la fiecare tranziție
  • Un istoric de audit complet - cu timestamps, decizii de aprobare și identitatea fiecărei persoane care a acționat asupra elementului

Ai parcurs fluxul complet de la configurarea unui proces operațional până la procesarea unui element prin toate etapele sale. De aici, poți crea oricâte procese ai nevoie - mentenanță echipamente, procesare facturi, cereri de achiziție, sau orice flux recurent al organizației tale.

Pași următori

Acesta a fost ultimul tutorial din seria de introducere. Acum ai parcurs toate capacitățile principale ale platformei - de la configurarea spațiului de lucru la vânzări, livrare, suport, parteneriate, active și operațiuni.

Pentru a aprofunda, poți continua cu:

Rezolvarea problemelor frecvente

Funcționalitatea Operations trebuie să fie activată în setările spațiului de lucru. Accesează setările (din meniul administratorului) și verifică dacă flag-ul Operations este activ. De asemenea, trebuie să ai un rol cu permisiunile necesare pentru a vedea secțiunea de operațiuni.

Pentru a crea elemente într-un proces, trebuie să ai o participare de tip Submitter, Worker sau Supervisor pe acel proces. Verifică participările procesului din pagina Definitions > Operational Processes și asigură-te că rolul tău este asociat cu tipul de participare potrivit.

Elementul se află pe o etapă cu aprobare activată. Nu poți folosi acțiunea „Move to" pe o astfel de etapă. Trebuie să folosești Approve & Move to pentru a aproba și avansa elementul, sau Reject & Return to pentru a-l respinge. Doar utilizatorii cu participare de tip Reviewer sau Supervisor pot efectua aceste acțiuni.

Când un element este respins, este trimis înapoi la etapa anterioară. De acolo, un Worker sau Supervisor poate efectua corecțiile necesare și muta elementul din nou înainte către etapa de aprobare. Decizia de respingere este înregistrată în istoricul elementului cu motivul specificat.

Un proces nu poate fi șters dacă are elemente în desfășurare (nefinalizate). Trebuie fie să finalizezi toate elementele, fie să le ștergi individual. Alternativ, poți dezactiva procesul - elementele existente rămân accesibile, dar nu se mai pot crea elemente noi. Procesele cu linkuri către alte procese trebuie mai întâi deconectate.

Aprobarea poate fi activată doar pe etapele de tip Internal și Output. Etapele de tip Input (punct de intrare) și Final (punct de finalizare) nu acceptă aprobare. Dacă ai nevoie de o verificare la intrare, adaugă o etapă de tip Internal imediat după etapa de Input și activează aprobarea pe ea.
Tutoriale
Ghiduri asociate

ISO 9001 - Quality Management

Angajamentul nostru de a îmbunătăți continuu serviciile pentru tine, de a te asculta și de a te ajuta să obții cât mai multă valoare.

ISO 27001 - Information Security

Angajamentul nostru de a folosi măsurile de securitate potrivite pentru ca datele tale să fie accesibile doar de tine și echipa ta.

General Data Protection Regulation

Datele tale personale sunt stocate în Uniunea Europeană și sunt protejate de Regulamentul General privind Protecția Datelor.

Creează Cont

Transformă-ți afacerea într-o organizație mai eficientă și mai profitabilă. Creează un cont gratuit și descoperă ce poți face cu platforma noastră.

Creează Cont

Funcționalități

Descoperă Posibilitățile

Echipa

Colaborează Eficient

Cunoaștere

Resurse și Ghiduri