Livrează primul tău proiect

Aplică un șablon de lucru, loghează ore și resurse, urmărește costurile și cheltuielile pe proiect. Tutorial pas cu pas.

Acest tutorial te ghidează prin patru pași pe care îi parcurgi când proiectul intră în faza de livrare:

1. Aplici un șablon de lucru pe proiect - în loc să creezi manual fiecare element de lucru, folosești un șablon predefinit care generează întreaga structură
2. Înregistrezi orele lucrate - membrii echipei loghează timpul efectiv petrecut pe fiecare element de lucru
3. Înregistrezi utilizarea resurselor - urmărești consumul de echipamente și materiale pe elementele de lucru
4. Gestionezi costurile și cheltuielile - adaugi costuri bugetate și apoi cheltuieli reale pe măsură ce apar

La final, vei avea un proiect populat cu elemente de lucru din șablon, cu ore logate, resurse consumate și cheltuieli urmărite - totul necesar pentru a monitoriza progresul și sănătatea financiară a proiectului.

Scenariul nostru

Cerințe

Înainte de a începe, asigură-te că:

• Ai parcurs Tutorialul 3: Oferta câștigată (sau ai deja un proiect activ cu o configurație WBS setată)
• Spațiul de lucru are cel puțin un șablon de lucru creat (din secțiunea Definitions > Work Templates)
• Proiectul are membrii echipei alocați prin rezervări (team bookings) - necesare pentru logarea orelor
• Proiectul are resurse rezervate (resource bookings) - necesare pentru înregistrarea utilizării resurselor
• Spațiul de lucru are definite categorii de cost (din secțiunea Definitions > Cost Types)
• Ai permisiuni de gestionare a proiectelor, elementelor de lucru și a finanțelor proiectului

1 Aplică un șablon de lucru pe proiect

În tutorialul anterior, Elena a creat manual elementele de lucru ale proiectului - livrabile, activități și jaloane. Aceasta funcționează bine pentru proiecte unice, dar firma Elenei efectuează audituri IT în mod regulat. În loc să recreeze aceeași structură de fiecare dată, a definit un șablon de lucru reutilizabil numit „Audit IT Standard" care conține întreaga ierarhie de sarcini necesare unui audit.

Acum, Elena va aplica acest șablon pe proiectul Meridian Logistics pentru a genera automat toate elementele de lucru, cu efortul estimat și tipurile corecte.

Pasul 1.1: Navighează la tab-ul Work al proiectului

1. Din bara laterală din stânga, apasă pe Projects.
2. Apasă pe numele proiectului Audit IT Meridian Logistics pentru a deschide pagina de detalii.
3. Apasă pe tab-ul Work pentru a vedea structura de descompunere a proiectului (WBS).

În partea de sus a tab-ului Work, vei vedea configurația WBS a proiectului. Lângă numele configurației, există un buton Work item templates.

Pasul 1.2: Vezi șabloanele disponibile

1. Apasă butonul Work item templates din zona de configurare WBS.
2. Se deschide lista de șabloane disponibile, grupate în două secțiuni:
   • Șabloane compatibile cu configurația WBS a proiectului - afișate cu un badge verde, confirmă că structura șablonului respectă regulile WBS ale proiectului
   • General - șabloane fără o configurație WBS specifică, utilizabile în orice proiect
3. Fiecare șablon afișează: numele, tipul elementului de lucru (Deliverable, Activity etc.), orele estimate totale și numărul de zile estimate.

Pasul 1.3: Apasă Add to project

1. Identifică șablonul Audit IT Standard în lista de șabloane.
2. Apasă butonul Add to project din dreptul șablonului.
3. Se deschide pagina de configurare a instanțierii, împărțită în două coloane:
   • Stânga: Instantiation Settings - formularul de configurare
   • Dreapta: Template Preview - previzualizarea ierarhiei de elemente care vor fi create

Pasul 1.4: Configurează setările de instanțiere

Formularul de configurare conține câteva opțiuni importante:

1. Parent Work Item - selectează elementul de lucru părinte sub care vor fi create noile elemente. Elena selectează livrabilul „Raport de evaluare infrastructură IT" pentru a adăuga sarcinile de audit sub acesta. Lasă gol dacă vrei să creezi elementele la nivelul rădăcină al proiectului.
2. Default Owner - persoana responsabilă care va fi atribuită tuturor elementelor de tip execuție. Elena îl selectează pe Andrei ca responsabil implicit.
3. Product - asociază elementele de lucru cu un produs din proiect (opțional).
4. Milestone Dates - dacă șablonul conține jaloane, completează datele pentru fiecare jalon.

Pasul 1.5: Creează elementele de lucru

1. Verifică previzualizarea din coloana din dreapta. Vei vedea lista completă a elementelor de lucru care vor fi create, cu indentare ierarhică și orele estimate.
2. Apasă butonul Create Work Items.
3. Platforma creează toate elementele de lucru din șablon, păstrând ierarhia, tipurile, descrierile și orele estimate.

Ești redirecționat înapoi la pagina proiectului, unde arborele WBS arată acum toate elementele noi create din șablon.

Rezultat: Proiectul „Audit IT Meridian Logistics" are acum o structură completă de elemente de lucru generată din șablonul „Audit IT Standard". Toate sarcinile sunt create cu tipurile corecte, orele estimate și persoana responsabilă atribuită. Elena a economisit timp semnificativ comparativ cu crearea manuală.

2 Înregistrează orele lucrate

Cu structura de lucru pregătită, echipa poate începe lucrul efectiv. Fiecare membru al echipei înregistrează timpul petrecut pe elementele de lucru atribuite - acest lucru este esențial pentru urmărirea progresului, calculul costurilor și compararea efortului real cu cel estimat.

Pasul 2.1: Navighează la elementul de lucru

1. Din pagina proiectului, apasă pe tab-ul Work pentru a vedea arborele WBS.
2. Apasă pe numele elementului de lucru pe care vrei să înregistrezi ore - de exemplu, Inventariere echipamente și rețea.
3. Se deschide pagina de detalii a elementului de lucru.

Pasul 2.2: Accesează tab-ul Logged Work

1. Pe pagina elementului de lucru, apasă pe tab-ul Logged Work.
2. Vei vedea lista înregistrărilor de timp existente (inițial goală) și butonul Add Work Log în colțul din dreapta sus.

Pasul 2.3: Adaugă o înregistrare de timp

Andrei a lucrat 6 ore la inventarierea echipamentelor pe 5 mai. Elena îl ajută să logheze orele:

1. Apasă butonul Add Work Log.
2. Se deschide un formular modal cu câmpurile:
   • Booking - selectează rezervarea echipei. Platforma filtrează automat doar rezervările care aparțin membrului și proiectului curent
   • Work Date - data la care a fost efectuată munca. Andrei introduce: 2026-05-05
   • Hours Worked - numărul de ore lucrate. Andrei introduce: 6
   • Note - notă opțională despre munca efectuată. Andrei scrie: Scanat rețeaua internă, inventariat 47 de stații de lucru și 12 echipamente de rețea.
3. Apasă butonul Log Work.

Platforma salvează înregistrarea. Formularul modal se închide, iar lista de ore logate se actualizează automat pentru a afișa noua înregistrare.

Pasul 2.4: Continuă logarea pe parcursul proiectului

Andrei repetă procesul zilnic sau la finalul fiecărei sesiuni de lucru:

• 6 mai - 8 ore pe „Inventariere echipamente și rețea"
• 7 mai - 4 ore pe „Evaluare securitate și backup"

Fiecare membru al echipei poate loga ore doar pe elementele de lucru ale proiectelor la care este alocat prin rezervări.

Pasul 2.5: Editează sau șterge o înregistrare

Dacă Andrei a introdus ore greșit:

1. Din tab-ul Logged Work al elementului de lucru, identifică înregistrarea pe care vrei să o corectezi.
2. Apasă butonul Edit de pe înregistrare pentru a modifica orele, data sau nota.
3. Alternativ, apasă butonul Delete pentru a elimina complet o înregistrare incorectă. Confirmă ștergerea.

Rezultat: Elementele de lucru ale proiectului au acum înregistrări de timp care reflectă efortul real al echipei. Elena poate compara orele logate cu orele estimate din șablonul aplicat pentru a urmări progresul și a identifica eventualele depășiri.

3 Înregistrează utilizarea resurselor

Pe lângă orele lucrate de echipă, proiectele folosesc și resurse fizice - echipamente, materiale, vehicule sau instrumente. Când aceste resurse au fost rezervate pe proiect prin ofertă, membrii echipei pot înregistra utilizarea lor efectivă pentru compararea cu planul inițial.

Pasul 3.1: Navighează la elementul de lucru

1. Din arborele WBS al proiectului, apasă pe elementul de lucru relevant - de exemplu, Inventariere echipamente și rețea.
2. Se deschide pagina de detalii a elementului de lucru.

Pasul 3.2: Accesează tab-ul Resources

1. Apasă pe tab-ul Resources din pagina elementului de lucru.
2. Vei vedea lista de utilizări ale resurselor (inițial goală) și butonul Add Resource Usage în colțul din dreapta sus.

Pasul 3.3: Înregistrează utilizarea unei resurse

Andrei a folosit scanner-ul de rețea timp de 4 ore pe 5 mai pentru inventarierea echipamentelor:

1. Apasă butonul Add Resource Usage.
2. Se deschide un formular modal cu câmpurile:
   • Resource Booking - selectează rezervarea resursei. Platforma listează doar rezervările de resurse active pe proiect. Andrei selectează rezervarea pentru „Scanner rețea Fluke"
   • Usage Date - data utilizării. Andrei introduce: 2026-05-05
   • Usage Quantity - cantitatea utilizată (în unitatea relevantă - ore, bucăți etc.). Andrei introduce: 4
   • Note - notă opțională. Andrei scrie: Scanare completă rețea etaj 1 și 2.
3. Apasă butonul Log Resource Usage.

Platforma salvează utilizarea resursei. Formularul se închide, iar lista se actualizează.

Pasul 3.4: Editează sau șterge o înregistrare de utilizare

1. Din tab-ul Resources, identifică înregistrarea pe care vrei să o corectezi.
2. Apasă butonul Edit pentru a modifica cantitatea, data, rezervarea sau nota.
3. Sau apasă butonul Delete și confirmă ștergerea pentru a elimina o înregistrare incorectă.

Rezultat: Proiectul are acum înregistrări de utilizare a resurselor legate de elementele de lucru corespunzătoare. Elena poate urmări consumul real de echipamente și materiale comparativ cu rezervările inițiale.

4 Gestionează costurile și cheltuielile proiectului

Ultima piesă a puzzle-ului financiar este urmărirea costurilor și cheltuielilor. Platforma face distincție între două concepte:

• Costuri (bugetate) - sumele pe care le planifici să le cheltuiești. Acestea formează bugetul proiectului
• Cheltuieli (reale) - sumele efectiv plătite. Acestea reflectă realitatea financiară

Ambele pot fi adăugate în două moduri: ca un cost direct (selectezi o categorie de cost și introduci suma manual) sau ca un cost bazat pe resursă (selectezi un tarif de resursă, iar suma este calculată automat pe baza tarifului).

Pasul 4.1: Navighează la tab-ul Costs & Expenses

1. Din arborele WBS al proiectului, apasă pe elementul de lucru pe care vrei să adaugi costuri - de exemplu, Inventariere echipamente și rețea.
2. Pe pagina elementului de lucru, apasă pe tab-ul Costs & Expenses.
3. Tab-ul este împărțit în două secțiuni: Costs (sus) și Expenses (jos).

Pasul 4.2: Adaugă un cost bugetat direct

Elena vrea să bugeteze 500 RON pentru licența software de audit de rețea:

1. În secțiunea Costs, apasă butonul Add Direct Cost.
2. Se deschide un formular modal cu câmpurile:
   • Cost Type - selectează categoria de cost din ierarhia definită. Elena selectează „Software" (sau categoria echivalentă din ierarhia de costuri)
   • Expected Date - data estimată a cheltuielii: 2026-05-05
   • Expected Amount - suma bugetată: 500.00
   • Units - cantitatea (opțional): 1
   • UOM - unitatea de măsură (opțional): licență
   • Note - notă opțională: Licență anuală Nmap Pro pentru audit rețea
3. Apasă butonul Add Direct Cost pentru a salva.

Formularul se închide. Costul bugetat apare în secțiunea Costs a elementului de lucru.

Pasul 4.3: Adaugă un cost bugetat bazat pe resursă

Elena vrea să bugeteze și costul utilizării scanner-ului de rețea, pe baza tarifului definit pentru acea resursă:

1. Apasă butonul Add Resource Cost.
2. Se deschide un formular cu două opțiuni: Cost Type (stânga) sau Resource Cost (dreapta), separate de textul „OR". Selectezi una dintre ele:
   • Selectează Resource Cost din lista din dreapta - de exemplu, „Scanner rețea Fluke - 50 RON/h"
   • Se activează automat câmpul Resource Booking, unde selectezi rezervarea resursei pe proiect
   • Câmpul Expected Amount se completează automat cu tariful resursei și devine needitabil
3. Completează restul câmpurilor:
   • Expected Date: 2026-05-05
   • Units: 8
   • UOM: hours
4. Apasă butonul Add Cost pentru a salva.

Pasul 4.4: Adaugă o cheltuială reală directă

După ce Andrei a efectuat lucrul și licența a fost achiziționată, Elena înregistrează cheltuiala efectivă:

1. În secțiunea Expenses a aceluiași element de lucru, apasă butonul Add Direct Expense.
2. Se deschide un formular similar cu cel de costuri, dar cu câmpuri adaptate pentru cheltuieli reale:
   • Cost Type - aceeași categorie: „Software"
   • Actual Date - data efectivă a plății: 2026-05-06
   • Actual Amount - suma efectiv plătită: 475.00
   • Units: 1
   • UOM: licență
   • Note: Achiziție efectuată cu 5% reducere.
3. Apasă butonul Add Direct Expense pentru a salva.

Cheltuiala apare în secțiunea Expenses. Elena poate acum compara bugetul (500 RON) cu cheltuiala reală (475 RON).

Pasul 4.5: Adaugă o cheltuială bazată pe resursă

Similar cu costul bazat pe resursă, poți înregistra o cheltuială bazată pe tariful resursei:

1. Apasă butonul Add Resource Expense.
2. Selectează Resource Cost - de exemplu, „Scanner rețea Fluke - 50 RON/h".
3. Selectează Resource Booking - rezervarea scanner-ului pe proiect.
4. Completează Actual Date și restul câmpurilor.
5. Apasă butonul Add Expense pentru a salva.

Pasul 4.6: Editează sau șterge costuri și cheltuieli

1. Din secțiunea Costs sau Expenses, identifică înregistrarea pe care vrei să o modifici.
2. Apasă butonul Edit pentru a modifica suma, data, categoria sau nota.
3. Apasă butonul Delete și confirmă ștergerea pentru a elimina o înregistrare.

Rezultat: Elementele de lucru ale proiectului au acum costuri bugetate și cheltuieli reale atașate. Elena poate urmări variațiile între buget și realitate - în cazul nostru, licența software a costat cu 25 RON mai puțin decât bugetul estimat. Aceste date alimentează analiza bugetară a proiectului.

Ce ai realizat

Ai parcurs fluxul complet de livrare: de la structurarea rapidă a proiectului folosind un șablon, prin urmărirea efortului și resurselor, până la monitorizarea cheltuielilor. Proiectul tău are acum toate datele necesare pentru o analiză financiară completă.

Pași următori

Cu proiectul în livrare activă, poți continua cu:

• Planificarea programului proiectului - definește dependențe între sarcini și calculează drumul critic (CPM)
• Analiza bugetară - compară bugetul din ofertă cu costurile reale ale proiectului
• Analiza Earned Value - monitorizează performanța proiectului prin indicii SPI și CPI
• Suport post-livrare - configurează centrul de suport și gestionează tichetele de la client

Suportul post-livrare este acoperit în tutorialul următor: Suport post-livrare pentru clientul tău.

Rezolvarea problemelor frecvente