Tutorial 12 min

Oferta câștigată: De la acceptare la proiect activ

Avansează oferta prin pâlnia de vânzări, obține acceptarea clientului și descompune proiectul în elemente de lucru pe Proiect.ro. Tutorial pas cu pas.

1 Apr, 2026 · Octavian Gherghinis Actualizat 1 Apr, 2026
Management de Proiect Vânzări și Ofertare

Acest tutorial te ghidează prin trei pași pe care îi parcurgi când o ofertă se transformă în proiect:

  1. Gestionezi ciclul de viață al ofertei - avansezi oferta prin etapele pâlniei de vânzări și înregistrezi activitățile comerciale
  2. Obții acceptarea clientului - marchezi oferta ca câștigată, fie manual, fie prin portalul client
  3. Descompui proiectul în elemente de lucru - construiești structura proiectului cu livrabile, activități și sarcini

La final, vei avea un proiect activ cu o structură de lucru clară, gata pentru echipa ta să înceapă livrarea.

Scenariul nostru

Elena - directoarea firmei de consultanță IT pe care am cunoscut-o în tutorialul anterior - a creat o ofertă pentru Meridian Logistics SRL. Oferta include produsul „Audit infrastructură IT" (preț fix, 8.500 RON) și are un grafic de plăți în două tranșe.

Meridian Logistics a evaluat oferta și a decis să accepte. Elena trebuie să facă trei lucruri:

  • Să avanseze oferta prin pâlnie - de la etapa inițială prin calificare și negociere până la „Câștigată"
  • Să marcheze oferta ca acceptată - transformând-o automat în proiect activ
  • Să structureze proiectul - creând elementele de lucru necesare livrării auditului IT

Să parcurgem pașii împreună.

Cerințe

Înainte de a începe, asigură-te că:

  • Ai parcurs Tutorialul 2: De la lead la ofertă (sau ai deja o ofertă creată cu cel puțin un produs și un grafic de plăți)
  • Ești autentificat și ai acces la spațiul de lucru
  • Ai permisiuni de gestionare a ofertelor și proiectelor (administratorul spațiului de lucru le are implicit)
  • Spațiul de lucru are o pâlnie de vânzări configurată cu cel puțin câteva etape (Lead, Qualification, Proposal Sent, Won)

1 Gestionează ciclul de viață al ofertei

Ofertele parcurg etapele unei pâlnii de vânzări - de la lead la câștig sau pierdere. Pe măsură ce relația cu clientul avansează, tu muți oferta de la o etapă la alta. La fiecare tranziție poți adăuga note și poți loga activitățile comerciale (telefoane, emailuri, întâlniri) pentru a păstra un istoric complet.

Pasul 1.1: Navighează la pagina Sales

  1. În bara laterală din stânga, apasă pe Sales.
  2. Vei vedea lista pâlniilor de vânzări configurate. Apasă pe pâlnia în care se află oferta ta.

Se deschide pagina pâlniei, cu ofertele grupate pe etape. Oferta „Audit IT Meridian Logistics" se află în etapa inițială (de exemplu, Lead).

Pasul 1.2: Deschide oferta

  1. Apasă pe numele ofertei Audit IT Meridian Logistics pentru a deschide pagina de detalii.
  2. Vei vedea informațiile generale ale ofertei: valoare, marjă, date de valabilitate și etapa curentă.

Pasul 1.3: Înregistrează o activitate comercială

Înainte de a avansa oferta, Elena vrea să înregistreze întâlnirea telefonică pe care a avut-o cu Meridian Logistics. Activitățile comerciale creează un istoric al interacțiunilor cu clientul.

  1. Din pagina de detalii a ofertei, caută iconițele de activitate (telefon, email, întâlnire, notă).
  2. Apasă pe iconița de telefon pentru a deschide formularul de activitate.
  3. Completează detaliile:
    • Notele conversației - Elena scrie: Discuție cu directorul IT. Interesat de audit, solicită detalii despre metodologie și termen de livrare.
  4. Apasă butonul de confirmare pentru a salva activitatea.

Activitatea apare în fluxul de activități al ofertei, cu data și tipul interacțiunii.

Tipuri de activități: Poți înregistra apeluri telefonice, emailuri, întâlniri și note. Fiecare activitate captează cine a efectuat-o, când a avut loc și detaliile relevante. Acest istoric te ajută să înțelegi ce activități duc la câștigarea ofertelor și să colaborezi cu echipa pe aceeași oportunitate.

Pasul 1.4: Avansează oferta la următoarea etapă

După ce Elena a discutat cu clientul și a clarificat nevoile, poate avansa oferta din etapa „Lead" în etapa „Qualification".

  1. Din pagina de detalii a ofertei, caută meniul dropdown cu opțiunile de schimbare a etapei.
  2. Apasă pe Move to Qualification (sau etapa următoare din pâlnia ta).
  3. Se deschide un formular de tranziție. Poți adăuga note despre motivul avansării.
  4. Confirmă schimbarea etapei.

Platforma confirmă mutarea ofertei. Etapa curentă se actualizează în pagina de detalii și în vizualizarea pâlniei.

Pasul 1.5: Continuă avansarea prin etape

Elena repetă procesul pe măsură ce relația comercială progresează:

  • Qualification - Elena a confirmat bugetul și nevoile tehnice ale clientului
  • Proposal Sent - Elena a trimis oferta detaliată clientului

La fiecare etapă, Elena înregistrează activitățile relevante (emailul cu oferta trimisă, întâlnirea de prezentare) pentru a avea un istoric complet.

Pasul 1.6: Verifică istoricul de progresie

  1. Din pagina de detalii a ofertei, apasă pe linkul History de sub tab-uri.
  2. Vei vedea cronologia completă: când a intrat oferta în fiecare etapă, cât timp a stat acolo și cine a făcut fiecare mutare.
Sfat: Istoricul de progresie te ajută să identifici blocajele din procesul de vânzare. Dacă ofertele stau mult în etapa de negociere, poate trebuie să ajustezi abordarea. Aceste date sunt valoroase pentru îmbunătățirea procesului de vânzări pe termen lung.

Rezultat: Oferta „Audit IT Meridian Logistics" a fost avansată prin mai multe etape ale pâlniei, cu activități comerciale înregistrate la fiecare pas. Elena are un istoric complet al interacțiunilor cu clientul.

2 Obține acceptarea clientului

Când clientul confirmă că vrea să lucreze cu tine, trebuie să marchezi oferta ca „Câștigată" (Won). Există două modalități de a face acest lucru: manual, din pagina ofertei, sau prin portalul client, unde clientul poate accepta oferta digital.

Pasul 2.1: Marchează oferta ca Won (varianta manuală)

Elena a primit confirmarea telefonică de la Meridian Logistics. Marchează oferta ca câștigată:

  1. Din pagina de detalii a ofertei, deschide meniul dropdown cu opțiunile de schimbare a etapei.
  2. Apasă pe Move to Won.
  3. Se deschide formularul de tranziție. Elena adaugă o notă: Client a confirmat telefonic. Contract semnat pe email.
  4. Confirmă schimbarea etapei.

Platforma marchează oferta ca câștigată. Oferta se transformă automat într-un proiect activ - datele de proiect, echipa alocată și produsele sunt transferate din ofertă în proiect.

Ce se întâmplă la marcarea Won: Când muți o ofertă în etapa „Won", platforma creează automat un proiect activ pe baza datelor din ofertă. Produsele, echipa alocată, datele de proiect și configurația WBS sunt transferate. Proiectul este gata pentru a fi structurat și livrat.

Pasul 2.2: Acceptarea prin portalul client (varianta alternativă)

Dacă organizația are configurat portalul client, Meridian Logistics poate accepta oferta direct:

  1. Clientul se autentifică în portalul dedicat organizației sale.
  2. Navighează la secțiunea Proposals din portal.
  3. Apasă pe oferta primită pentru a vedea detaliile: produse, prețuri și grafic de plăți.
  4. Apasă butonul Accept.
  5. Se deschide un formular de confirmare. Clientul confirmă acceptarea.
  6. Platforma înregistrează acceptarea și mută automat oferta în etapa „Won".
Despre portalul client: Portalul oferă clientului o viziune transparentă asupra ofertei - prețuri, produse, termene. Acceptarea digitală prin portal elimină nevoia de confirmare telefonică sau prin email și creează un marcaj temporal clar. Aceasta este varianta recomandată pentru că asigură trasabilitate completă.

Pasul 2.3: Verifică proiectul creat

Indiferent de metoda de acceptare, rezultatul este același - un proiect activ. Elena verifică proiectul:

  1. În bara laterală din stânga, apasă pe Projects (sau navighează la lista de proiecte din pagina organizației).
  2. Vei vedea proiectul „Audit IT Meridian Logistics" în lista de proiecte active.
  3. Apasă pe numele proiectului pentru a deschide pagina de detalii.

Pagina proiectului arată informațiile transferate din ofertă: clientul, datele de proiect, produsele, echipa alocată și configurația WBS. Proiectul este gol - nu are încă elemente de lucru. Acestea le creezi în Partea 3.

Oferta pierdută sau redeschisă: Dacă o ofertă este marcată ca pierdută (Lost), o poți redeschide folosind opțiunea Reopen din meniul dropdown. Acest lucru readuce oferta la ultima etapă activă, permițând continuarea negocierilor.

Rezultat: Oferta este acum câștigată și un proiect activ a fost creat automat. Elena poate vedea proiectul în lista de proiecte și este gata să-l structureze.

3 Descompune proiectul în elemente de lucru

Un proiect fără structură este doar un titlu. Ca să poți urmări progresul, aloca sarcini și monitoriza termenele, trebuie să descompui proiectul într-o ierarhie de elemente de lucru: livrabile, activități, sarcini și jaloane. Această structură se numește WBS (Work Breakdown Structure).

Pasul 3.1: Navighează la structura proiectului

  1. Din pagina proiectului „Audit IT Meridian Logistics", caută tab-ul Work sau secțiunea de structură a proiectului.
  2. Vei vedea arborele de lucru (WBS) al proiectului. Momentan este gol.

Pasul 3.2: Creează primul element de lucru

Elena creează livrabilul principal al auditului - raportul de evaluare:

  1. Apasă butonul Add Work Item.
  2. Se deschide formularul de creare. Completează câmpurile:
    • Name - numele elementului. Elena introduce: Raport de evaluare infrastructură IT
    • Work Item Type - tipul elementului. Elena selectează un tip de nivel superior (de exemplu, Deliverable)
    • Owner - persoana responsabilă. Elena îl selectează pe Andrei (managerul de proiect).
    • Planned Start - data planificată de început: 2026-05-05
    • Planned Finish - data planificată de finalizare: 2026-06-20
    • Estimated Effort - efortul estimat în ore: 80
    • Description - descrierea elementului (opțional)
  3. Apasă butonul de confirmare.

Platforma validează tipul elementului conform regulilor WBS configurate și creează elementul de lucru. Arborele proiectului arată acum primul element.

Despre regulile WBS: Configurația WBS a proiectului definește ce tipuri de elemente pot conține alte tipuri. De exemplu, un Deliverable poate conține Activities, o Activity poate conține Tasks. Platforma validează automat aceste reguli - nu vei putea crea un Task care conține un Deliverable. Acest lucru asigură o structură consistentă a proiectului.

Pasul 3.3: Adaugă sub-elemente

Elena descompune livrabilul în activitățile necesare:

  1. Apasă pe numele elementului Raport de evaluare infrastructură IT pentru a-l deschide.
  2. Apasă butonul Add Work Item din pagina elementului (aceasta creează un sub-element, nu un element la nivel de rădăcină).
  3. Creează prima activitate:
    • Name: Inventariere echipamente și rețea
    • Work Item Type: Activity (sau tipul echivalent din configurația ta)
    • Owner: Andrei
    • Estimated Effort: 24 ore
  4. Confirmă crearea.

Elena repetă pentru celelalte activități ale auditului:

  • Evaluare securitate și backup - 20 ore estimat, atribuit tot lui Andrei
  • Redactare raport și recomandări - 24 ore estimat, atribuit Elenei
  • Prezentare rezultate client - 12 ore estimat, atribuit Elenei

Pasul 3.4: Adaugă un jalon

Jaloanele (milestones) marchează momentele cheie ale proiectului - nu au durată, ci doar o dată țintă:

  1. Din arborele proiectului, apasă Add Work Item la nivel de rădăcină sau sub livrabil.
  2. Creează jalonul:
    • Name: Livrare raport final
    • Work Item Type: Milestone
    • Planned Finish: 2026-06-20
  3. Confirmă crearea.

Pasul 3.5: Verifică structura completă

  1. Revino la tab-ul Work al proiectului.
  2. Arborele WBS arată acum ierarhia completă:
    • Raport de evaluare infrastructură IT (Deliverable, 80h)
      • Inventariere echipamente și rețea (Activity, 24h)
      • Evaluare securitate și backup (Activity, 20h)
      • Redactare raport și recomandări (Activity, 24h)
      • Prezentare rezultate client (Activity, 12h)
    • Livrare raport final (Milestone)

Pasul 3.6: Ajustează ordinea și detaliile

Poți reordona elementele de lucru și ajusta proprietățile lor:

  • Folosește săgețile sus/jos pentru a schimba ordinea de afișare a elementelor în ierarhie.
  • Apasă butonul Edit pe orice element pentru a modifica numele, datele, efortul estimat sau persoana responsabilă.
  • Folosește butonul Update Status pentru a marca progresul pe fiecare element - de la planificat la în lucru, finalizat sau acceptat.
Sfat: Vizibilitatea în portalul client se controlează per element de lucru. Poți alege ca anumite elemente să fie vizibile pentru client (de exemplu, jaloanele și livrabilele principale) și altele să rămână interne (de exemplu, sarcinile tehnice de detaliu). Folosește câmpul de vizibilitate din formularul de editare pentru a controla ce vede clientul.

Rezultat: Proiectul „Audit IT Meridian Logistics" are acum o structură de lucru completă, cu un livrabil principal, patru activități atribuite și un jalon de livrare. Echipa poate vedea ce trebuie făcut, cine este responsabil și care sunt termenele.

Ce ai realizat

După parcurgerea acestui tutorial, ai:

  • O ofertă câștigată - avansată prin etapele pâlniei de vânzări, cu activități comerciale înregistrate și un istoric complet de progresie
  • Un proiect activ creat automat - cu datele, produsele și echipa transferate din ofertă, gata de structurat
  • O structură de lucru completă - cu livrabile, activități, sarcini și jaloane ierarhizate, atribuite membrilor echipei, cu eforturi estimate și date planificate

Ai parcurs fluxul complet de la oferta trimisă clientului până la un proiect structurat, gata de livrare. De aici, echipa poate începe lucrul efectiv: logarea orelor, utilizarea resurselor și monitorizarea progresului.

Pași următori

Cu proiectul structurat, poți continua cu:

  • Logarea orelor lucrate - membrii echipei înregistrează timpul petrecut pe fiecare element de lucru
  • Utilizarea resurselor - înregistrezi consumul de echipamente și materiale pe proiect
  • Gestionarea costurilor și cheltuielilor - adaugi costuri bugetate și urmărești cheltuielile reale

Aceste subiecte sunt acoperite în tutorialul următor: Livrează primul tău proiect.

Rezolvarea problemelor frecvente

Opțiunea „Move to Won" apare în meniul dropdown de schimbare a etapei doar dacă pâlnia de vânzări are configurată o etapă de tip „Won". Verifică configurația pâlniei din secțiunea Definitions > Sales Funnel Configurations. De asemenea, trebuie să ai permisiunile necesare pentru a avansa oferte prin pâlnie.

Conversia automată din ofertă în proiect necesită ca funcționalitatea Projects să fie activată în setările spațiului de lucru. Verifică și dacă oferta avea configurată o dată de început și de sfârșit a proiectului - acestea sunt necesare pentru crearea proiectului.

Ierarhia elementelor de lucru este controlată de regulile WBS configurate pentru proiect. De exemplu, dacă regulile permit doar Activities sub Deliverables, nu vei putea crea un Deliverable sub un alt Deliverable. Verifică configurația WBS din secțiunea Definitions > WBS Configurations pentru a vedea ce ierarhii sunt permise.

Poți redeschide o ofertă marcată ca pierdută folosind opțiunea Reopen din meniul dropdown al ofertei. Aceasta readuce oferta la ultima etapă activă, permițându-ți să continui procesul de vânzare.

Pentru ca clientul să vadă ofertele în portal, funcționalitatea Customer Portal trebuie să fie activată în setările spațiului de lucru. De asemenea, clientul trebuie să aibă un cont asociat organizației sale și acces la portal. Verifică configurarea portalului din setările organizației client.
Tutoriale
Ghiduri asociate

ISO 9001 - Quality Management

Angajamentul nostru de a îmbunătăți continuu serviciile pentru tine, de a te asculta și de a te ajuta să obții cât mai multă valoare.

ISO 27001 - Information Security

Angajamentul nostru de a folosi măsurile de securitate potrivite pentru ca datele tale să fie accesibile doar de tine și echipa ta.

General Data Protection Regulation

Datele tale personale sunt stocate în Uniunea Europeană și sunt protejate de Regulamentul General privind Protecția Datelor.

Creează Cont

Transformă-ți afacerea într-o organizație mai eficientă și mai profitabilă. Creează un cont gratuit și descoperă ce poți face cu platforma noastră.

Creează Cont

Funcționalități

Descoperă Posibilitățile

Echipa

Colaborează Eficient

Cunoaștere

Resurse și Ghiduri