Urmărește ce ai instalat la un client

Înregistrează locațiile clientului, adaugă activele instalate și construiește ierarhii de componente pe Proiect.ro.

Acest tutorial te ghidează prin doi pași prin care documentezi ce ai livrat și instalat la un client:

1. Înregistrezi locațiile clientului - creezi punctele fizice unde clientul operează și unde ai instalat echipamente
2. Adaugi activele instalate - înregistrezi echipamentele, sistemele și componentele lor, organizate ierarhic pe locații

La final, vei avea o hartă completă a tot ce ai instalat la client - unde se află, ce componente conține fiecare sistem și cum se leagă de proiectul care le-a livrat.

Scenariul nostru

Cerințe

Înainte de a începe, asigură-te că:

• Ai o organizație client înregistrată (Meridian Logistics SRL din Tutorialul 2)
• Funcționalitățile Locations și Customer Assets sunt activate în setările spațiului de lucru
• Ierarhia de locații are cel puțin o locație definită (dacă nu, o vom crea în Partea 1)
• Ai cel puțin o categorie de active definită (de exemplu, „Network Switch", „Server") - dacă nu, le vom crea la început
• Ai permisiuni de gestionare a locațiilor de client și a activelor (administratorul spațiului de lucru le are implicit)

Pregătire Verifică taxonomia de locații și categoriile de active

Înainte de a înregistra locații de client și active, ai nevoie de două lucruri configurate la nivel de spațiu de lucru: o ierarhie de locații (taxonomia ta de locuri fizice sau virtuale) și categorii de active (tipurile de echipamente pe care le urmărești).

Verifică ierarhia de locații

1. În bara laterală din stânga, apasă pe Definitions pentru a deschide hub-ul de configurare.
2. Caută cardul Locations și apasă pe el.
3. Vei vedea ierarhia de locații existentă. Dacă este goală, creează o primă locație:
   • Apasă butonul Add Location din partea de sus a cardului.
   • Completează:
     • Location Name: România
     • Parent Location: lasă pe Top level (locație de nivel superior)
     • Country: selectează Romania
   • Apasă butonul Add Location pentru a salva.
4. Adaugă o sub-locație pentru orașul clientului:
   • Apasă din nou Add Location.
   • Completează:
     • Location Name: București
     • Parent Location: selectează România
   • Salvează.

Verifică categoriile de active

1. Revino la Definitions și apasă pe cardul Asset Categories.
2. Vei vedea lista categoriilor existente. Dacă nu ai categorii relevante, creează-le:
   • Apasă butonul de adăugare și creează categoriile necesare:
     • Category Name: Network Switch
     • Internal Code: NET-SW (opțional, util pentru integrarea cu sisteme externe)
   • Repetă pentru: Server (cod: SRV), Router (cod: RTR).

Categoriile de active standardizează clasificarea echipamentelor la nivelul întregului spațiu de lucru. Odată definite, le vei folosi la fiecare activ pe care îl înregistrezi.

1 Înregistrează locațiile clientului

O locație de client este o legătură între o organizație client și un punct din ierarhia ta de locații. Clientul poate avea mai multe locații - sediu central, depozit, birou regional - fiecare fiind un loc unde ai instalat sau vei instala echipamente. Locațiile de client sunt o listă plată per organizație; ierarhia rămâne în taxonomia de locații a spațiului de lucru.

Pasul 1.1: Navighează la pagina organizației client

1. În bara laterală din stânga, apasă pe Orgs.
2. Din lista de organizații, apasă pe Meridian Logistics SRL pentru a deschide pagina de detalii.
3. Derulează în jos pe pagina organizației până la secțiunea Customer Locations.

Secțiunea arată lista locațiilor asociate acestui client. Momentan este goală.

Pasul 1.2: Adaugă prima locație de client

Elena înregistrează sediul central al Meridian Logistics, unde s-au instalat echipamentele de rețea:

1. Apasă butonul Add Customer Location din colțul cardului Customer Locations.
2. Se deschide un formular modal. Completează câmpurile:
   • Customer Location Name: Sediu Central Meridian - numele pe care clientul îl recunoaște pentru acest loc
   • Internal Code: MER-HQ (opțional)
   • Location: selectează București din ierarhia de locații
   • Description: Sediul central al Meridian Logistics, Str. Industriei nr. 45
   • Active: bifat
3. Apasă butonul Add Customer Location din formular.

Platforma confirmă crearea locației. Lista de locații ale clientului se actualizează și arată „Sediu Central Meridian" cu calea completă a locației (de exemplu, „România · București").

Pasul 1.3: Adaugă o a doua locație

Meridian Logistics are și un depozit unde se va instala ulterior un sistem de monitorizare. Elena îl înregistrează din timp:

1. Apasă din nou Add Customer Location.
2. Completează:
   • Customer Location Name: Depozit Meridian Chitila
   • Location: selectează locația corespunzătoare din ierarhie (dacă nu există „Chitila", poți selecta „București" sau crea o locație nouă în Definitions mai întâi)
   • Description: Depozit logistic, Șos. Chitilei nr. 120
3. Salvează.

Pasul 1.4: Verifică locațiile înregistrate

1. În secțiunea Customer Locations de pe pagina organizației, vei vedea acum două locații:
   • Sediu Central Meridian - România · București
   • Depozit Meridian Chitila - România · București (sau altă cale, în funcție de ierarhie)
2. Apasă pe numele Sediu Central Meridian pentru a deschide pagina de detalii a locației de client.
3. Vei vedea informațiile locației, un link către locația din taxonomie și un link către organizația client. Mai jos vei vedea lista activelor de la această locație - momentan goală.

Rezultat: Meridian Logistics are acum două locații înregistrate: sediul central și depozitul. Acestea servesc drept ancoră pentru activele pe care le vei înregistra în Partea 2.

2 Înregistrează activele instalate la client

Activele sunt echipamentele, sistemele sau componentele pe care le-ai livrat clientului. Fiecare activ are o categorie (tipul), un status (planificat, activ, în mentenanță sau retras), o locație opțională și o legătură opțională către proiectul și produsul care l-au livrat. Activele pot fi organizate ierarhic - un rack de server conține servere, fiecare server conține componente.

Pasul 2.1: Navighează la secțiunea de active a clientului

1. Din pagina organizației Meridian Logistics SRL, derulează în jos până la secțiunea Customer Assets.
2. Lista este goală. Aici vei vedea toate activele înregistrate pentru acest client.

Pasul 2.2: Adaugă primul activ - switch-ul de rețea

Elena înregistrează switch-ul principal instalat la sediul Meridian:

1. Apasă butonul Add Customer Asset din colțul cardului Customer Assets.
2. Se deschide un formular modal. Completează câmpurile:
   • Asset Name: Switch principal etaj 2
   • Category: selectează Network Switch
   • Status: selectează Active
   • Customer Location: selectează Sediu Central Meridian (România · București)
   • Project: selectează proiectul „Audit IT Meridian Logistics" (sau proiectul de cablare, dacă există)
   • Serial Number / URI: SN-2024-SW-001
   • Installation Date: 2026-03-15
   • Warranty Expiration: 2029-03-15
   • Visible to Customer: bifat - clientul va vedea acest activ în portalul său
3. Apasă butonul Add Customer Asset din formular.

Platforma creează activul. Lista de active se actualizează și arată „Switch principal etaj 2" cu badge-ul categoriei (Network Switch), statusul (Active) și locația.

Pasul 2.3: Adaugă alte active de nivel superior

Elena repetă procesul pentru celelalte echipamente instalate:

• Server rack principal - Category: Server, Status: Active, Location: Sediu Central Meridian, Serial: SN-2024-SRV-001
• Router gateway - Category: Router, Status: Active, Location: Sediu Central Meridian, Serial: SN-2024-RTR-001

Fiecare activ apare în lista de pe pagina organizației. Badge-ul cu iconița de ierarhie va apărea doar când un activ are sub-componente.

Pasul 2.4: Adaugă componente unui activ (ierarhie)

Server rack-ul conține componente individuale. Elena le înregistrează ca sub-active:

1. Din lista de active, apasă pe numele Server rack principal pentru a deschide pagina de detalii a activului.
2. Pagina arată informațiile activului: statusul (Active), categoria (Server), numărul de serie, locația. Mai jos vezi tab-urile: Subassets, Support Tickets și Operations.
3. Tab-ul Subassets este selectat implicit și arată lista de sub-componente - momentan goală.
4. Apasă butonul Add Sub-Asset din partea de sus a cardului.
5. Se deschide formularul de adăugare sub-activ. Completează:
   • Asset Name: Server aplicații #1
   • Category: selectează Server
   • Status: Active
   • Parent Asset: precompletat cu Server rack principal
   • Serial Number / URI: SN-2024-SRV-APP-001
   • Installation Date: 2026-03-15
   • Warranty Expiration: 2029-03-15
6. Apasă butonul Add Sub-Asset.

Componenta apare în tab-ul Subassets. Elena repetă pentru a doua componentă:

• Server baze de date #1 - Category: Server, Serial: SN-2024-SRV-DB-001

Pasul 2.5: Verifică structura completă de active

1. Revino la pagina organizației Meridian Logistics SRL (folosește link-ul Customer din subsolul cardului activului).
2. În secțiunea Customer Assets, vei vedea acum trei active de nivel superior:
   • Switch principal etaj 2 - Network Switch, Active
   • Server rack principal - Server, Active, cu iconița de ierarhie care indică sub-componente
   • Router gateway - Router, Active
3. Apasă pe Server rack principal și verifică tab-ul Subassets:
   • Server aplicații #1 (Server)
   • Server baze de date #1 (Server)

Pasul 2.6: Verifică activele de la o locație

Poți vedea activele și din perspectiva locației:

1. Navighează la pagina organizației Meridian Logistics și apasă pe locația Sediu Central Meridian.
2. Pagina locației de client arată toate activele de nivel superior înregistrate aici:
   • Switch principal etaj 2
   • Server rack principal
   • Router gateway

Rezultat: Meridian Logistics are acum un inventar complet de active: trei echipamente principale la sediul central, din care unul conține două sub-componente. Fiecare activ are categorie, număr de serie, date de instalare și garanție, și o legătură către proiectul care l-a livrat.

Ce ai realizat

De aici, echipa ta de suport poate crea tichete de suport contextuale legate de active specifice. Clientul poate vedea inventarul echipamentelor în portalul dedicat. Iar la reînnoirea garanțiilor sau la planificarea mentenanței, ai toate datele la un click distanță.

Pași următori

Cu activele documentate, poți continua cu:

• Tichete de suport contextuale - creează tichete de suport legate direct de un activ specific pentru diagnostic rapid (vezi Tutorialul 5)
• Fluxuri operaționale pe active - configurează procese de mentenanță periodică sau inspecție legat de activele clientului
• Extinderea inventarului - pe măsură ce instalezi echipamente noi, adaugă-le ca active noi sau sub-componente ale celor existente

Rezolvarea problemelor frecvente