Cum partajezi oferte și fișiere cu un client

Pregătește o partajare pentru un client, publică partajarea în portal sau printr-un link cu parolă și vezi cine a deschis ce. Pași, opțiuni și soluții.

Acest ghid descrie cum îi arăți unui client, într-un singur loc, ce ai pregătit pentru el: oferte trimise, documente finalizate și fișiere. Le strângi într-o partajare, o publici când e gata și vezi cine a deschis ce. Clientul o găsește în portalul client sau, dacă nu are cont acolo, printr-un link protejat cu parolă.

O partajare aparține unei singure organizații client și poate conține:

• oferte ale organizației aflate în etapa Ofertă trimisă (Proposal Sent);
• documente finalizate ale organizației sau documente generale, fără date personale sau confidențiale;
• fișiere ale organizației sau ale uneia dintre ofertele ei.

Nimic nu ajunge la client în afara unei partajări publicate, iar fiecare deschidere și descărcare rămâne înregistrată.

Cerințe prealabile

• Funcționalitatea de partajare trebuie să fie activată pentru spațiul tău de lucru. Nu este pornită implicit și nu vine cu niciun plan: o activează administratorul platformei, la cerere.
• Rolul tău trebuie să includă permisiunile pentru partajări. Ele sunt separate: vizualizarea, crearea, editarea conținutului, publicarea (cine vede și până când, inclusiv linkul) și ștergerea. Pentru fiecare tip de element ai nevoie și de permisiunea lui obișnuită (oferte, documente, fișiere).
• Pentru ca clientul să vadă partajarea în portal, cel puțin un contact al organizației trebuie să aibă acces la portalul client (vezi Cum adaugi contacte externe). Dacă nu are nimeni, secțiunea Partajări te avertizează: „Nimeni din această organizație nu poate deschide încă partajări. Invită mai întâi un contact în portalul clientului."
• Elementele pe care vrei să le arăți: o ofertă trimisă (vezi Cum urmărești o ofertă prin etapele pâlniei) sau un document finalizat (vezi Cum finalizezi un document).

Pași

1. Creează partajarea

1. Deschide pagina organizației client.
2. Deschide meniul de acțiuni (butonul cu trei liniuțe) și apasă pe Partajări. Vezi lista partajărilor existente, fiecare cu starea ei, ce conține și când a fost deschisă ultima dată.
3. Apasă pe Partajare nouă și completează:
   • Titlu: clientul vede acest titlu, de exemplu Documentația pentru contractul 2026;
   • Limbă: limba în care clientul vede partajarea;
   • Mesaj (opțional): text simplu, afișat deasupra a ceea ce partajezi.
4. Apasă Creează partajarea.

Ajungi pe pagina partajării, care pornește ca ciornă. Starea ei apare în josul cardului: „Ciornă: clientul nu vede încă această partajare. Publică partajarea când este gata."

2. Adaugă ce vrei să arăți

Sub conținutul partajării ai trei butoane, câte unul pentru fiecare tip de element:

• + Ofertă deschide un dialog: alege oferta în câmpul Ofertă trimisă și confirmă cu Adaugă în partajare. Apar doar ofertele trimise ale organizației care nu sunt încă în partajare.
• + Document deschide un dialog cu două câmpuri. În Categorie alegi de unde vine documentul (Documentele organizației, Documentele activelor, Documentele cererilor de suport, Documentele ofertelor sau Documente generale), fiecare cu numărul de documente disponibile. În Document apar apoi documentele acelei categorii, cele mai noi primele; poți căuta după nume. Confirmă cu Adaugă în partajare.
• + Fișier deschide același dialog pentru fișiere, cu categoriile Fișierele organizației și Fișierele ofertelor.

Vezi doar ce ai voie să vezi: o categorie de documente apare dacă poți deschide documentele ei, iar o categorie de fișiere dacă poți descărca fișierele ei. Nu poți partaja ceva ce nu poți verifica.

Ce ai adăugat apare într-o singură listă: ofertele, apoi documentele, apoi fișierele, fiecare cu pictograma tipului său.

3. Publică partajarea

1. Pe pagina partajării, apasă butonul Publică din colțul cardului.
2. În câmpul Vizibilă timp de, alege 7 zile, 30 de zile (opțiunea implicită) sau 90 de zile. Partajarea rămâne vizibilă până la sfârșitul acelei zile, în fusul orar al organizației. Bifează Fără expirare dacă nu vrei o dată de final.
3. Apasă Publică partajarea.

Vezi mesajul „Partajarea a fost publicată. Contactele organizației din portal o pot vedea acum." Starea din josul cardului devine „Publicată: clientul o vede până pe …", iar în secțiunea Cine o poate vedea de sub butoanele de adăugare apar contactele care au acces la portal. Lângă titlul partajării scrie unde este publicată: Portal client sau Portal client + Link. Cât timp nu așteaptă nimic să fie publicat, butonul de publicare dispare; expirarea o schimbi din meniu, cu Schimbă expirarea.

Ca să vezi exact ce vede clientul, folosește butonul Previzualizează în Portal client din josul cardului partajării. Previzualizarea nu apare în activitate.

Ce vede clientul

În portal, contactele organizației găsesc partajarea în secțiunea Partajări. Apare doar dacă este publicată, nu a expirat și conține cel puțin un element publicat. În interior văd ofertele (Vizualizare, care deschide oferta într-o fereastră, și descărcarea PDF), documentele (Descarcă PDF), fișierele (Descărcare) și data până la care partajarea este disponibilă.

Clientul vede oferta în funcție de etapa în care se află acum:

• Ofertă trimisă: oferta, așa cum a fost trimisă. Dacă o retrimiți, vede noua versiune, marcată Modificat cu data și ora retrimiterii;
• oferta s-a întors în lucru: „Oferta este în curs de revizuire.";
• oferta a fost acceptată: „Acceptată pe …";
• oferta a fost pierdută: „Nu mai este disponibilă."

Pe pagina partajării vezi aceeași stare lângă fiecare element, ca să știi ce vede clientul.

Modificări după publicare

• Adăugările așteaptă. Un element nou într-o partajare publicată primește eticheta Nepublicat și clientul nu îl vede. Pagina îți arată câte modificări nu sunt încă publicate. Când ești gata, apasă butonul Publică modificările din colțul cardului și confirmă în dialog cu Publică modificările. În același dialog poți păstra expirarea (Păstrează expirarea actuală) sau poți alege alta.
• Eliminările se aplică imediat. Pictograma Elimină din partajare îți cere confirmarea, apoi clientul nu mai vede elementul.
• Titlul, mesajul și limba se schimbă imediat, din Editează.
• Un document editat rămâne la client, în versiunea nouă. Apare marcat Modificat cu data și ora ultimei modificări, pe pagina partajării, în portal și pe link.
• Un fișier înlocuit dispare pentru client. Pe pagina partajării apare „Înlocuit după ce a fost partajat". Ca să arăți noua versiune, adaugă din nou fișierul; într-o partajare publicată, noua versiune așteaptă și ea până publici modificările.

Depublicare, ștergere și activitate

Depublică retrage partajarea de pe toate canalele deodată și păstrează tot ce conține. O poți publica din nou oricând. Același lucru se întâmplă automat la expirare. Ca să redeschizi o partajare expirată, publică din nou partajarea, cu o nouă dată de expirare.

Șterge este disponibil doar pentru o partajare care nu este publicată. Dacă e publicată, depublică partajarea mai întâi. Confirmă bifând Sunt sigur că vreau să șterg această partajare. Jurnalul de activitate al partajării se șterge odată cu ea.

Sub carduri, pagina partajării arată activitatea, de la cea mai recentă, cine a deschis partajarea, ce a vizualizat sau a descărcat și când. Activitatea mai veche se încarcă pe măsură ce derulezi. Accesările prin link apar ca Cineva cu linkul. Când clientul deschide partajarea, creatorul ei (sau, în lipsa lui, responsabilul organizației) primește o notificare Partajare deschisă.

Alternativă: linkul cu parolă

Pentru contactele fără cont în portal poți crea un link protejat cu parolă. Linkul afișează doar ofertele și documentele, deci este disponibil numai pentru o partajare fără fișiere.

1. Pe pagina partajării, deschide meniul de acțiuni și alege Link cu parolă, apoi apasă Creează link. Opțiunea e inactivă cât timp partajarea conține fișiere.
2. Apar linkul și parola. Folosește butonul Copiază de lângă fiecare. „Trimite linkul și parola separat. Parola se afișează doar acum." După ce închizi fereastra, nu o mai poți vedea. Tot din Link cu parolă copiezi linkul mai târziu, îl înlocuiești, îi dai o parolă nouă sau îl elimini.
3. Trimite-le pe canale diferite, de exemplu linkul pe email și parola prin telefon sau SMS. Platforma nu trimite emailuri în locul tău.

Contactul deschide linkul, introduce parola (12 caractere, în grupuri de câte patru; nu contează literele mari, spațiile sau cratimele) și vede partajarea. Linkul funcționează doar cât timp partajarea este publicată. În rest, afișează „Acest link nu este disponibil".

Ce poți face ulterior cu linkul:

• Înlocuiește linkul: un link nou și o parolă nouă. Linkul vechi nu mai funcționează imediat. Folosește-l când linkul a ajuns unde nu trebuia.
• Parolă nouă: același link, altă parolă. Oricine l-a deschis trebuie să o introducă pe cea nouă.
• Elimină linkul: linkul afișează de acum o pagină care spune că nu este disponibil.
• Când republici o partajare depublicată care are link, bifează Înlocuiește și linkul, împreună cu parola dacă linkul poate a ajuns la persoana greșită între timp.

Dacă cineva încearcă prea multe parole greșite, accesul din rețeaua lui se oprește pentru o oră, iar în activitatea partajării apare că a fost pus pe pauză după parole greșite. Dacă încercările continuă, primești o notificare că cineva încearcă să ghicească parola. Răspunsul este Înlocuiește linkul și trimiterea celui nou doar persoanei potrivite.

Rezolvarea problemelor frecvente

Vrei să înțelegi ce mai vede clientul în portal și cum controlezi accesul? Vezi Cum funcționează portalul client.