Cum finalizezi un document
Finalizează o ciornă pentru a-i aloca atomic următorul număr din serie și a-i îngheța conținutul. Pași, dialog de confirmare și soluții.
Acest ghid descrie cum finalizezi un document aflat în stare de ciornă. Finalizarea face două lucruri într-o singură operațiune: alocă documentului următorul număr din seria lui și îi îngheață conținutul. Din acel moment, documentul are o identitate permanentă în registrul tău și nu mai poate fi modificat.
O ciornă nu are număr. Numărul se consumă abia la finalizare, așa că ciornele abandonate nu lasă goluri în serie.
Cerințe prealabile
- Trebuie să ai un rol cu permisiunea de a finaliza documente.
- Funcționalitatea Documents trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.
- Un document salvat ca ciornă, generat dintr-o entitate (vezi Cum generezi un document pornind de la o entitate).
- Cel puțin o serie de numerotare activă (vezi Cum configurezi o serie de numerotare pentru documente).
Pași
1. Deschide ciorna
Deschide pagina documentului pe care vrei să-l finalizezi. Îl poți accesa din registrul de documente sau de pe pagina entității de care e atașat. O ciornă este marcată cu badge-ul galben Draft în antetul documentului.
Înainte de finalizare ai ultima ocazie să adaugi constatări și text liber. Folosește acțiunea Edit din meniul documentului cât timp e încă ciornă. După finalizare, conținutul este blocat.
2. Apasă Finalize
- În antetul documentului, deschide meniul de acțiuni (butonul cu trei liniuțe).
- Apasă pe Finalize.
Se deschide fereastra Finalize document. Dacă șablonul documentului are deja o serie implicită activă, fereastra îți arată direct numărul care urmează să fie atribuit, de exemplu „Finalize this document as REVTECH-0001? This assigns the number and locks the document."
3. Confirmă alocarea numărului
Verifică numărul afișat și apasă butonul Finalize Document. La confirmare, sistemul ia următorul număr din serie într-un mod atomic (doi utilizatori care finalizează în același timp nu pot primi același număr) și îngheață conținutul documentului.
Vezi un mesaj de confirmare „Document finalized." și pagina se reîncarcă pe documentul acum numerotat și blocat.
Alternativă: când șablonul nu are o serie implicită
Dacă șablonul documentului nu are o serie implicită activă, fereastra Finalize document
nu îți arată un număr fix, ci îți cere să alegi seria. În câmpul Series, selectează
seria din care vrei să se atribuie numărul (fiecare opțiune apare ca cod - nume, de exemplu
REVTECH - Rapoarte revizie tehnică), apoi apasă Finalize Document.
Dacă nu ai încă nicio serie, fereastra îți spune „Create a numbering series first, then you can finalize this document." Creează o serie și reia finalizarea.
Rezultat
Documentul devine o înregistrare permanentă în registrul tău:
- Primește numărul complet din serie (de exemplu
REVTECH-0001), afișat în antet. - Badge-ul Draft este înlocuit de badge-ul verde Issued, însoțit de un lacăt.
- Dacă seria aleasă blochează la finalizare, conținutul este înghețat: nu mai poate fi editat, iar în meniul documentului acțiunea principală devine Export PDF. Dacă seria nu blochează, numărul și seria rămân definitive, dar Edit rămâne disponibil.
- Contorul seriei a avansat, așa că următorul document finalizat din aceeași serie va primi numărul următor.
Documentul finalizat rămâne lizibil și exportabil în PDF chiar și după ce entitatea de care era atașat este ștearsă. Pentru a-l descărca, vezi Cum exporți și vizualizezi un document în format PDF.
Rezolvarea problemelor frecvente
Vrei să înțelegi de ce documentele finalizate nu mai pot fi modificate? Vezi De ce documentele finalizate sunt instantanee înghețate. Pentru logica numerotării și a golurilor auditabile, vezi Cum funcționează seriile de numerotare și golurile auditabile.