Cum configurezi o serie de numerotare

Creează și gestionează o serie de numerotare pentru documente: cod, număr următor, completare cu zerouri și blocare la finalizare.

Acest ghid descrie cum creezi și gestionezi o serie de numerotare din hub-ul de definiții. O serie ține un contor propriu care atribuie numere secvențiale, completate cu zerouri în față, documentelor pe care le finalizezi: de exemplu REVTECH-0001 pentru rapoarte de revizie tehnică sau PV-0001 pentru procese-verbale de predare-primire. Numărul nu se consumă la generarea unei ciorne, ci doar în momentul finalizării, așa că documentele abandonate nu ocupă niciodată un număr.

Cerințe prealabile

• Trebuie să ai un rol cu permisiunea de a gestiona seriile de documente.
• Funcționalitatea Documents trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.

O serie funcționează în pereche cu un șablon de document, care indică ce serie să folosească la finalizare. Dacă nu ai încă un șablon, vezi Cum creezi un șablon de document cu câmpuri auto-completate.

Pași

1. Deschide pagina Document Series

1. În bara laterală din stânga, apasă pe Definitions.
2. Pe hub-ul de definiții, găsește cardul Document Series și deschide-l.

Se încarcă pagina Document Series, descrisă drept „Numbering series for issued documents". Dacă nu ai creat încă nicio serie, vei vedea mesajul „No numbering series yet. Add one to start issuing numbered documents."

2. Creează seria

1. Apasă butonul Add Series din antetul cardului.
2. Se deschide fereastra Add Series. Completează câmpurile:
   • Series Code - codul scurt care apare la începutul fiecărui număr, cu majuscule și cifre (de exemplu REVTECH sau PV). Acesta devine prefixul numerelor emise.
   • Series Name - o denumire descriptivă care te ajută să recunoști seria în listă (de exemplu Rapoarte de revizie tehnică).
   • Next Number - numărul de la care pornește contorul. Lasă-l pe 1 pentru o serie nouă sau setează-l mai sus dacă reiei o numerotare existentă pe hârtie.
   • Number Padding - câte cifre au numerele, completate cu zerouri în față. Cu o valoare de 4, primul număr al seriei REVTECH devine REVTECH-0001.
3. Caseta Lock documents when finalized este nebifată implicit și decide întregul ciclu de viață al documentelor din serie, nu doar un detaliu:
   • Bifeaz-o dacă vrei documente oficiale: fiecare document pornește ca ciornă fără număr, primește numărul la Finalize și devine un instantaneu înghețat, pe care nimeni nu îl mai poate edita.
   • Las-o nebifată dacă vrei documente de lucru: documentul primește numărul chiar la generare, nu trece prin starea de ciornă și rămâne editabil oricând.
   Restul acestui ghid descrie seria care blochează.
4. Caseta Active controlează dacă seria poate fi aleasă la finalizare. Lasă-o bifată ca seria să fie disponibilă imediat.
5. Apasă Add Series pentru a salva.

Seria nouă apare în listă cu codul ei, un badge Next care arată următorul număr ce urmează să fie atribuit (de exemplu REVTECH-0001) și un badge Active.

3. Leagă seria de un șablon

Pentru ca seria să fie folosită automat, alege-o ca Default series în formularul unui șablon de document. Atunci, la finalizare, documentul primește numărul din seria potrivită fără pași suplimentari. Poți reutiliza aceeași serie pentru mai multe șabloane.

Editarea și dezactivarea unei serii

Apasă butonul de editare din dreptul seriei ca să-i schimbi denumirea, numărul următor sau setările. Reține câteva reguli care protejează integritatea registrului:

• Odată ce o serie are documente emise, codul ei nu mai poate fi schimbat. Formularul de editare afișează mesajul „This series has issued documents, so its code cannot be changed." Numele rămâne însă editabil.
• Ca să oprești emiterea de numere noi dintr-o serie fără să-i pierzi istoricul, debifează caseta Active și salvează. Seria capătă badge-ul Inactive și nu mai apare în opțiunile de la finalizare, dar documentele deja emise rămân intacte.

Ștergerea unei serii

Poți șterge doar o serie care nu a emis încă niciun document. Apasă butonul de ștergere din dreptul seriei, bifează caseta I am sure I want to delete this series și confirmă cu butonul Delete Series.

Dacă seria are deja documente emise, ștergerea este blocată și vei vedea un mesaj de tipul „This series has N issued document(s) and cannot be deleted. Deactivate it instead." O serie referită nu se șterge tocmai pentru a păstra registrul coerent: dezactiveaz-o, așa cum este descris mai sus.

Rezultat

Ai o serie de numerotare activă, gata de folosit. De acum:

• Seria apare în lista din Document Series cu codul, numele, badge-ul Next și starea (Active sau Inactive).
• La finalizarea unui document care folosește seria, acesta primește următorul număr (de exemplu REVTECH-0001), iar contorul avansează automat.
• Seria, numerele și datele lor formează împreună registrul documentelor emise în spațiul tău de lucru.

Pasul următor este să generezi un document și să-l finalizezi. Vezi Cum generezi un document pornind de la o entitate și Cum finalizezi un document și îi aloci un număr de serie.

Rezolvarea problemelor frecvente