Generezi un document dintr-o entitate

Pornește de la o organizație, activ sau ofertă, alege un șablon și generează o ciornă de document cu datele completate automat.

Acest ghid descrie cum generezi un document oficial pornind de la o înregistrare existentă - de exemplu o organizație client, un activ, o locație, o cerere de suport, o sarcină operațională sau o ofertă. Alegi un șablon potrivit, iar variabilele lui (datele de identificare, codul activului, seria și altele) se completează automat din datele pe care aplicația le deține deja, lăsându-ți doar de adăugat constatările și textul liber.

Cerințe prealabile

• Trebuie să ai cel puțin un șablon activ care se atașează la tipul de înregistrare de la care pornești. Dacă nu ai încă unul, vezi Cum creezi un șablon de document cu câmpuri auto-completate.
• Trebuie să ai un rol cu permisiunea de a genera documente, precum și permisiunea de a vedea înregistrarea de la care pornești.
• Funcționalitatea Documents trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.

Pași

1. Deschide documentele înregistrării

Deschide înregistrarea de la care vrei să pornești. Pe o organizație client, în meniul de acțiuni al organizației, apasă pe Documents. Se încarcă în zona de conținut a înregistrării lista documentelor deja emise pentru ea. Dacă nu există încă niciunul, vei vedea mesajul „No documents for this record yet."

2. Pornește un document nou

1. În zona documentelor înregistrării, apasă butonul New document.
2. Din lista Template, alege un șablon (lista afișează „Choose a template…" până când selectezi). Sunt oferite doar șabloanele active care se atașează la acest tip de înregistrare, ca să nu poți alege un șablon nepotrivit.

Imediat ce alegi șablonul, se deschide un document editabil, cu variabilele deja completate din datele înregistrării. Ce se întâmplă mai departe depinde de seria implicită a șablonului: dacă seria blochează la finalizare, documentul este o ciornă fără număr, iar numărul se alocă abia la finalizare; dacă seria nu blochează, sau dacă este activă, documentul primește numărul chiar acum, apare direct ca Issued și rămâne editabil.

3. Completează ciorna cu constatările tale

Verifică și completează câmpurile generate:

1. Ajustează, dacă e nevoie, câmpul Title. Este precompletat din numele șablonului și eticheta înregistrării.
2. Verifică Data classification (clasificarea datelor), pentru ca documentul să fie tratat corect din punct de vedere al confidențialității.
3. În câmpul Body, scrie constatările, observațiile și textul liber. Variabilele șablonului apar deja substituite cu datele reale.
4. Dacă vrei să mai inserezi o variabilă, folosește zona Insert a variable de sub editor: apasă pe eticheta variabilei dorite și aceasta se inserează la poziția cursorului. Valorile se rezolvă la crearea documentului (iar numărul și data documentului la finalizare).

4. Salvează ciorna

Apasă butonul Create document. Documentul este creat ca ciornă și se deschide pagina lui, unde îl poți reciti, edita din nou și, când ești gata, finaliza. În lista documentelor înregistrării, ciorna apare marcată cu un badge Draft; o poți redeschide oricând cu butonul de vizualizare a paginii documentului.

Alternativă: un document fără înregistrare-sursă

Unele documente nu se leagă de o anume înregistrare, ci de spațiul tău de lucru în sine (de exemplu o adeverință sau o delegație). Pentru ele, deschide din bara laterală pagina Documents (registrul) și apasă butonul New Document. Alegi un șablon de tip workspace, completezi ciorna și o salvezi cu Create document, exact ca mai sus. Aici variabilele auto-completate sunt cele despre identitatea emitentului (firma ta), nu despre un client anume.

Rezultat

Ai o ciornă de document cu variabilele completate automat și constatările tale adăugate. De acum:

• Ciorna apare în lista documentelor înregistrării (și în registrul din pagina Documents) cu badge-ul Draft.
• Nu are încă număr de serie - documentul rămâne editabil cât timp e ciornă.
• Din pagina documentului poți să-l editezi din nou, să-l exporți în PDF (cu filigran de ciornă) sau să-l finalizezi.

Pasul următor este finalizarea: aceasta alocă următorul număr din serie și îngheață conținutul. Vezi Cum finalizezi un document și îi aloci un număr de serie.

Rezolvarea problemelor frecvente