Emite documente oficiale dintr-un șablon
Creează un șablon, configurează o serie de numerotare, generează un proces-verbal de la un client, finalizează-l și exportă-l în PDF.
Multe firme tehnice scriu procesele-verbale, fișele de revizie și adeverințele în Word sau pe hârtie, retastând de fiecare dată aceleași date: identitatea propriei firme, datele clientului, seria echipamentului. Modulul Documents îți permite să definești un șablon o singură dată, apoi să emiți din el documente numerotate, cu datele completate automat din ce știe deja aplicația.
Acest tutorial te ghidează printr-un parcurs complet, de la zero până la un document oficial exportat în PDF. Vei parcurge patru etape care se leagă una de alta:
- Creezi un șablon de document - scrii corpul o singură dată, cu câmpuri auto-completate
- Configurezi o serie de numerotare - registrul din care documentele primesc numere
- Generezi un document pornind de la o organizație client - câmpurile se completează singure
- Completezi ciorna și o finalizezi - se alocă numărul, conținutul se îngheață, exporți PDF-ul
La final vei avea un proces-verbal de recepție numerotat și înghețat, gata de predat clientului, plus un șablon pe care îl refolosești la nesfârșit.
Scenariul nostru
Andrei conduce o firmă de instalații și mentenanță HVAC cu 9 tehnicieni. După fiecare lucrare de instalare, echipa lui predă clientului un proces-verbal de recepție: un document oficial, numerotat, care confirmă că lucrarea a fost recepționată. Până acum, fiecare PV era scris de mână în Word, cu datele clientului copiate dintr-un dosar și un număr ținut într-un caiet.
Andrei vrea să mute tot acest proces în Proiect.ro. Are deja organizația client Promenada Retail SRL înregistrată, cu datele legale completate. Astăzi își propune să emită primul PV de recepție direct din aplicație.
La final, PV-ul va purta numărul PV-0001, datele firmei lui Andrei și ale clientului
completate automat, constatările adăugate de mână, iar conținutul înghețat pentru totdeauna.
Cerințe
Înainte de a începe, asigură-te că:
- Modulul Documents este activat în spațiul tău de lucru
- Ai drepturi de administrator pentru a crea șabloane și serii (creatorul spațiului de lucru le primește automat)
- Ai cel puțin o organizație client cu datele legale completate (numele legal, CUI). În scenariul nostru, aceasta este Promenada Retail SRL
- Datele legale ale propriei firme sunt completate în spațiul de lucru - acestea apar automat ca emitent al documentului
1 Creează un șablon de document
Un șablon este definiția reutilizabilă a unei lucrări de hârtie: scrii corpul o singură dată, într-un editor de text, și presari în el câmpuri auto-completate (de exemplu CUI-ul clientului sau seria unui echipament). Când generezi un document, aceste câmpuri se umplu singure din datele pe care aplicația le deține deja.
Pasul 1.1: Navighează la pagina Document Templates
- În bara laterală din stânga, deschide secțiunea Definitions (zona de definiții, unde se configurează modelele reutilizabile).
- Apasă pe cardul Document Templates.
Vei vedea pagina Document Templates. Dacă nu ai folosit încă modulul, lista de șabloane va fi goală.
Pasul 1.2: Deschide formularul de creare
- Apasă butonul Add Template din colțul din dreapta sus al cardului.
- Se deschide un formular modal mai larg, cu corpul documentului și o listă de câmpuri auto-completate dedesubt.
Pasul 1.3: Completează datele de bază ale șablonului
Andrei completează antetul formularului:
- Template Name - numele șablonului. Andrei scrie:
Proces-verbal de recepție - Attaches to - tipul de înregistrare de care se leagă documentul. Aceasta este o decizie importantă: ea stabilește pe ce pagini va apărea șablonul și ce câmpuri auto-completate poți folosi. Andrei alege Customer organization, fiindcă PV-ul se emite pornind de la o organizație client.
- Default series - seria de numerotare implicită. O lăsăm pe -- No default series -- deocamdată, fiindcă vom crea seria în Partea 2; o vom lega apoi.
- Retention (days) - câte zile se păstrează documentele emise din acest șablon. Platforma calculează data de expirare și ți-o arată, dar nu șterge nimic automat. Andrei lasă câmpul gol, fiindcă nu urmărește o perioadă de păstrare.
- Data classification - clasificarea datelor. Andrei alege Personal data, fiindcă PV-ul conține numele și datele clientului.
- Description - o descriere scurtă, vizibilă doar pentru administratori. Andrei scrie:
PV de recepție lucrare HVAC
Pasul 1.4: Scrie corpul documentului cu câmpuri auto-completate
Câmpul Body este un editor de text obișnuit. Aici scrii textul fix al documentului și inserezi câmpuri auto-completate acolo unde vrei ca aplicația să umple datele.
Sub editor se află secțiunea Insert a variable. Câmpurile sunt grupate pe surse (datele emitentului, datele clientului, data curentă și altele). Pentru a insera un câmp:
- Poziționează cursorul în corp, acolo unde vrei să apară valoarea.
- Apasă pe câmpul dorit din lista de sub editor. Acesta se inserează la cursor sub forma unui marcaj (de exemplu
{{org_legal_name}}).
Andrei scrie un corp simplu de PV, inserând câmpurile la locul potrivit. Rezultatul arată cam așa:
PROCES-VERBAL DE RECEPȚIE
Nr. {{document_number}} din data {{document_date}}
Subsemnatul, reprezentant al {{tenant_legal_name}} (CUI {{tenant_legal_cui}}), în calitate de Executant,
și reprezentantul beneficiarului {{org_legal_name}} (CUI {{org_legal_cui}}), în calitate de Beneficiar,
am procedat la recepția lucrării executate, constatând următoarele:
{{document_number}} și {{document_date}} nu se completează la generare, ci abia la finalizare - momentul în care documentul primește efectiv numărul. Până atunci rămân vizibile ca marcaje. Toate celelalte câmpuri se completează în clipa generării.
Pasul 1.5: Salvează șablonul
- Lasă bifat câmpul Active (șablonul este disponibil pentru generare).
- Apasă butonul Add Template din partea de jos a formularului.
Platforma confirmă crearea printr-o notificare verde, iar șablonul nou apare în lista de pe pagina Document Templates.
2 Configurează o serie de numerotare
O serie este autoritatea de numerotare a documentelor tale. Fiecare serie ține propriul contor: când finalizezi un document, acesta primește următorul număr din serie. Numerele se consumă doar la finalizare, așa că ciornele abandonate nu irosesc niciodată un număr.
Pasul 2.1: Navighează la pagina Document Series
- În bara laterală din stânga, deschide din nou secțiunea Definitions.
- Apasă pe cardul Document Series.
Pasul 2.2: Creează seria
- Apasă butonul Add Series.
- Completează câmpurile formularului:
- Series Code - codul scurt al seriei, cu majuscule. Andrei scrie:
PV - Series Name - o etichetă lizibilă. Andrei scrie:
Procese-verbale de recepție - Next Number - de la ce număr începe seria. Andrei lasă
1. - Number Padding - câte cifre are numărul (cu zerouri în față). Cu valoarea
4, primul document va fiPV-0001. - Lock documents when finalized - bifeaz-o. Caseta este nebifată implicit, iar restul tutorialului depinde de ea: fără bifă documentul primește numărul chiar la generare, nu mai trece prin starea de ciornă și pasul de finalizare nu mai apare.
- Active - lasă bifat.
- Series Code - codul scurt al seriei, cu majuscule. Andrei scrie:
- Apasă butonul Add Series din formular.
Platforma confirmă crearea seriei, care apare în listă cu o previzualizare a următorului număr (PV-0001).
Pasul 2.3: Leagă seria de șablon
Acum că seria există, Andrei se întoarce la șablon și o setează ca serie implicită, ca să nu fie nevoit s-o aleagă de fiecare dată la finalizare:
- Navighează înapoi la Document Templates (din secțiunea Definitions).
- Deschide șablonul „Proces-verbal de recepție" pentru editare.
- La câmpul Default series, alege seria
PV - Procese-verbale de recepție. - Salvează șablonul.
3 Generează documentul de la organizația client
Cu șablonul și seria pregătite, Andrei poate emite primul PV. Generarea pornește de la organizația client: aplicația ia șablonul, completează câmpurile auto-completate din datele clientului și ale firmei, și creează o ciornă editabilă.
Pasul 3.1: Deschide secțiunea Documents a clientului
- Navighează la organizația client. Andrei deschide pagina Promenada Retail SRL.
- Pe cardul organizației, deschide meniul de acțiuni (butonul hamburger din colțul cardului) și apasă pe Documents.
Se deschide, sub card, secțiunea cu documentele clientului. Dacă este primul, lista va fi goală.
Pasul 3.2: Pornește generarea
- Apasă butonul New document din secțiunea de documente.
- Se deschide un formular modal cu un singur câmp, Template. Aici apar doar șabloanele active care se potrivesc cu acest tip de înregistrare (organizație client).
- Alege Proces-verbal de recepție din listă.
În clipa în care alegi șablonul, formularul se transformă: vezi titlul documentului completat automat (numele șablonului plus numele clientului) și corpul documentului cu câmpurile deja umplute - datele firmei lui Andrei și ale Promenada Retail SRL apar la locul lor.
Pasul 3.3: Creează ciorna
- Verifică rapid titlul și corpul pre-completat.
- Apasă butonul Create document.
Aplicația creează ciorna și te duce direct la pagina documentului - editorul ciornei. Documentul este acum în starea de ciornă, marcat cu badge-ul Draft, și încă nu are număr.
4 Completează, finalizează și exportă
Ciorna este text obișnuit până la finalizare. Aici adaugi de mână ceea ce aplicația nu poate ști: constatările de la fața locului, observațiile, eventualele rezerve. Apoi finalizezi, iar documentul își primește numărul și se îngheață.
Pasul 4.1: Adaugă constatările în ciornă
- Pe pagina documentului, deschide meniul de acțiuni al cardului (butonul hamburger) și apasă pe Edit.
- Se deschide editorul, cu câmpurile Title, Data classification și Body.
- În corp, sub linia „am procedat la recepția lucrării...", Andrei adaugă constatările:
Centrala termică a fost pusă în funcțiune și testată. Nu s-au constatat deficiențe. Beneficiarul acceptă lucrarea fără rezerve. - Apasă butonul Save.
Platforma salvează ciorna. Poți reveni și edita oricât de des dorești - cât timp documentul rămâne ciornă, conținutul este complet editabil.
Pasul 4.2: Finalizează documentul
Când PV-ul este complet, Andrei îl finalizează:
- Pe pagina documentului, deschide din nou meniul de acțiuni și apasă pe Finalize.
- Se deschide o confirmare care îți arată exact numărul ce urmează să fie alocat: „Finalize this document as PV-0001?". Fiindcă șablonul are deja o serie implicită, finalizarea este o singură apăsare.
- Apasă butonul Finalize Document.
La finalizare se întâmplă, atomic, mai multe lucruri:
- Documentul primește numărul
PV-0001din serie, iar contorul seriei avansează la următorul. - Câmpurile
{{document_number}}și{{document_date}}se completează acum în corp. - Conținutul se îngheață: documentul devine needitabil. Badge-ul se schimbă din Draft în Issued (cu un lacăt).
Pasul 4.3: Exportă în PDF
- Pe pagina documentului finalizat, apasă pe Export PDF (disponibil și în meniul de acțiuni, și ca buton pe card).
- Aplicația generează PDF-ul cu antetul firmei lui Andrei, linia cu seria, numărul și data, apoi corpul documentului.
PDF-ul este gata de tipărit sau de trimis clientului. Documentul rămâne disponibil oricând în registrul de documente, de unde îl poți reexporta identic.
Unde regăsești documentul mai târziu
Fiecare document emis ajunge automat în registrul central. Din bara laterală, deschide Documents, apoi registrul, ca să vezi toate documentele din spațiul de lucru. Le poți filtra după serie, după client, după tip sau după status.
Acest registru, filtrat pe serie, este chiar registrul de evidență pe care firmele îl țineau
până acum de mână. PV-ul lui Andrei apare aici ca PV-0001, cu data emiterii,
clientul și titlul, gata de regăsit oricând.
Ce ai realizat
După parcurgerea acestui tutorial, ai:
- Un șablon reutilizabil de proces-verbal de recepție, cu datele emitentului și ale clientului completate automat
- O serie de numerotare „PV", legată de șablon, care alocă numere doar la finalizare
- Un document oficial emis - PV-0001 - cu constatările adăugate de mână și conținutul înghețat
- Un PDF gata de predat clientului, reexportabil oricând din registru
De acum, fiecare PV nou înseamnă doi pași: generezi de la client și finalizezi. Restul se completează singur.
Pași următori
Cu primul document emis, poți merge mai departe:
- Creează și alte șabloane - revizii tehnice legate de echipamente, adeverințe, procese-verbale de predare-primire. Vezi Cum creezi un șablon de document cu câmpuri auto-completate.
- Generează documente de la alte tipuri de înregistrări - echipamente, locații, tichete de suport, sarcini sau oferte. Vezi Cum generezi un document pornind de la o entitate.
- Digitalizează fișele de inspecție - dacă tehnicienii completează checklist-uri pe teren, formularele personalizate sunt complementul firesc al documentelor. Vezi tutorialul Digitalizează fișele de inspecție cu formulare personalizate.
Rezolvarea problemelor frecvente
{{org_legal_cui}}) când datele lipsesc din înregistrarea sursă. Completează datele lipsă în profilul clientului (de exemplu datele legale ale organizației) și generează din nou, sau completează valoarea direct în ciornă, de mână. Câmpurile pentru numărul și data documentului rămân intenționat marcaje până la finalizare.