Cum funcționează seriile de numerotare

Cum alocă seriile numere consecutive la finalizare, de ce ștergerea lasă un gol auditat și de ce facturile fiscale rămân în Oblio.

Orice afacere care emite hârtii oficiale - rapoarte de revizie tehnică, procese-verbale de predare-primire, adeverințe - are nevoie ca acele documente să fie numerotate. Numărul nu este o formalitate: el este identitatea documentului în registrul tău de evidență. Pe baza lui găsești documentul peste doi ani, îl citezi într-un contract sau îl prezinți unui inspector.

În Proiect.ro, numerele sunt date de o serie de numerotare: un contor care alocă numere consecutive, completate cu zerouri în față. Modul în care funcționează aceste serii are câteva reguli care surprind la început, dar fiecare există dintr-un motiv precis. Acest articol explică când se alocă numărul și de ce, când se blochează un document finalizat și când nu, de ce ștergerea unui document numerotat lasă un gol în loc să renumeroteze restul și de ce facturile fiscale nu împart niciodată numere cu seriile de documente.

Ce este o serie de numerotare

O serie este autoritatea de numerotare pentru un anumit tip de document. Are un Series Code scurt și în majuscule - de exemplu REVTECH pentru reviziile tehnice sau PV pentru procesele-verbale - și un Series Name citibil de om, cum ar fi „Revizii tehnice". Codul apare în fiecare număr emis; numele te ajută doar să recunoști seria în liste.

Fiecare serie își ține propriul contor. Câmpul Next Number arată ce număr va primi următorul document finalizat din acea serie. Câmpul Number Padding spune cu câte cifre se afișează numărul: cu o umplutură de 4, primul document este REVTECH-0001, nu REVTECH-1. Zerourile din față păstrează numerele aliniate și ușor de sortat, exact cum arată un registru ținut corect.

Seria, numerele pe care le-a emis și datele lor formează împreună registrul de evidență al documentelor tale: șirul ordonat al hârtiilor pe care le-ai pus în circulație. Pașii concreți de configurare sunt în ghidul Cum configurezi o serie de numerotare pentru documente.

Când se alocă numărul

Momentul în care documentul primește numărul depinde de o singură setare a seriei, Lock documents when finalized, și merită înțeles înainte de orice altceva, fiindcă schimbă felul în care lucrezi:

• Seria blochează. Documentul trece prin două stări. Cât este ciornă, este text obișnuit pe care îl editezi: completezi constatările, corectezi, adaugi observații, iar numărul nu este încă alocat. Abia când o finalizezi, seria îi alocă următorul număr și conținutul se îngheață.
• Seria nu blochează. Nu mai există starea de ciornă: documentul primește numărul chiar la generare, intră direct în registru ca emis și rămâne editabil.

Restul acestei explicații descrie seria care blochează, fiindcă acolo alocarea numărului este o decizie separată de crearea documentului. Ce urmează despre unicitate, goluri și dezactivare este însă adevărat în ambele cazuri.

Motivul pentru care numărul nu se consumă la crearea ciornei este simplu și practic: ciornele se abandonează. Începi un raport, te răzgândești, îl ștergi. Dacă numărul ar fi fost rezervat la creare, fiecare ciornă abandonată ar fi lăsat un număr ars în mijlocul registrului - un REVTECH-0007 care nu corespunde niciunui document real. Inspectorul care îți vede registrul s-ar întreba unde a dispărut documentul 7.

Alocând numărul abia la finalizare, într-o serie care blochează, contorul avansează doar pentru documente care chiar există. Poți pregăti, șterge și reface oricâte ciorne vrei fără să consumi vreun număr. Acesta este și modelul mental firesc al emiterii unui act în România: numărul se pune când documentul este gata și emis, nu când îl începi.

Numerele nu se pot dubla

Într-o echipă, doi oameni pot finaliza două documente din aceeași serie în aceeași secundă. Întrebarea firească este: pot primi amândoi același număr? Răspunsul este nu. Alocarea numărului se face atomic: seria predă un singur număr o singură dată, iar contorul avansează imediat, înainte ca un al doilea document să poată cere un număr.

În practică, asta înseamnă că două finalizări simultane primesc numere consecutive diferite, niciodată același număr. Nu trebuie să faci nimic special: sistemul serializează cererile pe serie. Rezultatul este un șir de numere fără duplicate, în care fiecare număr trimite la un singur document.

Blocarea la finalizare

Într-o serie care blochează, finalizarea face două lucruri deodată: atribuie numărul și îngheață conținutul. Un document finalizat nu se mai poate edita. Titlul, corpul și numărul rămân exact așa cum erau în momentul emiterii. Motivul este același care stă la baza oricărui registru: un act care poartă un număr oficial nu poate fi rescris ulterior, altfel numărul nu mai garantează nimic.

Înghețarea nu vine însă de la finalizare în sine, ci de la seria sub care emiți. Opțiunea Lock documents when finalized nu întărește o regulă existentă: ea este regula, și este nebifată implicit. Într-o serie care nu blochează, numărul și seria rămân definitive, dar textul poate fi modificat oricând după emitere. Când deschizi confirmarea de finalizare, Proiect.ro îți spune sub ce regim intri: „Documents in a locking series are also locked."

Alege conștient, pe serie. Pentru procese-verbale, rapoarte de intervenție sau orice act pe care îl dai unui client, bifează caseta: vrei o înregistrare permanentă. Pentru documente de lucru interne, pe care le actualizezi pe măsură ce afli lucruri noi, las-o nebifată.

Pașii efectivi de finalizare sunt descriși în ghidul Cum finalizezi un document și îi aloci un număr de serie. Pentru de ce un document finalizat devine un instantaneu înghețat, vezi De ce documentele finalizate sunt instantanee înghețate.

De ce ștergerea lasă un gol, nu renumerotează

Un document finalizat poate fi șters - de exemplu la o cerere de ștergere a datelor unui client. Întrebarea cheie este ce se întâmplă cu numărul lui. Aici Proiect.ro ia o decizie deliberată: numărul rămâne consumat, iar în șir apare un gol. Dacă ștergi REVTECH-0007, registrul va arăta în continuare …0006, 0008, 0009…, fără ca 0007 să fie reatribuit altui document.

Tentația ar fi să „repari" șirul renumerotând documentele de după cel șters, ca să nu rămână spații. Exact acest lucru ar distruge integritatea registrului. Gândește-te ce ar însemna: REVTECH-0008 a fost deja predat unui client, citat poate într-un proces-verbal sau într-un contract. Dacă l-ai renumerota în 0007, orice referință externă la „documentul 0008" ar arăta brusc către alt document, sau către niciunul. Un număr emis trebuie să rămână legat pe veci de documentul care l-a purtat.

Un gol nu este o eroare - este un fapt corect și auditabil. El spune adevărul: „aici a existat cândva un document cu acest număr, iar acum a fost șters." Fiecare ștergere lasă o urmă în jurnalul de audit, astfel încât golul poate fi întotdeauna explicat. Pentru documentele non-fiscale, un șir cu goluri documentate este preferabil unui șir „curat" în care numerele au fost mutate și nimeni nu mai poate avea încredere că un număr înseamnă mereu același act.

O serie cu documente nu se șterge - se dezactivează

Aceeași logică a integrității se aplică și seriei în ansamblu. Odată ce o serie a emis fie și un singur document, ea nu mai poate fi ștearsă. Dacă încerci, Proiect.ro te oprește și îți propune să o dezactivezi în loc. Dezactivarea (debifezi Active) scoate seria din lista celor disponibile la finalizare, dar păstrează intact istoricul numerelor deja emise.

Motivul este același cu cel al golurilor: numerele emise sunt referințe permanente. A șterge o serie cu documente ar însemna a rupe legătura dintre acele documente și autoritatea care le-a numerotat. La fel, Series Code devine fix odată ce seria a emis primul document - îl poți recunoaște, dar nu îl mai poți schimba, tocmai ca numerele istorice să nu intre în coliziune cu unele noi.

Granița cu numerotarea fiscală (facturile)

Există o limită clară pe care merită să o înțelegi de la început: seriile de documente nu emit facturi. Numerotarea fiscală - seriile și numerele facturilor - trăiește în integrarea cu Oblio și rămâne acolo. Cele două sisteme nu împart niciodată serii sau numere.

Distincția este între hârtiile fiscale și cele non-fiscale. O factură este un document fiscal: numerotarea ei trebuie să respecte reguli fiscale stricte și se gestionează în Oblio. Un raport de revizie tehnică, un proces-verbal de predare sau o adeverință sunt documente non-fiscale: ele sunt exact ceea ce numerotezi prin seriile de documente din Proiect.ro.

Cu alte cuvinte, nu folosi o serie de documente ca să emiți facturi și nu te aștepta ca numerele de factură din Oblio să apară în registrul tău de documente. Sunt două registre separate, cu autorități de numerotare diferite, fiecare cu propriile reguli. Această separare te protejează: numerotarea fiscală rămâne acolo unde i se pot aplica regulile fiscale, iar seriile de documente îți rezolvă restul hârtiilor pe care le emiți.

Recapitulare

Seriile de numerotare transformă documentele tale într-un registru de evidență demn de încredere. Pe scurt:

• O serie este autoritatea de numerotare a unui tip de document: un Series Code, un contor (Next Number) și o umplutură cu zerouri (Number Padding).
• Într-o serie care blochează, numărul se alocă abia la finalizare, nu la crearea ciornei, astfel încât ciornele abandonate nu ard niciun număr. Într-una care nu blochează, numărul vine odată cu documentul.
• Alocarea este atomică: două finalizări simultane primesc numere diferite, niciodată unul duplicat.
• Conținutul se îngheață doar dacă seria are bifat Lock documents when finalized. Caseta este nebifată implicit și decide întregul ciclu de viață al documentelor din serie.
• Ștergerea unui document numerotat lasă un gol auditat, nu renumerotează restul, ca numerele emise să rămână referințe permanente.
• O serie cu documente emise nu se șterge - se dezactivează; codul ei devine fix.
• Facturile fiscale rămân în Oblio. Seriile de documente sunt pentru hârtiile non-fiscale și nu împart niciodată numere cu Oblio.

Rezultatul: un șir de numere în care fiecare număr înseamnă mereu același act, un registru care spune adevărul chiar și atunci când un document a fost șters, și o graniță clară între numerotarea fiscală și cea non-fiscală.