Găsește și șterge documentele unui client
Filtrează registrul de documente după client și șterge tot dosarul pentru o cerere GDPR. Documentele finalizate lasă un gol auditabil în serie.
Acest ghid descrie cum găsești fiecare document emis pentru un singur client și cum le ștergi, ca răspuns la o cerere de ștergere a datelor (GDPR). Vei folosi registrul de documente (Documents), pe care îl deschizi din cardul All documents, filtrat după client, ca să strângi tot dosarul într-un singur loc, apoi vei șterge documentele unul câte unul.
Cerințe prealabile
- Funcționalitatea Documents trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.
- Trebuie să ai un rol cu permisiunea de a vedea registrul de documente și de a șterge documente.
- Clientul trebuie să aibă deja cel puțin un document emis. Pentru a emite documente, vezi Cum generezi un document pornind de la o entitate.
Pași
1. Deschide registrul de documente
- Din meniul lateral, deschide secțiunea Documents.
- Pe hub-ul de documente, deschide cardul All documents apăsând Open register.
Se încarcă pagina All documents, registrul fiecărui document emis în spațiul tău de lucru. Aici găsești tot, indiferent de entitatea pe care a fost ancorat documentul: client, activ, locație, cerere de suport, task sau propunere apar laolaltă.
2. Filtrează după client
- Deasupra listei, deschide filtrele și alege clientul din lista Customer.
- Lista se reîncarcă și arată exact documentele filtrate sub acel client.
Filtrul Customer este gândit anume pentru cererile de ștergere a datelor: adună fiecare document emis pentru clientul ales, oricare ar fi entitatea pe care a fost ancorat. Poți combina filtrul cu Status (de exemplu, ca să separi ciornele de documentele finalizate) sau cu Series și Template, dacă ai nevoie.
Alternativă: din hub-ul de documente, cardul Customers te duce la lista de clienți, iar de acolo deschizi dosarul unui singur client. Dosarul îți arată aceleași documente, grupate pe tipuri. Registrul filtrat rămâne calea cea mai directă pentru o cerere GDPR, fiindcă strânge totul într-o singură listă.
3. Deschide fiecare document și șterge-l
- În listă, apasă pe un document ca să-i deschizi pagina.
- În colțul cardului, deschide meniul de acțiuni (butonul hamburger) și alege Delete.
- Se deschide fereastra Delete document, cu un avertisment. Citește-l, apoi bifează I am sure I want to delete this document.
- Apasă butonul Delete Document.
După ștergere, aplicația te readuce pe pagina entității pe care era ancorat documentul sau, dacă documentul nu avea ancoră, în registru. Întoarce-te în registru, păstrează filtrul Customer și repetă pentru fiecare document din dosar, până când lista clientului rămâne goală.
Ce trebuie să știi când ștergi un document finalizat
Un document finalizat are deja un număr alocat din seria lui. Îl poți șterge, dar ștergerea lasă un gol în seria de numerotare: numărul nu este reutilizat și nu este realocat altui document. Fereastra de confirmare îți spune explicit acest lucru pentru un document finalizat, iar golul rămas este înregistrat în jurnalul de audit.
Acesta este comportamentul corect pentru o cerere de ștergere: păstrezi integritatea registrului (seria rămâne continuă și auditabilă) chiar dacă scoți datele clientului. Ciornele nu au număr alocat, așa că ștergerea lor nu lasă niciun gol.
Ștergerea unui document este definitivă. Dacă deschizi fereastra Delete document din greșeală, închide-o fără să bifezi confirmarea: butonul Delete Document rămâne dezactivat până bifezi caseta, deci nu se șterge nimic.
Rezultat
Ai găsit și ai șters toate documentele clientului dintr-o singură listă filtrată. După ce termini:
- Registrul filtrat după acel Customer nu mai arată niciun document.
- Documentele finalizate șterse au lăsat goluri în seriile lor: numerele rămase nu sunt reutilizate, iar golurile sunt consemnate în jurnalul de audit.
- Restul registrului și celelalte serii rămân neatinse și auditabile.