Exportă un document în format PDF
Exportă orice document în PDF pe format A4, la cerere. Draft-urile au filigran, documentele emise se redau curat.
Acest ghid descrie cum exporți un document în format PDF, gata de tipărit sau de trimis clientului. PDF-ul se generează la cerere, pe formatul standard A4, atât din pagina documentului, cât și din vizualizarea rapidă pe care o deschizi din listă.
Cerințe prealabile
- Trebuie să ai cel puțin un document generat. Dacă încă nu ai unul, vezi Cum generezi un document pornind de la o entitate.
- Trebuie să ai un rol cu permisiunea de a vedea documentele înregistrării respective (de exemplu documentele unui client sau ale unui activ).
- Funcționalitatea Documents trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.
Pași
1. Deschide documentul
Ai două căi spre același buton de export, în funcție de cât de departe ești de document:
- Din listă (vizualizare rapidă). Într-un registru de documente sau în secțiunea de documente a unei înregistrări, apasă pe numele documentului. Se deschide o fereastră de citire (read-only) cu documentul redat pe ecran.
- Din pagina documentului. Deschide pagina dedicată a documentului, unde îl poți și gestiona (editare, finalizare, ștergere).
2. Apasă Export PDF
- În fereastra de citire rapidă, în colțul din dreapta sus al cardului, apasă linkul Export PDF.
- Pe pagina documentului, deschide meniul de acțiuni (pictograma cu trei linii) și alege Export PDF. Pentru un document deja emis, Export PDF este prima opțiune din meniu, scoasă în evidență.
PDF-ul se deschide într-o filă nouă a browserului, pe formatul A4. De acolo îl poți salva pe calculator sau îl poți tipări direct, folosind funcțiile browserului.
Documentele apar și în liste sub formă de tabel. Acolo, pe rândul fiecărui document, ai un buton-pictogramă Export PDF care deschide direct PDF-ul, fără să mai deschizi documentul.
Rezultat
Obții un fișier PDF pe format A4 cu antetul emitentului, titlul, conținutul documentului și subsolul. Modul în care arată PDF-ul depinde de starea documentului:
- Document în lucru (badge Draft): PDF-ul poartă un filigran diagonal mare cu textul DRAFT, ca să fie clar că nu este încă varianta oficială. Folosește-l pentru verificări interne, înainte de finalizare.
- Document emis (badge Issued): PDF-ul se redă curat, fără filigran, cu data finalizării. Aceasta este varianta pe care o trimiți clientului.
PDF-ul se generează la cerere, de fiecare dată când apeși Export PDF, și nu se stochează nicăieri. Asta înseamnă că reflectă mereu conținutul actual al documentului: pentru un document emis dintr-o serie care blochează la finalizare, conținutul este înghețat, deci PDF-ul va fi mereu identic; dacă seria nu blochează, documentul rămâne editabil și PDF-ul urmează modificările; pentru un document în lucru, fiecare export reflectă ultimele modificări.
Ca să transformi un document în lucru într-unul oficial și să-i aloci un număr de serie, vezi Cum finalizezi un document și îi aloci un număr de serie.