Cum creezi un șablon de document
Creează un șablon de document din hub-ul de definiții, scrie-i corpul, inserează câmpuri auto-completate și setează seria, retenția și clasificarea.
Acest ghid descrie cum creezi un șablon de document din hub-ul de definiții: scrii corpul
o singură dată în editor și introduci câmpuri de tip {{ variabilă }} care se
completează automat din datele pe care aplicația le deține deja. Folosește șabloanele pentru
documentele oficiale pe care le emite firma ta - rapoarte de revizie tehnică, procese-verbale
de predare-primire sau certificate.
Cerințe prealabile
- Trebuie să ai un rol cu permisiunea de a gestiona șabloanele de documente.
- Funcționalitatea Documents trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.
- Recomandat: cel puțin o serie de numerotare creată, ca să o poți seta drept serie implicită a șablonului. Vezi Cum configurezi o serie de numerotare pentru documente. Poți crea șablonul și fără serie și să o adaugi mai târziu prin editare.
Pași
1. Deschide pagina Document Templates
- În bara laterală din stânga, apasă pe Definitions.
- Pe hub-ul de definiții, găsește cardul Document Templates și deschide-l.
Se încarcă pagina Document Templates, unde administrezi toate șabloanele reutilizabile ale spațiului tău de lucru.
2. Deschide formularul de creare
- Apasă butonul Add Template din antetul cardului.
- Se deschide fereastra Add Template, unde definești șablonul complet.
3. Completează datele de bază
- În câmpul Template Name, introdu numele șablonului
(de exemplu
Raport de revizie tehnică). - Din lista Attaches to, alege tipul de înregistrare la care se va atașa documentul. Această alegere e importantă: doar șabloanele al căror tip se potrivește cu o înregistrare apar atunci când generezi un document de acolo. Opțiunile sunt: Workspace (no anchor), Customer organization, Customer asset, Location, Internal support request, External support request, Task și Proposal.
- Adaugă, opțional, o Description scurtă care îi ajută pe colegi să recunoască șablonul în listă.
4. Scrie corpul și inserează variabile
În câmpul Body ai un editor de text îmbogățit. Scrie aici conținutul fix al documentului - titluri, paragrafe, formule de încheiere - exact cum vrei să arate.
Sub editor, în zona Insert a variable, vezi listele de variabile grupate (Your business, Customer, Asset, Location, Document number, General și altele, în funcție de tipul ales la Attaches to). Apasă pe o variabilă ca să o inserezi în corp, la poziția cursorului. La generare, fiecare variabilă este înlocuită automat cu datele reale (numele clientului, codul de identificare fiscală, seria echipamentului și așa mai departe).
Variabilele din grupul Document number (numărul, seria și data documentului) se completează în momentul în care documentul primește un număr din serie: la finalizare, dacă seria implicită blochează, sau chiar la generare, dacă nu blochează. Până atunci rămân necompletate. O variabilă care nu se aplică înregistrării alese este pur și simplu lăsată așa cum a fost scrisă.
5. Setează seria, retenția și clasificarea
- Default series - seria de numerotare din care documentele generate vor primi automat un număr la finalizare. Dacă nu ai încă o serie, lasă -- No default series --; o poți alege la finalizare sau adăuga ulterior.
- Retention (days) - numărul de zile după care documentele emise din acest șablon pot fi șterse. Platforma calculează și afișează data, ca să știi ce a expirat, dar nu șterge nimic singură: ștergerea rămâne o acțiune pe care o faci tu. Lasă câmpul gol dacă nu urmărești o perioadă de păstrare.
- Data classification - nivelul de confidențialitate moștenit de documentele generate: Internal, Confidential sau Personal data.
Aceste setări se aplică pe documentele generate din șablon, nu pe șablonul în sine. Documentele deja emise își păstrează valorile cu care au fost create, chiar dacă modifici ulterior șablonul.
6. Activează și salvează
- Lasă bifată caseta Active ca șablonul să poată fi folosit la generarea documentelor. Debifeaz-o dacă vrei să-l pregătești fără a-l face încă disponibil.
- Apasă Add Template pentru a salva.
Fereastra se închide, iar șablonul nou apare imediat în lista din Document Templates.
Editarea și ștergerea unui șablon
Poți deschide oricând un șablon existent ca să-i schimbi corpul sau setările - de exemplu ca să-i atribui o serie după ce ai creat-o. Modificările se aplică doar documentelor generate de atunci înainte; cele emise deja rămân neschimbate.
La ștergere apare un avertisment care confirmă că documentele deja generate din șablon continuă să funcționeze. Bifează I am sure I want to delete this template și apasă Delete Template. Șablonul dispare din listă, dar documentele emise își păstrează corpul înghețat.
Rezultat
Ai un șablon de document reutilizabil, gata de folosit. De acum:
- Șablonul apare în lista din Document Templates, marcat ca activ.
- Când deschizi o înregistrare de tipul ales la Attaches to și generezi un document, șablonul apare în lista de selecție, iar variabilele se completează automat din datele acelei înregistrări.
- Documentele generate moștenesc seria implicită, retenția și clasificarea pe care le-ai setat.
Pasul următor este să generezi efectiv un document din șablon. Vezi Cum generezi un document pornind de la o entitate.