Digitalizează fișele de inspecție

Construiește un formular de inspecție cu mai mulți pași, atașează-l pe un activ, colectează răspunsuri de pe teren și exportă CSV pentru audit.

Acest tutorial te ghidează prin construirea unui formular de inspecție digital, de la primul câmp până la dosarul de conformitate, în șase pași:

1. Creezi formularul de inspecție - adaugi câmpurile care reflectă o fișă reală: serie, dată, măsurători, verdict de conformitate și observații
2. Îl transformi într-un asistent cu trei pași - identificare, verificări tehnice, verdict și semnătură
3. Îl previzualizezi - parcurgi formularul exact ca un tehnician, fără să salvezi nimic
4. Îl atașezi pe un activ al clientului - echipamentul pe care îl întreții devine punctul de plecare al inspecției
5. Un tehnician îl completează din pagina activului - răspunsul ajunge direct în istoricul echipamentului
6. Revizuiești răspunsul și exporți CSV - setezi statusul și scoți datele pentru dosarul de conformitate

La final, vei fi înlocuit o fișă de hârtie cu un formular versionat, completabil de pe teren și gata de auditat - cu fiecare răspuns legat de echipamentul exact la care a fost făcut.

Scenariul nostru

Cerințe

Înainte de a începe, asigură-te că:

• Funcționalitatea Custom Forms este activată în setările spațiului de lucru
• Ai deja un activ de client înregistrat - echipamentul pe care îl vei inspecta. Dacă nu, parcurge mai întâi Tutorialul 7: Urmărește ce ai instalat la un client, unde înregistrezi locații și active
• Funcționalitatea Customer Assets este activată (necesară pentru atașarea formularului pe un activ)
• Ai permisiunile necesare pentru a proiecta formulare și pentru a revizui răspunsuri (administratorul spațiului de lucru le are implicit)

1 Creează formularul de inspecție

Pornim de la hub-ul de formulare personalizate, unde se proiectează, se versionează și se publică toate formularele.

1. În bara laterală din stânga, apasă pe Definitions pentru a deschide hub-ul de configurare.
2. Caută cardul Custom Forms și apasă pe el. Ajungi pe pagina Custom Forms, unde se află lista formularelor tale.
3. Apasă butonul Add Form din partea de sus. Se deschide fereastra Add Custom Form.
4. Completează datele de bază ale formularului:
   • Name: Inspecție HVAC - vizită de service
   • Description: Fișa standard de inspecție completată la fiecare vizită de service.
   • Confirmation message: Inspecția a fost înregistrată. Mulțumim! - mesajul pe care îl vede tehnicianul după ce trimite formularul
   • Submit button text: Trimite inspecția
   • Active: lasă bifat ca formularul să accepte răspunsuri; debifat, colectarea este oprită
5. Apasă butonul Add Custom Form pentru a salva.

Adaugă câmpurile inspecției

Acum adăugăm câmpurile care reflectă fișa reală de pe hârtie. Pentru fiecare câmp folosești butonul Add Field din constructorul versiunii active.

1. Apasă Add Field. Se deschide formularul de adăugare a unui câmp. Pentru primul câmp - seria echipamentului - completează:
   • Identifier: serie - numele intern al câmpului (litere, cifre, liniuțe de subliniere). Atenție: nu poate fi schimbat după ce câmpul este creat, pentru că răspunsurile colectate se leagă de el
   • Name: Serie echipament - eticheta pe care o vede tehnicianul
   • Field type: selectează Text
   • Required: bifează - nu vrem inspecții fără serie
   • Placeholder: ex. CT-2024-0481
   • Show in submissions table: bifează - vrei să vezi seria ca o coloană în tabelul de răspunsuri
2. Apasă Add Field pentru a salva câmpul. Apare imediat în lista de câmpuri a versiunii.
3. Repetă pentru data inspecției:
   • Identifier: data_inspectie
   • Name: Data inspecției
   • Field type: Date
   • Required: bifează
   • Show in submissions table: bifează
4. Adaugă o măsurătoare numerică - presiunea în circuit:
   • Identifier: presiune_bar
   • Name: Presiune circuit (bar)
   • Field type: Decimal number - permite valori cu zecimale, ca 1,8 bar
   • Help text: Citește manometrul la circuitul principal.
5. Adaugă a doua măsurătoare - temperatura tur:
   • Identifier: temperatura_tur
   • Name: Temperatură tur (°C)
   • Field type: Whole number - un număr întreg
6. Adaugă verdictul de conformitate - alegerea-cheie a inspecției:
   • Identifier: conformitate
   • Name: Verdict conformitate
   • Field type: Dropdown - o listă din care tehnicianul alege un singur răspuns
   • Options (one per line): introdu fiecare opțiune pe câte un rând:
     • Conform
     • Neconform
     • Conform cu observații
   • Required: bifează
   • Show in submissions table: bifează - verdictul devine o coloană în tabelul de răspunsuri, pe care o vei folosi mai târziu ca să găsești rapid inspecțiile neconforme
7. În final, adaugă câmpul de observații:
   • Identifier: observatii
   • Name: Observații
   • Field type: Long text - un câmp de text pe mai multe rânduri pentru note libere
   • Required: lasă nebifat - nu fiecare inspecție are observații

2 Transformă formularul într-un asistent cu trei pași

O fișă de inspecție cu șase câmpuri într-o singură pagină e greu de completat pe telefon, în picioare, lângă o centrală. Împărțim formularul în trei pași logici, exact ca un flux de inspecție: mai întâi identifici echipamentul, apoi faci verificările tehnice, apoi închei cu verdictul. Un formular cu doi sau mai mulți pași devine automat un asistent cu bară de progres și butoane Back și Next, cu validare pas cu pas.

Creează cei trei pași

Orice formular nou are deja un pas creat automat, care ține deocamdată toate cele șase câmpuri. Așadar nu creăm trei pași de la zero: adăugăm doi pași noi, iar pasul existent primește un titlu.

1. Pe pagina de detalii a formularului, sub lista de câmpuri a versiunii active, apasă butonul Make this a multi-step form. Se deschide formularul de adăugare a unui pas - acesta va deveni al doilea pas:
   • Step title: Verificări tehnice
   • Description: Măsurătorile efectuate la echipament.
   Confirmă cu Add step. Constructorul se reîncarcă: câmpurile sunt acum grupate pe carduri, fiecare pas având un badge Step 1, respectiv Step 2.
2. Dă un titlu pasului creat automat: pe cardul Step 1, apasă iconița Edit step și completează:
   • Step title: Identificare
   • Description: Cine, ce și când - datele de bază ale inspecției.
   Confirmă cu Edit step. Cele șase câmpuri rămân deocamdată toate pe acest pas.
3. Adaugă al treilea pas: apasă butonul Add step din partea de jos a constructorului și completează:
   • Step title: Verdict și semnătură
   • Description: Concluzia inspecției și observațiile finale.
   Confirmă cu Add step.

Repartizează câmpurile pe pași

De îndată ce formularul are cel puțin doi pași, formularul de editare al fiecărui câmp capătă un selector Step care îți arată cărui pas îi aparține. Serie echipament și Data inspecției sunt deja unde trebuie, pe pasul Identificare - mai sunt de mutat patru câmpuri.

1. Deschide fiecare câmp pentru editare (iconița Edit din dreptul lui în constructor) și setează selectorul Step:
   • Presiune circuit (bar) și Temperatură tur (°C) → pasul Verificări tehnice
   • Verdict conformitate și Observații → pasul Verdict și semnătură
2. Salvează fiecare câmp după ce i-ai schimbat pasul; câmpul se mută imediat sub cardul pasului ales.

3 Previzualizează formularul

Înainte să dai formularul pe mâna tehnicienilor, parcurge-l tu însuți exact ca un respondent. Previzualizarea randează formularul identic cu ce vede tehnicianul - inclusiv asistentul cu pași - dar nu salvează niciun răspuns, așa că nu îți poluezi datele.

1. Pe pagina de detalii a formularului, apasă butonul Preview.
2. Se deschide pagina de completare în mod previzualizare, marcată cu un banner: Preview mode: responses are not saved. Previzualizarea folosește întotdeauna versiunea activă a formularului - exact ce văd respondenții.
3. Parcurge pasul Identificare: introdu o serie de probă și o dată, apoi apasă Next.
4. La pasul Verificări tehnice, introdu câteva valori. Observă cum bara de progres avansează la Step 2 / 3. Apasă Next.
5. La ultimul pas, alege un verdict din lista Verdict conformitate și apasă butonul Trimite inspecția.
6. Verifică dacă totul are sens: etichetele sunt clare, câmpurile obligatorii sunt marcate, opțiunile de conformitate sunt corecte. Dacă găsești ceva de schimbat, revino la pagina formularului (butonul Back to form) și ajustează.

4 Atașează formularul pe un activ al clientului

Acum legăm formularul de echipamentul pe care îl întreții. Când atașezi un formular de inspecție pe un activ, formularul devine completabil direct din pagina activului, iar fiecare răspuns se adună în istoricul de inspecții al acelui echipament. Pornim de la activul deja înregistrat (vezi Tutorialul 7 dacă nu ai unul).

1. Navighează la pagina de detalii a activului - de exemplu, centrala termică instalată la clientul tău.
2. Deschide meniul de acțiuni al activului (butonul hamburger) și apasă pe Attach Form. Se deschide fereastra Attach Form.
3. Din lista Form, selectează Inspecție HVAC - vizită de service. Lista arată doar formularele care nu sunt deja atașate pe acest activ.
4. Opțional, completează Inspection interval (days) cu intervalul recomandat între inspecții - de exemplu 180 pentru o inspecție la șase luni.
5. Apasă butonul Attach pentru a confirma atașarea.

5 Tehnicianul completează inspecția din pagina activului

E ziua vizitei de service. Tehnicianul - sau tu, ca să testezi fluxul real - deschide pagina echipamentului și completează inspecția direct de acolo. De data asta răspunsul chiar se salvează.

1. Pe pagina activului, deschide tab-ul Forms.
2. În lista Attached forms, apasă butonul Fill out din dreptul formularului de inspecție.
3. Se deschide asistentul cu trei pași. La pasul Identificare, completează seria reală a echipamentului și data inspecției, apoi apasă Next.
4. La pasul Verificări tehnice, introdu măsurătorile reale - presiunea și temperatura citite la utilaj. Apasă Next.
5. La pasul Verdict și semnătură, alege verdictul din lista Verdict conformitate (de exemplu Conform cu observații) și scrie eventualele observații în câmpul liber.
6. Apasă butonul Trimite inspecția - textul pe care l-ai setat în câmpul Submit button text al formularului. Apare mesajul de confirmare pe care l-ai setat în partea 1 a tutorialului.

6 Revizuiește răspunsul și exportă pentru dosarul de conformitate

Andrei vrea să vadă toate inspecțiile într-un singur loc, să le marcheze pe cele verificate și să scoată un fișier pentru auditul de conformitate. Toate răspunsurile la un formular - indiferent de unde au venit: activ, etapă de proces, portal sau completare directă - se adună în zona centrală de revizuire a formularului.

Deschide zona de răspunsuri

1. Întoarce-te la Definitions > Custom Forms și deschide formularul Inspecție HVAC - vizită de service.
2. Pe pagina formularului, apasă View Data pentru a deschide pagina de răspunsuri.
3. Vezi un tabel cu toate inspecțiile: coloanele Submitted (când), Submitter (cine), Source (de unde) și Status, plus coloanele câmpurilor pe care le-ai marcat cu Show in submissions table - seria, data și verdictul de conformitate.

Inspectează și setează statusul

1. În tabel, apasă acțiunea View submission din dreptul inspecției. Se deschide fereastra cu toate răspunsurile - exact setul de întrebări care a fost pus, chiar dacă formularul s-a schimbat între timp.
2. Verifică valorile. Dacă totul e în regulă, în partea de jos a ferestrei folosește butoanele de status și apasă Reviewed. Răspunsul trece din New în Reviewed.
3. Pentru inspecțiile vechi pe care nu mai vrei să le vezi în lista activă, folosește statusul Archived.

Exportă CSV pentru dosar

1. Deasupra tabelului de răspunsuri, apasă butonul Export CSV.
2. Se descarcă un fișier CSV cu toate inspecțiile și toate răspunsurile lor, gata de deschis în Excel sau de pus în dosarul de conformitate.

Poți exporta și de pe pagina activului: tab-ul Forms are propriul buton Export CSV, care scoate doar inspecțiile făcute la acel echipament - util când un client îți cere istoricul de inspecții pentru un anumit utilaj.

Ce ai realizat

Hârtia a dispărut. De acum, fiecare vizită de service produce un răspuns structurat, căutabil și legat de echipamentul potrivit - iar la următorul audit, tot ce-ți trebuie e un filtru și un export.

Pași următori

Cu formularul în teren, poți merge mai departe:

• Publică formularul în portalul clientului - lasă clientul să completeze singur cereri de service sau sondaje de satisfacție din portalul lui (vezi Cum implementezi un formular pe suprafețele de colectare)
• Pune formularul ca punct de control într-un proces operațional - cere completarea unei inspecții la o etapă, astfel încât un element de lucru să nu poată avansa până nu e bifată (vezi același ghid și Tutorialul 8: Configurează un flux operațional)
• Setează o politică de retenție - configurează ștergerea automată a răspunsurilor vechi și învață cum exporți înainte de a curăța (vezi Cum exporți și cureți răspunsurile la formulare)
• Schimbă întrebările fără să strici datele vechi - când fișa de inspecție evoluează, creează o versiune nouă; răspunsurile deja colectate rămân legate de versiunea cu care au fost completate (vezi Cum gestionezi versiunile unui formular și Cum funcționează versiunile formularelor)

Rezolvarea problemelor frecvente