Implementează un formular pe suprafețe

Atașează un formular personalizat pe active, etape de proces, portalul clientului și al partenerului. Răspunsurile ajung într-un singur loc.

Un formular personalizat nu colectează răspunsuri până nu îl implementezi pe o suprafață de colectare. Acest ghid arată cum atașezi același formular pe cele patru suprafețe disponibile: un activ de client, o etapă de proces (ca poartă de calitate), portalul unui client și portalul unui partener. Fiecare suprafață decide cine completează formularul și de unde, dar toate răspunsurile ajung în aceeași zonă de revizuire.

Înainte să începi

• Trebuie să ai un formular personalizat cu o versiune publicată (consultă Cum creezi și publici un formular personalizat). Un formular fără versiune activă nu poate fi completat pe nicio suprafață.
• Funcționalitatea Custom Forms trebuie să fie activată în spațiul tău de lucru.
• Pentru fiecare suprafață ai nevoie de entitatea-gazdă: un activ de client, un proces operațional cu etape, o organizație client cu portal sau un parteneriat activ.

Implementarea pe suprafețe

Alege suprafața potrivită pentru ce vrei să colectezi. Poți implementa același formular pe mai multe suprafețe în paralel.

Activ de client (inspecții și mentenanță)

1. Deschide pagina activului din lista de active a clientului.
2. Apasă iconița de meniu din colțul cardului și alege Attach Form.
3. În modalul Attach Form, selectează formularul din câmpul Form și, opțional, completează Inspection interval (days) pentru a marca periodicitatea.
4. Apasă Attach.

Formularul apare în tab-ul Forms al activului. Echipa îl completează direct de acolo cu butonul Fill out, iar fiecare răspuns se adaugă în istoricul de răspunsuri al activului. Folosește această suprafață pentru fișe de inspecție recurente legate de un echipament anume.

Etapă de proces (poartă de calitate)

Pe o etapă de proces, formularul poate deveni o poartă de calitate: configurat ca obligatoriu și blocant, elementele de lucru nu pot părăsi etapa până nu este completat.

1. Deschide pagina de definiții a procesului operațional și identifică etapa pe care vrei poarta.
2. Pe rândul etapei, apasă acțiunea Stage forms. Se deschide panoul cu formularele atașate și un buton Attach Form.
3. Apasă Attach Form și selectează formularul din câmpul Form.
4. Pentru o poartă obligatorie, bifează Required on this stage. Bifa Block advancement until completed este activată implicit, astfel încât elementul rămâne pe etapă până când formularul este completat pentru el. Opțional, setează Completion deadline (hours) și Sequence, apoi apasă Attach.

Formularul apare pe cardul fiecărui element aflat pe acea etapă, într-o listă de formulare fără titlu propriu, cu badge-urile Required și Blocks advancement. Echipa îl completează din pagina elementului de lucru, cu butonul Fill out. Spre deosebire de activ, aici formularul este atașat pe o etapă comună, dar se completează separat pentru fiecare element care trece prin etapă.

Portal de client (sondaje și solicitări)

1. Deschide pagina organizației client.
2. Din meniul de acțiuni al organizației, alege Publish Form to Portal.
3. În modal, selectează formularul din câmpul Form, setează Display order și păstrează sau scoate bifa Show description.
4. Apasă Publish.

Contactele clientului văd formularul în portalul lor și îl completează singure - de exemplu un sondaj de satisfacție sau o solicitare de serviciu. Răspunsurile ajung în spațiul tău de lucru, alături de celelalte răspunsuri ale formularului. Publicarea se face per organizație client: repetă pașii pentru fiecare client la care vrei formularul.

Portal de partener (verificări și raportări)

Pe portalul unui partener, formularul cere mai întâi ca parteneriatul să permită trimiterea de formulare.

1. Asigură-te că parteneriatul este activ și că i-ai acordat grantul Submit Forms. Fără acest grant, partenerul nu poate completa formularul (consultă Cum funcționează parteneriatele).
2. Deschide pagina parteneriatului și apasă acțiunea Publish Form to Partnership din rândul de acțiuni aflat în antetul cardului parteneriatului. Tab-ul Forms al cardului arată formularele deja publicate și răspunsurile lor.
3. În modal, selectează formularul din câmpul Form, setează Display order și apasă Publish.

Membrii echipei partenere completează formularul din portalul lor de partener - de pildă verificări de conformitate, chestionare de onboarding sau raportări recurente. Răspunsurile sunt stocate în spațiul tău de lucru, cu partenerul înregistrat ca sursă.

Oprirea colectării

Pe oricare dintre cele patru suprafețe, poți opri colectarea fără să pierzi nimic. Pe activ folosești butonul Detach din tab-ul Forms, iar pe etapa de proces acțiunea Detach din panoul Stage forms. Pe portalul de client, formularele publicate au acțiunea Remove pe pagina Form data a organizației; pe parteneriat, aceeași acțiune Remove apare în tab-ul Forms. În toate cazurile apare o confirmare, iar mesajul Existing submissions are kept. îți amintește că răspunsurile existente sunt păstrate.

După detașare sau retragere, formularul nu mai poate fi completat de pe acea suprafață, dar răspunsurile deja colectate rămân în zona de revizuire și în istoricul entității-gazdă.

Rezultat

• Formularul este disponibil pe suprafețele alese, iar fiecare suprafață decide cine îl completează și de unde.
• Pe activ, răspunsurile apar în istoricul activului. Pe etapa de proces, formularul obligatoriu și blocant ține elementele pe loc până la completare.
• Pe portalul de client și pe cel de partener, persoanele externe completează singure, iar răspunsurile ajung în spațiul tău de lucru cu sursa înregistrată.
• Toate răspunsurile, indiferent de suprafață, se adună în aceeași zonă de revizuire, unde le poți căuta și filtra după status (consultă Cum revizuiești răspunsurile la formulare).

Rezolvarea problemelor frecvente