Cum exporți și cureți răspunsurile
Exportă răspunsurile la formulare în CSV, setează retenția automată și golește definitiv răspunsurile înainte de a șterge un formular.
Acest ghid descrie cum scoți răspunsurile la un formular personalizat în afara platformei (export CSV) și cum le ștergi când nu mai ai nevoie de ele: automat, prin politica de retenție a formularului, sau manual, prin golirea completă a răspunsurilor. Exportul nu modifică nimic; ștergerea este definitivă, așa că descarcă datele înainte de a șterge.
Cerințe prealabile
- Trebuie să ai un rol cu permisiunea de a gestiona formularele personalizate și de a le vedea răspunsurile.
- Formularul are deja răspunsuri colectate. Pentru a vedea cum se adună și se filtrează, vezi Cum revizuiești răspunsurile la formulare.
Exportă răspunsurile în CSV
Fiecare zonă în care se adună răspunsuri are propriul buton Export CSV. El descarcă un fișier cu toate răspunsurile vizibile în acea zonă, fiecare răspuns pe un rând, cu o coloană pentru fiecare întrebare. Alege punctul de export în funcție de ce vrei să scoți.
1. Toate răspunsurile unui formular
- Deschide pagina de definiție a formularului și apasă butonul View Data din subsol. Se deschide zona de răspunsuri a formularului.
- Deasupra tabelului, în dreapta, apasă Export CSV.
Browserul descarcă un fișier care conține toate răspunsurile formularului, indiferent de unde au venit (un activ, o etapă de proces, un portal sau o completare directă).
2. Răspunsurile colectate pe un activ
- Deschide pagina activului de client și mergi la tab-ul Forms.
- În tabelul de răspunsuri al activului, apasă Export CSV.
Fișierul conține doar răspunsurile strânse pe acel activ, pe toate formularele atașate lui.
3. Răspunsurile dintr-un portal client
- Deschide cardul organizației client și apasă pe linkul Form data.
- Pe pagina Form data, extinde formularul dorit și apasă Export CSV deasupra tabelului său de răspunsuri.
Fișierul conține răspunsurile pe care contactele clientului le-au completat din portalul lor, pentru acel formular.
4. Răspunsurile dintr-un portal de partener
- Deschide pagina parteneriatului și mergi la zona cu formularele lui.
- Extinde formularul dorit și apasă Export CSV deasupra tabelului său de răspunsuri.
Fișierul conține răspunsurile completate de partener din portalul lui, pentru acel formular.
CSV-ul reflectă întrebările exact așa cum au fost puse la momentul fiecărui răspuns. Dacă ai schimbat formularul între timp, fiecare rând păstrează setul de întrebări care i s-au pus, nu pe cel curent.
Curăță automat răspunsurile vechi
Pentru date pe care nu vrei să le păstrezi la nesfârșit (de exemplu, răspunsuri care conțin informații personale), setează o politică de retenție pe formular. Platforma șterge apoi singură răspunsurile mai vechi decât perioada aleasă.
- Deschide formularul în editare (butonul de editare din lista Custom Forms sau de pe pagina lui de definiție).
- În câmpul Delete responses after (days), introdu numărul de zile cât
vrei să păstrezi un răspuns (de exemplu
90). - Salvează formularul.
De acum, orice răspuns mai vechi decât perioada setată este șters definitiv la următoarea rulare a curățării automate. Ștergerea este irevocabilă, așa că păstrează o perioadă suficient de lungă sau exportă periodic datele de care ai nevoie pe termen lung. Lasă câmpul gol ca să păstrezi răspunsurile pe termen nelimitat.
Golește manual răspunsurile unui formular
Nu poți șterge un formular care încă are răspunsuri: acestea blochează ștergerea ca să nu pierzi date din greșeală. Ca să poți elimina formularul, golește mai întâi răspunsurile.
- În lista Custom Forms, declanșează ștergerea formularului. Apare un dialog Stop care listează ce împiedică ștergerea, inclusiv răspunsurile colectate.
- Apasă butonul Purge responses. Se deschide panoul de golire, care îți cere mai întâi să descarci datele.
- Apasă Download as CSV ca să salvezi toate răspunsurile. Acesta este ultimul moment în care le poți păstra.
- Bifează caseta de confirmare prin care declari că ai descărcat datele și înțelegi că ștergerea este definitivă. Butonul de golire se activează abia după ce bifezi.
- Apasă Purge responses ca să golești definitiv toate răspunsurile formularului.
După golire, contorul de răspunsuri ajunge la zero, iar formularul nu mai este blocat de răspunsuri. Dacă mai există alte blocaje (de exemplu, formularul e încă atașat unui activ sau unei etape), detașează-l de acolo, apoi îl poți șterge.
Anulare
Atât panoul de golire, cât și dialogul de ștergere au un buton Cancel care închide totul fără să schimbe nimic. Cât timp nu ai apăsat Purge responses cu caseta bifată, niciun răspuns nu este afectat. Exportul CSV nu modifică niciodată datele, așa că îl poți rula oricând, în siguranță.