Versiunile formularelor personalizate

De ce o versiune care a strâns răspunsuri nu se mai schimbă, ce înseamnă publicarea și cum revii la o versiune anterioară.

Un formular nu rămâne niciodată neschimbat. Adaugi o întrebare nouă, rescrii una neclară, scoți un câmp care nu mai are sens. Dar în clipa în care oamenii au început deja să completeze formularul, fiecare modificare ridică o problemă: ce se întâmplă cu răspunsurile adunate înainte de schimbare? Dacă schimbi întrebările, mai sunt corecte vechile răspunsuri?

Proiect.ro rezolvă această problemă prin versiuni de formular. Fiecare formular personalizat păstrează un istoric numerotat al structurii sale, iar modificările care ar putea afecta răspunsurile deja colectate se fac pe o versiune nouă, nu peste cea care colectează răspunsuri. Acest articol explică de ce funcționează așa, ce înseamnă publicarea, de ce o versiune care a strâns răspunsuri nu se mai poate schimba și cum revii la o versiune anterioară fără să strici nimic.

Ce este o versiune de formular

O versiune este o fotografie completă a structurii unui formular la un moment dat: pașii lui, câmpurile fiecărui pas, ordinea lor, ce este obligatoriu și ce text de ajutor apare. Formularul în sine este doar eticheta și numele sub care strângi răspunsuri. Structura reală - întrebările propriu-zise - trăiește în versiuni.

Versiunile sunt numerotate crescător: versiunea 1, versiunea 2, versiunea 3. Când creezi un formular, primești automat versiunea 1. De fiecare dată când ai nevoie să schimbi structura unui formular care a fost deja folosit, apare o versiune nouă cu numărul următor. Numerele nu se reutilizează și nu se reordonează, astfel încât poți spune întotdeauna cu exactitate care a fost prima, a doua și a treia formă a întrebărilor tale.

Pe pagina formularului vezi toate versiunile listate, fiecare cu numărul ei, câte câmpuri are și câte răspunsuri a adunat. Această listă este istoricul de proiectare al formularului.

Cele trei stări ale unei versiuni

În orice moment, o versiune se află într-una dintre trei situații. Înțelegerea lor este cheia întregului mecanism.

• Ciornă - o versiune editabilă care încă nu colectează răspunsuri. Aici adaugi, modifici, reordonezi și ștergi câmpuri și pași liber. O ciornă este spațiul tău de lucru: nimeni nu o completează încă, deci poți experimenta fără consecințe.
• Activă (badge-ul Active) - versiunea pe care o folosesc respondenții acum. Există cel mult o singură versiune activă pentru fiecare formular. Când cineva deschide formularul ca să îl completeze, vede întotdeauna versiunea activă.
• Blocată (badge-ul Locked) - o versiune care a primit cel puțin un răspuns. Din clipa în care un singur răspuns a fost salvat pe o versiune, structura ei nu se mai poate modifica. Versiunea devine o înregistrare permanentă a întrebărilor care au fost puse efectiv.

O versiune poate fi activă și blocată în același timp: este versiunea pe care oamenii o completează acum (activă) și care a strâns deja răspunsuri (blocată). De fapt, aceasta este situația obișnuită a unui formular folosit zilnic.

Ce înseamnă publicarea

A publica o ciornă înseamnă a o face versiunea activă. Folosești butonul Make active de pe versiunea ciornă, iar din acel moment respondenții care deschid formularul văd noua structură. Versiunea care era activă până atunci se retrage automat - rămâne în istoric, dar nu mai este cea pe care o completează cineva.

Publicarea are o singură regulă: o versiune complet goală, fără niciun pas sau fără niciun câmp, nu poate deveni activă. Sistemul nu verifică însă fiecare pas în parte: un pas rămas fără câmpuri se publică și apare respondenților ca o pagină goală în formular. De aceea, înainte să apeși Make active, mută sau șterge câmpurile astfel încât fiecare pas să aibă conținut.

Important: până când publici ciorna, ea nu este vizibilă pentru nimeni. Poți pregăti o redesenare amplă în liniște, poți reveni la ea peste câteva zile, iar între timp formularul curent funcționează neîntrerupt. Reține că butonul Preview de pe pagina formularului arată întotdeauna versiunea activă, exact cum o văd respondenții acum; ciorna apare în previzualizare abia după ce o faci activă. Până atunci, îi verifici structura direct în lista ei de pași și câmpuri.

De ce o versiune cu răspunsuri nu se mai poate schimba

Aceasta este partea care surprinde la început, dar este și inima întregului sistem. Hai să ne gândim de ce.

Un răspuns la un formular nu are sens fără întrebarea la care răspunde. „8" nu înseamnă nimic singur. „8" la întrebarea „Pe o scară de la 1 la 10, cât de mulțumit ești?" înseamnă ceva precis.

Dacă ai putea modifica întrebarea după ce răspunsul a fost dat - să zicem că o transformi în „Câte defecte ai găsit?" - atunci acel „8" ar deveni brusc o minciună. Cifra nu s-a schimbat, dar întrebarea pe care pare să o confirme nu a fost niciodată pusă.

Un exemplu concret: trimiți un formular de inspecție unui echipament, cu un câmp „Presiune măsurată (bar)". Un tehnician completează 6. Dacă mai târziu ai redenumi câmpul în „Temperatură (°C)" peste aceeași versiune, raportul vechi ar afișa „Temperatură: 6", o valoare absurdă care nu s-a întâmplat niciodată. Răspunsul ar arăta greșit fără ca tehnicianul să fi greșit ceva.

Blocarea împiedică exact acest lucru. Odată ce o versiune a strâns un răspuns, întrebările ei rămân înghețate. Răspunsurile colectate vor corespunde întotdeauna întrebărilor care au fost efectiv puse, indiferent câte versiuni noi creezi după aceea.

Vrei să schimbi întrebările? Perfect - faci o versiune nouă. Răspunsurile vechi rămân atașate versiunii vechi, corecte pentru totdeauna.

Ce modificări sunt sigure și ce modificări cer o versiune nouă

Regula este simplă și se aplică singură: poți edita o versiune cât timp este ciornă (nu a strâns încă răspunsuri). În momentul în care a primit primul răspuns, devine blocată, iar orice schimbare de structură trebuie să meargă pe o versiune nouă.

Pe o versiune care este încă ciornă poți face liber:

• Să adaugi, să editezi sau să ștergi câmpuri
• Să adaugi, să editezi sau să ștergi pași (pașii se afișează în ordinea în care i-ai creat)
• Să reordonezi câmpurile dintr-un pas, cu săgețile Move up și Move down din dreptul fiecărui câmp
• Să marchezi câmpuri ca obligatorii sau opționale
• Să schimbi textele de ajutor, etichetele și opțiunile listelor

Toate aceste schimbări, odată ce versiunea a fost folosită, cer o versiune nouă. Le pregătești pe ciorna nouă, apoi o publici. Sistemul îți semnalează clar situația printr-un mesaj pe pagina formularului: The active version has submissions and is locked. Create a new version to change its fields.

Cum se creează o versiune nouă

O versiune nouă nu pornește de la zero. Butonul New version copiază versiunea activă curentă - cu toți pașii și câmpurile ei - într-o ciornă nouă, editabilă, numerotată cu unul peste cea mai mare versiune existentă. Pleci de la o copie fidelă a formularului actual și modifici doar ce vrei să schimbi.

Cât timp lucrezi la ciorna nouă, versiunea activă continuă neîntrerupt să primească răspunsuri. Cele două coexistă: una este live, cealaltă este în pregătire. Respondenții nu observă nimic. Abia când publici ciorna, ea preia rolul de versiune activă, iar cea anterioară se retrage în istoric.

Pașii concreți pentru a crea și publica o versiune sunt descriși în ghidul practic Cum gestionezi versiunile unui formular.

Revenirea la o versiune anterioară

Pentru că toate versiunile rămân în istoric, nicio schimbare nu este definitivă. Dacă publici o versiune nouă și descoperi că versiunea anterioară era mai bună - poate ai scos un câmp de care chiar era nevoie - poți reveni la ea. Apeși Make active pe versiunea mai veche, iar ea redevine versiunea activă.

Revenirea nu rescrie istoria și nu pierde nimic. Versiunea pe care tocmai ai retras-o rămâne în listă, cu toate răspunsurile pe care le-a strâns, gata să fie reactivată la rândul ei dacă te răzgândești din nou. Schimbarea versiunii active este pur și simplu o decizie despre care întrebări sunt puse de acum înainte; nu atinge răspunsurile deja date.

Răspunsurile nu se amestecă între versiuni. Fiecare răspuns rămâne legat de versiunea pe care a fost completat. Când treci la o versiune mai veche și apoi înapoi la cea nouă, fiecare versiune își păstrează propriul set de răspunsuri, fiecare corect pentru întrebările lui.

Respondenții nu sunt afectați în timpul redesenării

Un avantaj practic al acestui model este că poți reproiecta un formular fără să întrerupi pe nimeni. Atâta timp cât nu publici ciorna, oamenii care completează formularul - colegi, clienți prin portal, parteneri prin portalul de partener - văd în continuare versiunea activă neschimbată.

Concret, asta înseamnă că poți:

• Pregăti o revizuire majoră în mai multe sesiuni, fără presiunea de a o termina dintr-o dată.
• Revedea structura ciornei, pas cu pas, în lista ei de câmpuri înainte de publicare; previzualizarea ca respondent rămâne disponibilă pentru versiunea activă, prin butonul Preview.
• Publica exact când îți convine - de exemplu între două cicluri de inspecție, nu în mijlocul unuia.

Tranziția de la o versiune la alta este instantanee și curată: până la publicare toți văd versiunea veche, după publicare toți văd versiunea nouă. Nu există o stare intermediară în care unii completează jumătate dintr-o versiune și jumătate din alta.

De ce contează: integritatea pentru audit

Versionarea formularelor nu este doar o comoditate - este o practică recunoscută de păstrare a integrității datelor. Sondajele, chestionarele și fișele de inspecție din domeniile reglementate funcționează după același principiu: textul unei întrebări trebuie păstrat exact așa cum a fost prezentat respondentului în momentul răspunsului.

Motivele sunt aceleași oriunde se colectează date structurate:

• Trasabilitate - pentru orice răspuns poți spune exact ce întrebare a fost pusă, în ce termeni și sub ce formă. Versiunea care l-a colectat este înregistrarea exactă a contextului.
• Comparabilitate corectă - când compari răspunsuri din perioade diferite, știi dacă au răspuns la aceeași întrebare sau la una modificată. Numărul versiunii îți spune asta dintr-o privire.
• Conformitate și dovezi - în inspecții, audituri și verificări de conformitate, o fișă completată este o dovadă. Dovada nu are valoare dacă întrebările pot fi rescrise după ce a fost semnată.
• Încredere în date - dacă echipa ar bănui că întrebările vechi pot fi schimbate retroactiv, n-ar mai avea încredere în niciun raport. Blocarea elimină această bănuială.

Pe scurt, formularul tău se comportă ca un registru: ce s-a întrebat și ce s-a răspuns rămân cuplate și neschimbate, iar evoluția întrebărilor este vizibilă ca un șir ordonat de versiuni.

Recapitulare

Versiunile sunt mecanismul prin care Proiect.ro îți permite să schimbi un formular fără să compromiți răspunsurile deja adunate. Pe scurt:

• O versiune este o fotografie completă a structurii formularului, numerotată și păstrată în istoric.
• O ciornă este editabilă liber; o versiune activă este cea pe care o completează respondenții; o versiune care a strâns răspunsuri este blocată.
• A publica o ciornă (Make active) o transformă în versiunea activă; cea anterioară se retrage automat în istoric.
• O versiune blocată nu se mai poate schimba, ca răspunsurile vechi să corespundă mereu întrebărilor care au fost efectiv puse.
• Modificările de structură pe un formular folosit se fac pe o versiune nouă, care pornește ca o copie a celei active.
• Poți reveni oricând la o versiune anterioară, fără să pierzi date, iar respondenții nu sunt afectați în timp ce pregătești o ciornă.

Rezultatul: poți îmbunătăți întrebările pe măsură ce înveți, fără să sacrifici niciodată acuratețea datelor deja colectate.