Cum imporți clienții dintr-un fișier CSV

Adu-ți clienții din SmartBill, Oblio, Saga sau din orice tabel, cu CUI, date legale și persoană de contact. Verifici fiecare rând înainte să confirmi.

Lista de clienți o ai deja undeva: în programul de facturare, într-un alt CRM sau într-un tabel. În loc să adaugi organizațiile pe rând, le imporți dintr-un fișier CSV, cu datele lor legale și câte o persoană de contact pentru fiecare. Acest ghid îți arată cum pregătești fișierul, cum îl verifici și cum găsește platforma clienții pe care îi ai deja.

Înainte să începi

• Rolul tău îți permite să adaugi și să modifici organizații și să le adaugi contacte.
• Pentru clienți în altă monedă decât cea a spațiului tău de lucru, ai adăugat cursul de schimb al acelei monede.
• Planul tău are loc pentru clienții noi. Verificarea îți spune dacă fișierul trece de limită.

Pași

1. Pornește de la șablon sau de la exportul altui program

Deschide Organizații. Lângă Adaugă organizație găsești Descarcă șablonul, Descarcă CSV și Încarcă CSV. Șablonul are toate coloanele și două rânduri exemplu: o firmă din România, cu CUI și Nr. Reg. Com., și una din altă țară.

Nu trebuie neapărat să folosești șablonul. Listele de clienți exportate din SmartBill, Oblio sau Saga se citesc așa cum sunt: platforma recunoaște coloane ca Denumire, CUI sau CIF, Nr. Reg. Com., Adresa, Localitate, Județ și Persoană de contact.

2. Completează coloanele

• Nume e singura coloană obligatorie pentru un client nou.
• Cod fiscal se compară fără spații și fără prefixul RO: RO12345678 și 12345678 sunt același client.
• Denumire legală, Nr. Reg. Com., Adresă, Oraș, Județ și Cod poștal merg în datele legale ale clientului, aceleași pe care le vezi în formularul lui de date legale.
• Țară primește un cod ca RO sau DE, Moneda un cod ca EUR, iar Fus orar un nume ca Europe/Bucharest. Celulele goale iau valorile spațiului tău de lucru.
• Manager de cont primește emailul unui membru al echipei. Gol înseamnă tu.
• Domenii de email primește domeniile clientului, despărțite prin |, de exemplu firma.ro | firma.com.
• Prenume contact, Nume contact, Email contact, Telefon contact și Funcție contact adaugă o persoană de contact. O singură coloană Persoană de contact merge și ea: prenumele e primul cuvânt, restul e numele.

3. Încarcă și verifică fișierul

1. Apasă Încarcă CSV, alege fișierul și apasă Verifică fișierul.
2. În Verifică importul vezi câți clienți sunt de adăugat, câți de actualizat și câți rămân neschimbați, ce se schimbă la fiecare client existent și fiecare rând cu erori, cu coloana și ce trebuie corectat.

4. Confirmă importul

Apasă Importă N rânduri. Clienții noi pornesc ca și cum i-ai fi adăugat din formular: cu setările de portal ale spațiului tău de lucru, cu lista de prețuri implicită pentru clienții noi și cu domeniile lor de email. Fiecare manager de cont primește o singură notificare pentru clienții noi pe care i-a primit din import.

Cum se actualizează un client

• O celulă goală păstrează valoarea salvată, atât la client, cât și la fiecare câmp din datele lui legale.
• Persoana de contact se adaugă doar dacă niciun contact al clientului nu are deja acel email (sau, fără email, acel telefon). Contactele existente nu se schimbă și nu se șterg.
• Importul nu șterge niciun client.
• Listele de prețuri ale unui client le alegi din pagina lui, nu din fișier.

Exportul clienților

Descarcă CSV îți dă toți clienții, cu datele legale și primul contact al fiecăruia, în exact coloanele importului. Îl poți modifica într-un tabel și încărca înapoi. Fișierul conține emailurile și telefoanele contactelor, așa că doar cine poate modifica organizații și vedea contactele îl poate descărca, iar fiecare export rămâne înregistrat, cu numărul de clienți.

Rezultat

Clienții din fișier sunt în Organizații, cu datele legale și contactele lor, gata pentru oferte și pentru portal. Clienții pe care îi aveai deja au primit doar valorile noi din fișier.

Rezolvarea problemelor frecvente